电子档案管理面临的问题及对策研究

2020-01-01宋晓慧

数字通信世界 2020年4期

滕腾，宋晓慧，王煜

（1.山东省青岛市市南区社区卫生服务管理中心，青岛 266000；2.山东省青岛市公安局，青岛 266071）

近年来随着信息技术水平的不断提升，计算机网络技术广泛普及，电子档案在各领域和行业中的应用日渐广泛。实践中应当不断规范操作流程以及制度，对电子档案进行优化，完善档案管理机制，以此来确保电子档案安全可靠性[1]。

1 现阶段电子档案管理中的问题分析

实践中可以看到，很多人员对电子档案缺乏认识，存在理解上的偏差。部分人已经习惯于传统的纸质文件，对电子文件并不认可。长期以来，随着无纸化以及办公自动化技术的快速法在，将来档案管理工作将朝着电子化方向发展。同时，部分人员因电子文件快速性以及方便性，对储存文件尤其是重要文件备份不及时，对计算机依赖性非常的强，一旦出现故障问题或者计算机被病毒侵害，则可能会导致档案资料丢失。值得一提的是，电子信息本身的可识读性难以确保，电子文件与纸质文件存在差异，外表保存良好的磁盘，可能因硬件以及软件和编码方式等环境因素的变化，导致信息不可读。随着信息技术的快速发展，新的编码也会替代原编码，而且电子文件编码方式以及迅速变化的系统环境之间也会出现一些矛盾问题，这些都是电子档案管理工作中的棘手问题[2]。

同时，还存在着电子档案及其原始性界定等方面的问题，电子档案的法律凭证更多是基于其原始性，所以电子档案的原始性认定是确保凭证作用的根本之所。此外，电子文件本身具有一定的易更改性，而且信息数据与载体之间具有可分离性，以致于电子档案资料在形成以及传输时可能会被人为的改动。需注意的是，电子文件本身还具有逻辑性问题以及实体归档方面的问题。所谓实体归档，即电子档案形成以后，基于磁盘等传输方式将文件传送到档案管理部门进行保管；而逻辑归档则主要是在网络条件下，仅告知档案管理部门个别电子信息存贮路径，其原存储位置和方式不发生改变。对于该系统而言，电子文件、接受者以及归档者之间相距可能很远，但是秩序进行远程操作即可将目标档案资料归档。对于逻辑归档而言，其中是否可以确保电子档案资料的安全可靠性，对于档案管理而言是一大难题。

2 加强电子档案管理的有效策略

基于以上对现阶段电子档案管理工作存在的相关问题分析，笔者认为要想加强电子档案有效管控，应当落实好以下工作。

2.1 加强信息安全性管理

电子档案管理部门应当不断强化安全意识，科学合理地应用现代网络安全技术手段，不断提高电子档案资料以及网络信息安全可靠性。由于电子档案资料通常存储在一定的介质之上，因此需加强介质安全管理，以此来实现对电子档案信息的有效管控[3]。从这一层面来讲，在对电子档案进行安全管理过程中，管理人员应当建立适合磁盘或者光盘等保管环境条件，以此来有效提高档案信息安全性。

2.2 完善服务体系，规范档案管理操作流程

实践中主体应当建立健全档案资料库，通过对基础数据的挖掘与利用来有效优化整合电子档案数据，并在此基础上积极开展档案资料的咨询服务业务。为此，我们应当立足实际，结合实际情况不断健全和完善电子档案信息资源管理体系，对电子档案信息归档处理，以此来促进相关数据资料的共建共享。同时，还应当深化应用现代信息技术手段，为电子档案的优化管理提供技术支持。实践中我们应当不断规范电子档案管理操作流程，健全和完善管理机制。在电子档案资料管理实践中，应当注重网络安全可靠性研究，对管理人员以及操作人员的职业道德及其素质等进行全面把控，做好人员定期培训工作，强化人员管理。对工作人员的实际操作能力加强管控，使其能够准确掌握有效的操作技巧，并且熟练掌握电子档案管理要点，以此来提高其工作效率。

2.3 加强人才培养，优化服务方法

单位领导以及管理部门应当提高电子档案应用管理重要性认知水平，对管理人员自身的技能加强培训和提升，从而为电子档案的管理提供基础和保障。实践中还应当不断优化人才招聘机制，加强人才队伍建设，为储备优质管理人才打下基础[4]，同时这也是提高电子档案管理实效的基础和保障。电子档案管理过程中应当不断优化服务方式，从三个方面着手。第一，电子档案管理人员应当对内部信息全面了解和把握，挖掘以及发现信息资源，科学合理地利用档案资源，使其与光盘等载体的制作以及电子化技术应用融合在一起。第二，储存相关电子信息资料，以此来提高管理水平。第三，电子档案管理人员需秉承服务理念，为档案资料需求者提供优质的服务。在此过程中需注意的是，应当积极构建网络服务管理体系，并且提供在线服务[5]。