货代公司基于客户物流运输方案的投标过程及要点分析*——以上港物流国际货运分公司的快速消费品业务为例

□ 王建勇,沈莉玲,於 玮

(1.上海市现代流通学校，上海 200444；2.上港集团物流有限公司国际货运分公司，上海 200080)

上海国际港务(集团)股份有限公司简称为上港集团，其英文简称为SIPG，股票代码为600018，是全国首家整体上市的港口股份制企业。作为大型的国有上市公司，上港集团除了运营上海港公共码头外，还投资入股了长江沿岸众多港口码头公司；除了拥有海华航运和锦江航运这两个经营外贸航线的船东企业外，还拥有集海航运这一经营内贸长江航线的船东公司；除此之外，上港集团还拥有规模不断壮大的由普通集卡、危险品集卡和散杂货箱式卡车组成的专用运输车队。上港集团物流有限公司是上港集团旗下的全资物流子公司，是港口综合物流服务商，其旗下的国际货运分公司成立于2010年01月，现有员工超过250名，是业界有名的品牌货运代理公司和海运货代的行业领导者。上港物流国际货运分公司除了拥有完善高效的海运订舱平台、报关报检平台外，还在行业研究和企业定位的基础上广泛开展了快速消费品、大宗商品、食品、汽车及化工产品等五个模块的物流货代业务。本文以上港物流国际货运分公司的快速消费品业务为例，详细地阐释货代公司基于客户物流运输方案的投标过程并对其进行要点分析。

运输决策在物流决策中具有重要地位。事实表明，运输成本要占到物流总成本的35%-50%；对许多商品来说，运输成本要占商品价格的4%-10%。运输决策包含的范围广泛，主要包括：运输路线的选择、运输方式的选择、运输服务商的选择、运输计划的编制、运输能力的配备等，其中运输路线和运输方式的选择尤为重要。运输路线是首先要确定的、也是最为关键的一个问题，其选择会影响到运输方式的选择，而运输方式选择的主要依据是要求的服务水平和允许的物流成本[1]。在具体的物流运输方案的招投标业务中，快速消费品制造商的地址(有时有多个)和货物的流向(有时有多个)是已知的，客户在招标文件中往往已将运输路线和运输方式预先确定，此时货代公司的投标事实上就变成了对已知运输路线和运输方式的报价。

作为法律意义上的要约行为，投标是投标人按照招标人提出的要求和条件，在规定的期限内向招标人发出的包括合同主要条款的意思表示[2]。上港物流国际货运分公司快速消费品业务获取工作项目的主要渠道，就是参加市场上一些快速消费品制造商即客户的物流运输招投标项目并争取竞标成功。上港物流国际货运分公司(以下简称“公司”)的快速消费品业务的典型投标过程可分为如下7个步骤。

1 获取招标文件

根据法律规定，招标分为公开招标和邀请招标两种方式。事实上，成本、时间因素以及法律规定的严格程序，使得公开招标并非总是可行。市场上一些大的客户非常注重物流运输供应商的综合实力和口碑，因此对于一些市场信誉好、规模较大的品牌货代公司，快速消费品的制造商即客户往往会采用邀请招标的方式让它们直接报价。一些国际化客户也会通过一个被称为ARIBA的系统进行网上邀标，另外一些客户往往会通过EMAIL发来招标邀请书。

除此以外，公司也会参加每年度在上海举办的快速消费品展销会以获取更多市场信息并寻求更多的业务机会，在该展会上大批的快速消费品(如瓷砖、红酒、矿泉水、咖啡、奶粉等)制造商会集中亮相。另外，中国招标网也是货代公司获取物流运输业务项目的一个重要渠道，尽管有时该网部分客户招揽物流运输供应商投标的目的仅仅只是为了调查市场或进行价格比对。

客户的物流运输项目招标文件一般包括如下几个方面的内容：①招标项目介绍；②招标要求；③投标要求；④评标与签约；⑤附件。其中，附件作为招标文件的一部分，和招标文件具有同等效力，附件通常包括：①投标方的法定代表人授权书；②投标方的资信情况表；③投标方的现有主要客户情况表；④投标方的自有运输资源清单；⑤运输项目投标报价表(从A地发出)；⑥运输项目投标报价表(从B地发出)；⑦运输项目投标报价表(从C地发出)；⑧投标方的资格文件声明书等。

