事业单位兼职档案人员培训的问题与解决方案

姜卫杰

（牡丹江市就业局劳务市场管理办公室，黑龙江牡丹江 157000）

事业单位应当提高兼职档案管理员的工作能力，着力构建成体系、成规模、成建制的兼职档案管理员队伍。由于事业单位兼职档案管理人员的专业能力低，工作积极性不足，缺乏有效持续的培训机制，因此，在很大程度上影响兼职档案管理工作的质量和工作水平，不利于达到高效开展档案管理工作的目标。

1 事业单位兼职档案员的重要价值

1.1 工作的主要特征

兼职档案员主要负责部门的档案管理工作。兼职档案员有较强的专业知识，了解本部门的具体业务工作情况。担任兼职档案员的人员普遍熟悉本部门工作的基本情况，可以协调部门内部的所有人员。依靠兼职档案员可以达到精细化的收集具体部门档案信息的目标，解决了档案信息传递不及时的问题。兼职档案员可以独立自主的基于专业知识对本部的重要档案信息进行有效汇总。兼职档案员通常是事业单位某个部门的综合性人员，可以负责科室的一些系统性工作，是部门主任的主要帮手，而且有着丰富的专业知识，良好的综合能力与较高的工作热情［1］。

1.2 具体的工作任务

兼职档案员的主要任务在于收集本部门的档案信息，实现本部门关键档案数据信息的存储与管理工作。兼职档案员是方便、快捷、有效传递档案信息的重要载体。兼职档案员负责与专职档案员衔接，负责做好专职档案员交办的工作任务，实现对本部门档案数据信息进行分类整理的目标，兼职档案员可以做好档案管理的具体环节任务，是保证事业单位档案质量的基础力量。

1.3 兼职档案员现状

兼职档案员是做好事业单位档案管理工作的基础力量，有些事业单位不重视兼职档案员的建设，兼职档案员的专业技术能力相对较弱，兼职档案员往往由各部门的“闲人”担任，有些兼职档案员的工作能力不足，工作的热情不高，不能有效的胜任复杂的兼职档案管理工作。在信息化的环境下，一些兼职档案员通常情况下，只熟悉纸质的档案管理方法，并不能充分掌握相对应的计算机应用技能和操作方法，更无法以计算机手段进行相对应的工作实践，不具备岗位适应能力，不能充分履行兼职档案管理的职责。

2 事业单位兼职档案员培训工作特点

事业单位兼职档案员的培训主要由各事业单位根据本单位实际情况自行开展，与档案专业培训比较具有如下特点：第一，从培训目标看，事业单位兼职档案员培训是为了兼职档案员的业务行为规范、准确，从而提高工作效率，减少工作失误。第二，从培训对象看，事业单位兼职档案员具有自己的本职工作，一般都未受过档案专业方面的教育。第三，从培训内容看，兼职档案员的培训内容相对浅显且单一，侧重于基本理论的介绍、档案业务工作方法与技术的传授，主要围绕如何进行整理、组卷等实际操作展开，起点较低，课程内容基本属于入门培训或初级业务培训。第四，从培训师资看，兼职档案员的培训一般由档案部门负责人或档案员来讲授，很少外请档案专业教师，因而岗位培训师资力量薄弱。

3 事业单位兼职档案员培训的问题

3.1 培训内容的问题

有些事业单位未能根据兼职档案员的实际情况组织开展培训活动，培训内容存在理论性较强和实践性较弱的问题。现有的培训内容与兼职档案员的工作需要不符，有时一些培训内容过于基础，兼职档案员可以通过自学习得，有时一些培训内容过于深奥，培训内容不符合兼职档案员工作的需要，培训对档案管理工作影响不大，培训内容不够科学合理，缺乏时效性和针对性，不能真正意义上解决档案管理工作的实际问题。

3.2 培训方式的问题

事业单位的兼职档案员的工作较为系统性，兼职档案员往往有自己的本职工人生，现有的培训方式有时不满足档案管理的需要。传统的培训方式主要以理论讲授为主，培训活动缺乏实践性，不能根据典型的工作场景组织开展培训，培训时不能集中解决兼职档案员日常工作中遇到的具体问题。有些培训主要以集中讲座为主，缺乏实地演练，不能有效进行线上线下的互相融合，通常情况下互联网渠道的培训活动受到很大的阻碍，无法取得应有的培训成效，对其培训质量和培训效率都会造成很大的影响。

3.3 考核评价的问题

当前事业单位过于注重组织档案管理人员的培训活动，强调根据档案管理员的需要进行培训内容的优化改革。但是，现有的培训活动往往缺乏综合性的考核机制，由于不能在兼职档案员参与培训后进行必要的考核，因此不能收集培训活动的信息，不了解档案员参与培训的具体情况与质量，不能切实有效的进行动态考核和评价，所呈现出的考核和评价效果不够理想，缺乏全面性和高效性，不能针对兼职档案员的素质与学习能力优化培训形式，降低了培训活动的整体质量［2］。

4 事业单位兼职档案员培训的策略

4.1 积极争取领导重视

档案管理是事业单位发展的重要保障条件，事业单位领导需要充分的重视档案员培训工作的重要意义。档案管理部门的主任应当促进事业单位主要领导关注和支持开展档案员的技术培训活动。首先，由事业单位领导给予档案管理工作以必要的支持，能够在重要工作会议和档案管理部署工作中明确兼职档案员的地位，鼓励兼职档案员积极的履行义务，促进兼职档案员主动做好档案管理工作。其次，事业单位领导应当充分的肯定兼职档案员的价值，组织上应用关心和支持兼职档案员，能够开辟必要的条件加强相关的教育活动，树立兼职档案员正确积极的工作思路，为兼职档案员的成长创造条件。第三，专职档案员应当充分的尊重和信任兼职档案员，专职档案员应当保持与兼职档案员的有效互动，在工作中肯定和理解兼职档案员的辛苦，从而形成良好的档案员工作氛围，让兼职档案员在事业单位发展中获得良好的空间。

