信息化背景下高职院校档案编研工作研究——以武汉铁路职业技术学院为例

(武汉铁路职业技术学院，湖北武汉 430205 )

档案管理工作是学校治理能力的一个缩影。档案工作作为学校的重要组成部分，不仅是日常各项工作的真实记录，更是一个学校发展水平的重要体现。作为高校重要存储形式的档案信息资源，凝聚了高校知识分子智慧劳动的结晶。它具有鲜明的政治性、服务性、基础性，其重要意义不言而喻。而档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的重要途径和有效手段，更是档案工作自身发展的内在要求，充分诠释了档案“贵在活用，重在运用”的理念。同时，承载、积累、传承高校文化是高校档案工作重要功能之一，而高校档案编研更是这一功能的集中体现，它是对高校文化的选择与创造，是高校文化信息建设工程的重要组成部分。本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则，紧抓档案编研，提高档案利用，更好地满足在校师生的服务需求，为学校为社会服务，是我们迫切需要做的事情。

1 高校档案编研工作的现状

高校档案编研工作以高校所藏档案为主要对象，以满足学校和社会利用档案的需要为主要目的，在分析、研究、综合档案内容的基础上，按照一定的主题，对档案资料信息进行搜集、筛选，以不同方式进行加工编辑评价原始素材，用各种不同裁体形式发布编研产品。目前国内各高校馆藏实体资源不论规模如何，历史背景如何，其保存的资料种类各有特色，因此，为了使自身的精华清晰地展现在广大受众面前，各高校在档案编研上不断推陈出新，各类档案编研产品在类型上、数量上都有突破。同时，为加强编研产品的内容决策参考作用及宣传文化功能，有实力的高校更是有专班人员进行档案信息编研。从整体来看，高校档案编研以编为主，研究较少。

从武汉铁路职业技术学院档案编研现状来说，相对于学校日新月异的发展，档案编研工作却一直处于滞后状态。在学校的中专时期，出版了校志、校史、年鉴等相关产品，比如1996年出版的《武汉铁路运输学校校志》、《中国铁路教育史—职业学校教育篇》(1949-2000)等。这些编研作品都为推动学校管理打下了很好的基础，但在近十几年间，由于学校的升格和发展，档案编研工作一直没有跟上步伐，所以开展编研工作迫不及待。

2 高职院校档案编研存在的问题

2.1 认识不足

整体上说，高校档案编研工作发展水平参差不齐，但相对于本科院校来说，高职院校由于对档案编研工作重要性认识不够，缺乏人员配备、资金投入，档案编研更是一直处于被动状态。在湖北省高校中，公开出版的高职档案编研成果更少，很多高职院校没有开展过编研。

2.2 档案编研人员素养不高

高校档案编研工作是一项具有专业性、智能性、知识性、创造性的活动，对编研人员素养有很高要求。但对于高职院校来说，很多档案工作者都是非专业出身，对于专业知识掌握不够，从而影响了编研的质量。

2.3 编研成果趋于模式化

档案信息资源在新的信息环境下会有不同的媒介，而在编研手段上也应该有不同方法，但是目前大部分高校都是以出版物和图画为主，内容框架上也有很大的相似之处。

对于武汉铁路职业技术学院来说，虽然学校档案编研取得了一定的成果，但长期以来，学校档案工作立足点模糊，趋于模式化。除了以上几点问题外，根据自身的发展特点，还有以下问题，如从建校起先后经历了由中专向高职的升格；国家示范院校建设的通过，在规模上不断扩大，由建校的几百人跃升到目前一万余人；隶属关系从行业管理转入到省政府管理，学校在前进的过程中的重组合并等各方面的问题，这些都决定了学校档案编研工作的复杂性，增加了档案编研工作的难度。

3 档案编研的策略分析

3.1 提高编研认识，完善制度保障

通过组织专班人员，根据自身的特长通过档案培训，配备资金，针对学校不同时期的工作任务，积极开发档案编研产品。加强档案工作队伍建设，提高档案人员素质，通过各种学习和培训逐渐提高其素质。需要全校动员，可以从各个部门寻找合适的人员，通过专题行动一起攻克难关。其次，档案编研需要在体制上形成规范，学校是具有公共管理职能的社会组织，档案工作是依法治校的集中体现之一。档案编研成果的开展对学校优化内部组织结构，完善制度体系，推动学校现代化转型都有莫大的好处。所以从制度上落实档案编研的各项保障，是推动档案编研工作最好的方式。档案编研一直以来都不是一个部门或几个单位的事情，在制度上要求档案编研各单位、各部门配合，在效率和质量上远远会比一个部门做好得多。

3.2 开阔思路，加强档案编研成果分类研究

对各个高校的档案编研成果进行分类研究，分析其编研思路。通过对武汉铁路职业技术学院海量信息资源进行抓取整理分析，以现有的档案信息资源为主体，通过数字化转换，对历年学校档案信息资源梳理，进行深度挖掘，集中相应专题进行归类编制。比如：第一类是传统类的组织沿革、年鉴、历年新生录取大表手册、制度汇报、以及其他专题介绍等；第二类是从法律法规的角度，编制制度汇编，整理成文、排印发行，作为学校决策参考的依据；第三类从学校历史文化的角度出发，对本校的历史变迁、重大事件等内容按照一定的关联特征以直观的图片或不加修饰的文字材料排列形成专题，这类专题具有典型性、针对性、动态性，更加形象立体地展现学校的历史及特色文化。

3.3 利用信息技术及平台，大力开展数字档案编研

随着档案数字记录产生，机械记录、模拟记录和数字记录进行相互转化，从而在进行编研主题时可以选择多种手段进行。如学校和技术公司合作进行网络平台数字建模展示3D基建图，通过档案数字构建出学校各个建筑物的立体坐标，从而编研更加直观，查询更方便。另外，利用信息技术以新的方式展现编研内容。把传统的纸质图片进行编辑化后以数字化方式进行专题微视频播放。如学校的校史、校志等内容做成5分钟的学校校训校志小知识进行微平台放映以展现校园文化，进行校园宣传。在形式上以故事和讲课相结合方式对档案内容进行趣味编辑,视频既可以放在手机平台也可以放在户外移动媒体进行广播，让编研成果更加贴近大众。

3.4 加大实体档案的收集，提高编研质量

为了能更好地提高编研质量，需要加大对档案信息资源的收集。在收集的横向和纵向上进行扩宽，特别是针对高职院校特色资源资料，需要对学校的教学、学籍、生产活动中产生的资料进行收集整理，对有特色的项目进行专题收集，做到小而精致。如安全警示中心建设完成相关材料；全国职业院校技能大赛获奖信息；一带一路下我校首次开展高铁留学生教育相关资源；铁路行业中我校校企合作相关信息等等。通过这些特色、有亮点的信息挖掘，可以编研出有特色有质量的成果。对无法及时收集的信息资源从各个渠道展开征集，尽可能扩大档案实体信息类别；同时需要对传统纸质相对应的信息媒介档案信息资源进行收集，比如精品课程、特色专业材料，除了纸质档案外，对光盘视频和数字图片等数字资源也相应地收集，让编研内容在题材的选择上全而新。

4 结 语

综上所述，信息化为我们高校档案编研工作提供了更多的编研手段和思路，需要我们不断适应，不断学习思考。高职档案不同于其他高校档案，虽然不能和综合性高校相提并论，但是找准突破口，利用它的特点，扬长补短，依然能出有深度、有热度、有价值、形式多样的编研成果。从而通过更好的档案编研，让档案更好地服务于学校，服务于社会，服务于大众。