2 组建投标团队

作为规模较大且市场信誉好的品牌货代公司，上港物流国际货运分公司理所当然地会对客户有所“挑剔”。一般来说，公司对于市场信誉度不高、忠诚度较低、合作的项目规模过小或利润不高、需要垫资时间较长(也就是付款期限较长)的客户不怎么“待见”。对于感兴趣的客户项目，在获取招标文件后，公司业务部门会组建4人投标小组，这个小组的成员包括部门经理、2名部门副经理和1名项目经理。4人小组将对标书进行“拆标解标”、分析与研究后再进行投标。

尽管拥有自己专业的运输车队，且部分500强的客户关注公司自有和外协车辆的使用比重，但一个常见的情况是，公司招投标业务项目事实上需要外协供应商即分包商辅助完成，这些分包商可能包括运输车队、仓库、二级货代公司、甚至船公司等。在公司内部，外协供应商专门是由采购部门进行管理的(采购部门的工作职责并非是采购日常办公用品和耗材，办公用品和耗材的采购是由公司的行政部门完成的)。在投标报价前，公司采购部门在必要时会向多家分包商询价并且进行比价和议价，然后将外包业务的底价通知投标团队。这样，外包业务底价就成了投标团队投标报价所依赖的基础之一。

招投标业务涉及了招标投标法、政府采购法、合同法等一系列中外法律，牵涉到物流运输、市场环境、竞争战略、项目管理等方面的专业知识和技能，有时又离不开外协供应商即分包商队伍的参与和支持，所以投标团队的成员在知识与技能方面的互补性、团队运作的科学性与高效性、项目团队与采购部门及其所管理的分包商队伍紧密的合作伙伴关系，这些对投标的成功均会产生促进作用。在必要情况下，向经验丰富的招投标专家或“高手”咨询也不失为投标过程中一个有效的辅助手段。

如果项目投标成功，那么该项目会转由项目经理和操作员(operator)具体负责执行。

3 拆标解标

投标团队首先会考察具体的物流运输招标项目对于本公司的适用性。上港集团作为实力雄厚的国有大型上市公司，除注资入股中央企业中远海运和大型民企中谷海运外，还参股了长江沿岸的很多个水运码头，所以在水运方面具有显著的竞争优势。作为水运的行业领导者之一，公司当然优先考虑水运业务为主的招投标项目，在投标报价时公司一般优先分析水运报价，然后再分析铁运报价，公司的铁路运输业务完全依赖中铁集团来完成。对快速消费品而言，空运不是日常使用的运输方式。对于汽车运输而言，如果该运输是以上海为中心辐射出去的，那么公司会很乐于进行报价；若汽车运输是以其它城市为中心进行的，那么公司会视分包商的距离远近选择报价或者不报价，而这本身常会导致公司在汽运方面的报价的竞争力不强。铁运和汽运这两种运输方式在价格上和运输时间上的差别通常不大，所以铁运和汽运这两种运输模式会经常“打架”，价格的竞争会很激烈，汽运尽管可以“门到门”运送和双程运输从而获取较高的经济效益，但会涉及到环保问题(政府提倡“公转铁”的运输模式)。事实上，铁路运输一般会采用集装箱运输方式，汽运则可能会采用集装箱也可能采用散货运输的方式，汽运车辆通常有5T、15T和30T三种规格类型。

在“拆标解标”过程中，专业的投标团队有时会运用一些管理学专用工具对货代公司所处的市场环境、行业竞争状况和潜在的竞争对手等进行分析与研究。这些分析与研究工具通常包括：①波特“五力”框架-通过供应链(从供应商到客户)中的竞争、竞争性活动及议价能力，对组织的竞争性环境进行分析。它说明了市场作用力是如何对竞争性环境施加压力的，有助于组织提出一些关键性问题，常被用于评估整体的市场结构以及组织在市场中的地位；②PESTLE框架-用于对组织运作所处的宏观环境进行评估，有助于确定并了解可能导致组织经营环境和协议执行发生变化的重要因素，可用于识别关键问题和对问题进行归类并进一步探究各因素影响的本质以及发生的可能性，有助于组织就相关问题制定计划以克服那些对于组织利润、现金流和市场地位方面的严重威胁；③SWOT-用于分析组织内部和外部的因素，有助于帮助组织扬长避短、发挥优势、抓住机会、克服威胁，能够帮助组织站在对方的立场去思考问题。

