运用信息化手段提高铁路建设物资管理实践

□ 侯志敏

(黔张常铁路有限责任公司,湖南 长沙 410007)

1 前言

近年来铁路建设迅猛发展，各铁路公司均面临同时担负开通、开工和储备新建线路的任务，以黔张常(怀邵衡)铁路公司为例，2018年要确保怀邵衡铁路开通，做好黔张常、张吉怀铁路的建设，同时又要做好常益长铁路的开工准备，公司对应的参建施工单位29家，监理单位19家，甲供物资供应商56家，需要高效率的工作才能做好物资管理，确保完成建设任务目标。

2 当前建设物资管控中存在的问题和不足

在建设物资计划、采购、供应、质量控制的全过程管理中，甲供物资采购已有较为完善的采购标准和流程，自购物资采购建设单位在履行资格条件设置、技术标准审查后，由施工单位履行内部决策程序自行组织采购。物资计划、供应、验收检测和质量追溯成了现场物资管控的关键。

2.1 存在问题和不足

2.1.1 物资需求计划提报不准、重复提报

由于甲供物资供应不涉及施工单位付款，出于保证供应的目的，施工单位在计划编制过程中经常存在不遵循“确保施工、适度超前、合理库存”的原则，出现计划数量远超实际需求的现象，当季未执行完的计划下一季度又重复提报，加大了计划复核和供应难度。

2.1.2 无法跟踪物资发货状态

供应订单一般通过传真或邮件下达，在供应紧张时，生产厂家业务员经常以在外地出差未收到订单为由推迟发货，或者不提供准确发货信息，买方对需求物资的真实发货状态和物流信息无法及时准确掌握，造成供应与需求在时间上不匹配，影响施工生产。

2.1.3 不能及时掌握物资到货信息

由于大多数情况供应商委托运货司机代为办理，甲供物资初验完成后，相关交验资料也不能及时反馈供应商和建设单位买方，造成信息滞后，对实际交货情况不能及时掌握，影响后续物资出厂和发运计划安排。

2.1.4 不能及时了解验收检测情况

由于铁路施工存在工点多、线路长、交货点分散、施工条件相对艰苦的特点，初步验收完成后，物资进场检验通知在交通条件差的工点会存在不能及时送达试验部门现象，造成现场抽样不及时，对现场监理人员是否真正履行职责，完成见证取样不能有效监督。

2.1.5 不能及时了解不合格材料的处理情况

在实际工作中，施工单位为减少工作量，对出现的不合格品往往只是直接做清退处理，不留影像资料，不报送处理信息，监督管理单位不能及时真实掌握不合格品的处置情况，存在清理不彻底、不到位造成的质量隐患。

2.1.6 物资结算、验工计价效率低

工作流程多，耗费时间长，中间出现错误要重头开始签认，办理一次结算至少要一周左右时间。验工计价由施工单位发起，同样要走很多签认程序才能完成提报。由于甲供物资种类多，供应商多，办理进度不同步，建设单位全部办结一次结算耗时较长。

2.2 原因分析

物资管理中存在的不足和问题，归纳起来主要有以下原因：

2.2.1 基层管理人员能力经验不足

近年来参建施工单位施工规模不断扩大，人员迭代更新加快，一些参加工作不久的管理人员便开始肩挑重任担任主管，实际工作中存在理论知识与工作实际结合不够紧密，重理论轻实践的现象，导致制定的物资需求计划不准确，供应衔接不到位。

2.2.2 责任心不强，审核把关不严

在工程建设期，各种业务工作量都比较繁重，业务人员存在重完成任务，轻工作质量思想，在文件编制完成后，不复核，不校对，部门负责人不认真审核，后续的审核程序流于形式，导致初稿有错便一错到底。

2.2.3 缺乏有效考核管理机制

施工单位物资管理制度对管理职责和工作流程一般都做了规定，但对管理过程中出现的失误、差错和效率低下问题没有明确的奖罚考核，出现问题多以批评为主，只要求整改闭合。管理机制不健全，奖罚不明，管理人员就出现责任心不强、工作拖拉、出现差错等效率低下问题。