4.2 开展宣传教育工作

事业单位应当加大对兼职档案员的教育工作力度，注重积极的宣传档案管理工作的重要性，增强兼职档案员的自主工作与主动工作的意识。首先，积极向兼职档案员普及档案管理的专业法规，促进兼职档案员了解事业单位档案管理的工作标准，引导兼职档案员掌握正确的档案管理工作标准，强调兼职档案员的责任意识、标准意识，提高兼职档案员工作的精细程度［3］。其次，积极以有效的形式和多样的方式传递档案管理的业务知识，运用信息化的渠道达到经常的宣传普及档案管理办法与操作技能的目标。促进兼职档案员有渠道不断的充实和学习档案管理工作的办法，围绕着兼职档案员的工作需要，提高档案处理效率，降低档案工作成本进行技能宣讲。第三，加强对兼职档案员的管理工作，发挥事业单位各基层部门领导对兼职档案员的关怀作用，能够认真的体谅兼职档案员的辛苦，在良好的一级抓一线管理体系中提高兼职档案员的工作效率，针对实际工作中存在的问题，进行着重分析和探究，并且从根本上充分解决兼职档案员工作中的问题，促进兼职档案员队伍建设能够实现更加良好的发展，从而体现出更加良好的管理质量和效率，推进事业单位档案管理工作更上一个台阶。

4.3 完善技能培训体系

为了全面提高兼职档案管理员的工作能力，还要组织开展一系列的培训活动，帮助兼职档案员快速的成长工。首先，定期举办针对兼职档案员的培训班，围绕着兼职档案员的工作内容与任务需要进行业务技能的培训，委派专家教师对兼职档案员进行业务指导，根据兼职档案员的工作变换频繁，兼职档案员新手多，档案业务技能水平低的现实，全面强化基础业务培训活动［4］。其次，适当的减少理论培训，增加实践技能的培训，在事业单位真实的档案管理工作环境中开展档案业务技能的培训活动。兼职档案员缺什么就补什么，重点介绍档案管理的基础知识和基本内容，引导兼职档案员掌握鉴定、操作档案的方法，由此改变以往照本宣科培训的问题。第三，在实际的培训过程中，可以通过融入真实的案例，通过这种形式进一步有效提升兼职档案员的思想认识和对事实的把握，运用实例促进兼职档案员能够把相应的理论知识和实践情况进行充分的融合，从而在综合性全面性方面，对档案管理有清晰的认识，让档案员结合专业工作的领域提高档案整理的水平，达到以有效分类立卷工作目标。

4.4 创新培训活动形式

事业单位兼职档案员培训还要创新形式，丰富培训活动的内容，针对培训活动的形式进行不断的优化和完善，结合具体情况，使培训活动能够呈现出应有的效果和价值。在具体的活动形式创新过程中，首先，可以设立一对一的帮扶机制，促进兼职档案员与专职档案员结成帮扶对子，兼职档案员有问题时可以随时请教［5］。其次，还要基于互联网加大对兼职档案员的帮扶力度，运用兼职档案员的业务交流群进行信息交流，集中性的沟通解决兼职档案员工作中遇到的问题。第三，围绕着重点档案管理项目进行业务指导，对抽调开展重大项目档案管理工作的兼职档案员进行岗前专门的培训，集中提升兼职档案员的业务技能，达到针对性提高培训效率目标。第四，建立档案员的良性竞争机制，针对奖惩力度要进一步有效加强，以此激发党员的积极性主动性和创造性，基于档案员的业务水平提高和工作实绩进行奖励，从而鼓励兼职档案员提高业务水平，达到推动事业单位档案管理不断提升档案管理效率，在最大程度上完成相对应的管理目标和既定任务［6］。

4.5 搭建空中课堂进行网络自学

针对档案人员文化程度高、中青年人员多等情况要进行充分的了解，具体问题具体分析，切实有效的体现出信息化网络化的作用和价值，在更大程度上充分发挥网上培训覆盖面广、共享性好、灵活性强等优势，在档案信息网上开辟学习园地进行自学，发挥和挖掘其自主学习能力，使其积极性、主动性得到充分的调动，在空中课堂的搭建过程中，要精选切实有效的学习内容，使相关内容具有高效性和针对性，能够真正意义上有效增强其综合技能和业务水准。针对具体的内容而言，主要包括归档指南、系统操作指南、常见错误分析等。兼职档案员要结合自身的实际情况，查漏补缺，进行自主的学习和进步，可以有针对性的利用网络资源，针对自身的专业技能和业务素养进一步切实增强，在创新能力方面有更显著的提升，以此从根本上有效加强兼职档案员业务能力［7］。

5 结论

通过上面的分析和探讨，我们能够进一步看出，事业单位在经营发展过程中，要着重关注档案管理工作，进一步建立健全更系统完善的兼职档案管理队伍，提高兼职档案管理人员的专业性与工作积极性。在良好的培训体系、激励机制、帮助机制与业务钻研机制下促进兼职档案员获得全面成长。根据兼职档案员的工作需要，逐步的完善培训活动机制，达到提高培训有效性目标。