目前的货代行业存在恶性竞争，小的、个体的货代公司多如牛毛。上港集团在资本的构成中包含有招商集团和中远海运的股份，所以公司与招商局物流货代、中外运货代事实上形成了既互相竞争又互相合作的关系。公司在上海本地的一些其他的竞争对手包括亚东货代公司、华贸国际货代公司以及其他国家一些国际货代公司设在上海的办事处。由于处于水运行业领导者(Industry Leader)地位，公司在考虑价值很高的招标投标项目时有时会进行竞争战略分析以谋求竞争优势。行业领导者的竞争战略主要考虑的是维持自己已有的领导地位，或者成为首要的占支配地位的领导者而非仅仅作为一般领导者。与其它的行业领导者和处于支配地位的公司一样，公司常用的竞争战略主要包括主动进攻战略(Stay-on-the offensive strategy)、加强防御战略(Fortify-and-defend strategy)和跟随领导战略(Follow-the-leader strategy)三种类型[3]。

需说明的是，由于运输决策自身的复杂性和需考虑因素的广泛性，在特殊情况下客户在招标文件中预先指定的运输方式未必就一定是最优选项。此时，基于对客户需求的深入理解，货代公司可以提出自己认为最具成本效益的运输方案并尽早与客户进行详细讨论。以服务客户为宗旨、创新的优质物流运输方案往往会为公司“加分”并帮助其最终赢得该业务项目。

“拆标解标”是整个投标过程中最为关键的一个环节。对招标文件进行分析与研究并且拟定投标报价，需要考虑的因素太多。除了投标团队工作的科学性和有效性以外，拥有一个真正意义上视野广阔、能够多维度观察和洞悉问题、本身拥有多方面资源、经验丰富的领导者或“高手”对于整个投标工作至为重要。

经验表明，投标报价仅靠低价竞争是不行的。随着时代发展，市场对物流服务供应商的要求也在提高，基于客户的真实需求提出创新性的解决方案或者提供更多辅助服务会使得货代公司更加受到市场青睐。这些创新性解决方案和辅助性服务包括但不限于：安全保护措施、确保高准点率方案、拥有追踪系统和实现可视化物流管理(在APP上可随时查询物流状态，目前淘宝、京东、天猫、顺丰等公司已经实际做到)、供应链信息系统的整合等等。规模较大的品牌货代公司在服务以世界500强和中国500强企业为主体的客户群时，往往已做了很多并且正在争取做得更好。

4 选择分包商

中标项目虽然不能转让但可以分包。如前所述，公司的供应商即分包商队伍由采购部门选择并管理，这些分包商在投标团队进行“拆标解标”时有的已经参与了分包部分工作的报价。鉴于公司的实力和品牌，分包商基本上不担心收款问题，所以公司一直以来就拥有一支较为稳定和紧密合作的分包商队伍，队伍中较大规模的车队、仓库和二级货代公司均已达到了几十家以上。

公司对于分包商的选择和管理是严格的：一是要求分包商拥有相应资质；二是公司只将中标项目的部分非主体、非关键的工作外包给分包商；三是明令要求接受分包的人不得将分包的工作再次分包；四是采购部每年度会对分包商进行考核，该考核有专门的考核机制和相对应的奖惩措施。为保证分包工作的履行，采购部门总是会将分包工作一分为二或者一分为三，按比例交给主要的或次要的分包商。如果在工作履行过程中某分包商的工作出现了问题，那么其工作会转由其它的分包商来完成。对于每一次业务项目分包，公司都会与分包商签订分包合同。在项目投标成功后，项目操作员会主动联系分包商并在整个工作期间与分包商们协同工作。

5 投标

公司投标会遵循“先技术投标、再商务投标”的步骤。所谓的“先技术投标”指公司将客户在招标文件中提到的“招标书附件”，如公司的资质、文件、证书、资源等、以及集团公司的介绍说明先提交给客户审核，这往往只是对于“新客户”才采取的举措。技术标的PPT或PDF格式文件会被敲上公章，由公司派专人面见客户进行递送并且进行市场推广和说明。市场推广时宣讲的内容不仅包括集团公司的硬实力即其所拥有的各种资源，随着时间还越来越多包含了集团公司的软实力，诸如足球队建设的成效、健康安全与环保(HSE)的理念的稳步树立等。很明显地，公司的技术投标不会像其他小的不成熟的货代公司那样可能会由于资质不过关、分包比例过大、主体性业务分包等原因而被淘汰。“再商务投标”是指随后的针对客户指定的物流运输方案(这通常包括多个起运地点和多种运输方式)进行报价，然后通过指定的或合适的方式呈递给客户。网上进行的“电子招投标”是近些年由于网络技术的发展而产生的新模式，除了文件是电子版的外，招标投标双方不需要在同一实体空间内见面也是区别于传统招投标的一个重要方面。