3 物资管理信息系统开发背景

本着“明确责任、提高效率、强化监管”的原则，黔张常铁路公司在保持工作标准不变的前提下，利用信息化手段开发适应自身管理要求的物资管理系统，实现基础数据统一管理，集中存储，信息共享，系统数据借助铁路工程管理平台永久保存。

3.1 系统功能

系统功能设置以满足管理为基础，由统计报表和业务管理两大部分组成。设置电脑端和手机端两个界面，用于上传资料和快速处理工作。

3.2 系统推行保障

系统开发完成后，组织相关单位进行了为期一周的培训，并进行统一考试，成绩合格后，根据权限上岗操作，制定了相应的管理办法，规定了使用要求，明确了奖罚细则，按月对各单位使用情况进行评分考核，结果纳入标准化管理绩效考评。同时要求各使用单位成立物资信息系统使用领导小组，制定相应的激励约束机制，确保物资管理信息系统在操作一线的顺利实施。

4 系统运用效果

4.1 工作效率明显提高

4.1.1 台账报表管理方面

实现了报表在线填报，合同在线上传保存，保持了数据的前后一致和连贯性，前后数据不一致的报表，系统会拒绝提交，经办人可随时发现问题，立即整改。有管理权限的人员均可审阅查看，既减少了工作量，又增加了工作透明度。

4.1.2 计划采购管理方面

施工单位计划提报、建设单位订单下达和供应单位订单处理不再需要通过纸质流转，大大缩短了业务处理时间，各层级审批人可随时利用电脑和手机两种界面完成审批，签署意见，并能随时查看处理进度，跟踪督办，加快办理时效。

4.1.3 物资结算、验工计价方面

利用物资管理系统结算功能，供应商只需从系统中选择本次需要办理结算的物资交接单，由系统生成交验签认单后提交至相应施工单位，然后按工作流程进行流转，审核通过的单位或部门由经办人或负责人签名，盖单位电子章即完成审核工作，全部审核完成后信息反馈给供应商，供应商按照审核通过的结算金额开具发票，上传发票扫描件，建设单位即可办理结算。整个结算流程供应商可以足不出户，既节省了人力财力，又提高了办事效率。

4.1.4 验收检测方面

利用系统办理验收检测，物资部只需将原材料进场检验通知单和随货同行的技证资料上传系统后，由试验部门通知现场监理见证取样，并上传检测结果报告，物资部即可根据检验结果进行后续工作。全部工作流程都有办结时间规定，规避了以交通不便、工作忙等理由和借口造成的报验不及时、检测不及时和结果反馈不及时问题。

4.2 管控效果显著增强

4.2.1 物资计划管理环节

通过实施考核，各层级业务人员管理意识得到提高，系统自动汇总累计物资计划，计划是否过大或偏小和累计计划量、执行量经办人员可随时调取查阅，计划不准确和重复提报现象得到明显控制。

4.2.2 生产发运环节

系统要求发货前供应商必须上传发货清单、车辆照片、产品包装照、产品检验报告、出厂合格证等信息，资料不全、信息不全时不同意出厂，从源头堵住了不按要求发运的现象，保证了物资在途安全质量，用料单位获得物资发货信息又便于提前规划库存，做好验收准备。

4.2.3 验收检测环节

系统要求验收时经办人上传车辆号牌、物资状态、检验报告和合格证等照片信息，并要求交接各方在接收地利用系统进行确认，自动定位记录交货地点信息，未参与现场交接初验和未进行见证取样均无法获得真实定位信息，一旦交接完成，验收信息无法进行修改，很好规避了虚报到货和弄虚作假、监理不到位、后补签字现象。规定物资检测报告在出具结果后及时上传，克服了纸质版检验结果反馈不及时造成的物资部门办理入库、发料不及时。

4.2.4 结算付款环节

系统设置了供应商回款信息报表，材料款拨付后供应商须将资金到账情况及时上传，经办部门均可及时获得付款信息，便于后期计划的执行。

5 结束语

由于铁路建设参建施工单位多、建设线路长、企业文化和管理理念不一致等因素，管理中总是存在一些不协调、不到位的情况。物资管理部门就要从中查找存在的问题和不足，借助一定的手段，通过加强过程管控和创新管理方法，提高各级物资管理人员的工作自觉性和履约意识，提高工作效率。