干部人事档案管理在事业单位人力资源管理中的重要性

李玲瑞

中图分类号：C962 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-097-02

摘 要 规范化的干部人事档案管理是做好事业单位人力资源管理工作的重要支撑；本文就干部人事档案管理工作的实际应用价值及目前该项工作存在的问题展开了具体阐述，并对如何提升干部人事管理效能进行了研究与思考，从而进一步调整完善事业单位人力资源配置，提高干部职工队伍素质，促进单位可持续发展。

关键词 事业单位 人力资源管理 干部人事档案

作为人力资源管理的重要工具，人事档案通过收集个人基本资料、身份信息、学习经历、工作经历、政治面貌等相关材料记录个人的成长经历和人生轨迹。 在事业单位，干部职工的人事档案管理显得极为关键，它不仅是干部选拔任用、职称申报评选、绩效考核评比的主要依据，更关系到职工养老保险参保手续和退休手续的办理。因此，做好干部人事档案管理工作，对促进事业单位内部规范化、科学化建设，改善干部队伍结构，提升事业单位社会服务能力有着至关重要意义。

一、干部人事档案管理在人力资源管理中的应用价值

（一）辅助人力资源开发

人力资源是加速企事业单位现代化发展进程的核心资源。干部人事档案作为人力资源管理的重要工具，不仅记录了事业单位干部职工的个人信息和学习经历，还能详尽体现其工作经历和工作表现。借助这些信息，事业单位组织人事部门可进行精准定位和素质评价，并根据人员的具体情况，开展单位的人力资源开发工作，从而保证人力资源开发的系统、高效和准确性，为提高其在社会公共事业服务中的核心竞争力，提升单位综合效益，达到战略发展目标给予有力支撑。

（二）优化人力资源规划配置

在新的发展形势和经济形态下，干部人事档案无疑为优化人力资源规划配置给予了充分的技术保障和有效的信息支持。依托干部人事档案进行人力资源规划配置，已成为事业单位人力资源发展的内在要求。根据人员结构现状及单位发展情况，单位组织人事部门结合干部人事档案提供的真实准确信息，及时提出事业单位人力资源需求，设计出较为详尽的人员规划配置方案，进步保证了事业单位干部队伍结构的合理性，从而提升事业单位公益服务质量和专业能力。

（三）加强人才队伍规范化管理

随着事业单位深化改革工作的进一步推进，国家对于事业单位干部队伍素质和履职履责能力提出了更高的标准和要求。事业单位干部管理质量，关系到事业单位干部队伍的稳定和单位形象，更对我国公共事业发展和社会和谐稳定具有重要影响。因此，提高事业单位干部管理质量是提升单位干部人才队伍规范化管理的重中之重。而借助查阅干部人事档案这一有效手段，组织人事部门可以对事业单位干部的基本信息、工作能力和综合素质做出有效评价，避免了弄虚作假、德不配位的现象发生，为事业单位干部选拨、职称评聘等工作的开展提供有力保障，使得事业单位干部人才队伍管理更加规范。

二、当前人事档案管理的问题

（一）信息的真实度不足

干部人事档案的真实度直接关系着单位人力资源管理工作的有效性。常见的干部人事档案信息失真主要表现在出生时间、参加工作时间、入党时间造假、学历造假、工作经历造假、档案材料填写不规范、入档手续不齐全等方面。现阶段，事业单位在养老保险入轨、人才招聘、干部选任、岗位调配等工作中，对干部职工个人信息的真实准确性提出了更高的标准和要求。然而在实际管理过程中，部分材料因年代久远其真实性已无从考证，加之档案管理人员工作的疏忽和操作不规范，导致档案信息真实性存疑，使得组织人事部门对部分干部的综合评估不够准确，影响了人力资源管理效果。

（二）记录内容不全

干部人事档案能够对人员的信息、经历、表现、综合素质等方面进行有效记录，因此，记录内容的全面就显得尤为重要。目前，事业单位干部人事档案记录内容不全主要表现在以下两个方面：

1、相关档案材料未及时形成。根据国家干部人事档案相关规定，各档案材料形成部门在相关工作结束后，应及时形成档案材料。但由于缺乏干部人事档案管理绩效考核监督机制，档案形成部门存在不重视台账整理，不及时形成材料的情况，从而造成该部分档案材料的缺失。

2、相关档案材料未及时转递归纳。干部职工的档案材料应及时整理并纳入干部人事档案中。而在实践中，由于部分事业单位对人事档案的重要性没有深刻认识，致使干部人事档案存在转递及归档滞后问题。那些未及时入档的材料，大部分在转递归档过程中遗失。

3、信息管理建设落后

信息时代下，事业单位要提升干部人事档案管理质量，还应注重干部人事档案系统的信息化建设。目前，绝大多数事业单位尚未建立干部人事档案信息化管理平台，仍采用纸质档案管理的模式开展工作。这就使得干部人事档案管理中存在以下缺陷：

一是档案材料不易保管存放。人事档案材料对存放环境有着较高要求，纸质档案材料在保存、转递的过程中，容易因人为、非人为原因，出现材料损坏、遗失等情况；

二是档案信息共享不够及时。干部人事档案信息的查阅，需由专人按照档案管理相关要求审核批准后进行，由于单位存放档案数量较多，查档工作具有一定的时间滞后性，大大影响了单位人力资源管理效率和质量；

三是信息化建设存在安全隐患。 部分事业单位虽然借助于互联网技術构建了干部人事档案信息管理平台，但与之配套的电子档案管理制度和安全防护制度还有待完善，电子档案查阅较为随意，存在一定网络安全隐患。

4、管理人员责任缺失

档案管理人员在干部人事档案管理中发挥着关键作用。事业单位要想提高人力资源管理质量，还应注重档案管理人员专业能力培养，进一步规范责任意识。目前档案管理人员普遍有以下几方面问题：

一是部分管理人员的思想认知不足。管理人员不能深刻意识到档案工作的严肃性和重要性，没有形成内部干部人事档案管理制度，对从形成到整理归纳的各个环节进行明确的职责划分，未及时做好档案整理归档工作，影响了档案管理的质量和效率；