投标前若遇到问题，项目经理会将这些问题汇总，在领取招标文件之后的一周左右时间通过电子邮件将问题发给客户进行咨询(RFI：Request for Information)。这些问题通常涉及投标保证金及其退还时间、投标地址的确认等方面。在目前的条件下，客户很少召集存有疑问的多个投标方聚集在一起进行面对面答疑，而常常是通过召开“一对一”的电话会议进行问题澄清。

为谨慎起见，在正式递交投标书之前，公司专职的法务人员会对投标书进行专业性审核。在非电子招投标的情况下，如果客户是在上海市区又没有具体投标方式的要求，公司则会安排“内部跑单人员”上门递送投标书；若客户在外地，公司则会选派项目经理或者部门副经理前去现场投递。

6 中标与订立合同

中国招标投标法禁止在中标人确定前招标人与投标人事先就投标的实质性内容进行谈判。但《欧盟采购指令》指出，如果是非正规招标，当招标文件没有得到遵守时或者供应品是用于开发的目的时，可以采取标后谈判(PTN:Post-tender negotiation)的形式。明显地，在欧盟的正规招投标过程中，标后谈判也是不存在的；但是不可否认的是，如果合同标的价值很高、或不同投标人的投标结果差别很小、或需要发展长期关系、或价格与市场出现冲突、或者客户的物流运输方案极为复杂且处于可能的变化状态，此时允许标后谈判的存在就会为投标过程增加一些灵活性并有助于最终解决问题。在这种可能的标后谈判中，双方旨在获得更多可量化利益和经济价值，此时招标书中的任何条款都可协商[4]。

经过法定的开标和评标程序，中标人会被最终确定。客户发出的中标通知书对招标人和中标人均具有法律效力。自中标通知书发出之日起30日内双方应签订招标合同，该合同的内容是对招标文件和投标文件中所载内容的肯定。招标人和投标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。

按照法律规定，招标文件若要求中标人提交履约保证金，中标人应当提交。履约保证金是指招标人要求投标人在接到中标通知书后提交的保证履行合同各项义务的担保。一旦中标人不履行合同义务，该项担保会用于赔偿招标人因此所受的损失。在实际业务中，公司的老客户有时会由于多年的业务合作关系或正在进行的一些合作项目而不再另行收取承担担保效力的履约保证金；有时，公司的上级单位集团公司因为某种原因已经向对方缴纳过履约保证金，因此不必另外缴纳保证金的情况也实际上存在。

7 执行项目与履行合同

合同订立后，中标人应当按照合同约定履行义务以完成中标项目。在投标团队进行拆标解标时，若分析与研究到位，那么在此基础上成功中标的项目在执行时一般就不会出现大的问题。执行项目与履行合同时由于不得已而需要“厚着脸皮寻求客户谅解”或者“自己死拉硬扛”的情况在公司历史上似乎鲜有所见。

上港物流国际货运分公司在今天货代公司多如牛毛、市场竞争异常激烈、不少货代公司实际业务量萎缩的情况下，依靠集团公司的优势努力经营，通过打造自己的核心竞争力，已发展成为物流货代行业中的一支耀眼的品牌和杰出的水运行业领导者。在激烈竞争的市场情况下，公司业务量依然稳定增长，平均投标成功率常年稳定在50%左右。很显然地，在获取新的业务项目时，公司典型的、标准化的投标流程和对该流程中每一个步骤要点的科学把控是促使公司投标成功的关键。

在客户指定运输路线和运输方式的前提下，上港物流国际货运分公司基于客户物流运输方案的投标过程由获取招标文件、组建投标团队、拆标解标、选择分包商、投标、中标与订立合同、执行项目与履行合同共7个步骤组成。在这个标准化流程所包含的7个步骤中，多市场渠道地取得更多有价值的招标文件和参与更多有价值的招标项目是公司业务发展的前提，组建并科学有效地运作专业化的投标团队是投标项目成功的基础，“拆标解标”即对招标文件的分析与研究是一个需要综合地运用物流运输、项目管理、市场营销、竞争战略和法律法规等方面专业理论知识和实践经验的突出环节同时也是影响项目投标成功与否的最为关键的一环。在整个投标过程中，公司清晰的组织目标、专业化且高素质的项目团队、对自身核心竞争力和业务定位的清晰认知与把握、对市场状况及竞争对手的充分了解、公司内部各部门间的团结协作、强烈的“以客户为中心”的服务理念、拥有一支稳定高效且已建立起伙伴关系的供应商即分包商队伍及基于项目管理而进行的与客户及供应商的有效沟通与协调，所有这些都是公司投标业务项目取得成功不可缺少的因素。