浅谈新形势下高校档案工作人员素养的培养

徐璟亮

（湖北武汉华中科技大学档案馆，湖北武汉 430074）

2018年9月，全国教育大会在北京召开,习近平总书记出席会议并发表重要讲话。新时代我国高等教育要定位于新的历史方位和发展走向，加快推进世界一流大学和一流学科的“双一流”建设,服务国家战略和区域性经济社会发展，加强高校建设，加强高校工作人员素质管理。习总书记的讲话高瞻远瞩，为高校发展指明了方向，提出了更高的要求，令人深思，也令人振奋。

教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》，为高校档案工作提供了法规依据。高校档案工作是高等学校重要基础环节，它涉及高校的教学管理、行政管理、人事管理、财务审计管理、基建后勤建设管理等各方面的真实记录，也是高校管理是否科学化、规范化的重要衡量标准。高校应把档案管理工作纳入学校整体发展规划。在“双一流”建设环境下，档案管理工作的内涵更丰富了，质量要求和技术要求也更高了；相应的，对档案管理工作人员，在政治素质修养、保密素质修养、职业素质修养、技术能力的修养、创新能力的修养方面都提出了更高的要求。因此，高校档案工作人员的素质培养是每个院校不容忽视的重要问题。

1 培养高校档案工作人员较高的思想政治素养

1.1 提高政治素养

档案工作同时兼有政治性和服务性双重性质。高校档案工作人员首先要具备较高的政治素质，坚决拥护中国共产党的各项政策，用马列主义、毛泽东思想、中国特色的社会主义理论来巩固自己的思想防线。高校档案工作者要端正态度，对党的事业忠心耿耿，为人民服务的意识时刻在心。同时还需要经常参与政治理论学习，与时俱进，学习党的十九大精神，保持个人政治敏锐度；认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策；严格执行《保密法》和《档案法》。

1.2 树立保密意识

从事档案管理工作，最基本要求就是注重保密。高校档案工作人员应该时刻牢记政治纪律性，保持高度敏感性，清楚档案资料合法使用和信息保密之间的关系，时刻牢记党和国家赋予自己的责任使命，任何时候都要严格遵守安全条例，在每天的工作中养成良好的保密习惯，要把责任心与政治敏锐度贯穿到工作中。

1）在对外服务利用档案信息的过程中，高校档案工作者不能“来者不拒，有求必应”只充当老好人，应当按照《档案法》和本馆制定的各项工作纪律要求，正确处理信息保密与信息利用的关系。保密档案不能对外开放，严格按档案馆的规章制度办理公务，防止失密、泄密。严禁损坏档案、偷窃档案、出卖档案，时刻保证档案的安全与完整。

2）随着我国对外合作与贸易的日益增加，随着我国综合国力的不断强大，某些国外敌对势力可能会想方设法窃取情报。高校的科研创新和专利技术中就含有很多重要的前沿科技信息，对此，高校档案工作人员应该具有警惕性，把握好信息利用和信息安全之间的关系。

3）新形势下各种新的档案管理手段和方式出现了，运用计算机和互联网系统，进行高端品质信息化的档案管理方式正在逐步推广。档案工作形式的多样化也使得档案的保密性面临着严峻的挑战。高校档案工作人员应该具有计算机安全意识，既要防止电子系统里档案数据和信息材料的破坏与丢失，同时也要对网络安全问题提高警惕，防止信息外泄。

2 培养高校档案工作人员良好的职业道德素养

2.1 淡泊名利，甘为人梯

高校档案工作是一项基础服务工作，它并不直接参与学校的教学与科研，算不上核心单位。但是它沉淀着学校的历史，推动着学校的发展，为全校师生随时提供热情服务。我们也许清贫，也许此生青灯黄卷、默默无闻，但我们在平凡岗位上依旧潜心研究、孜孜以求，努力做出不平凡业绩来。档案人员为党守史，为高校档案事业献策献力，不计名利，甘为人梯，只有这样的守业精神才能更好地为高校档案事业服务。

2.2 尊重档案，尊重历史

档案传承历史，各项资料是否收集正确完整，是提高馆藏数量和质量的必要条件，因此高校档案员要增强历史责任意识，遵纪守法，恪守档案工作的各项规章制度。

高校档案工作人员必须尊重历史原貌，在收集过程中不能随意地鉴定档案，更不能篡改涂抹档案内容。实事求是，据实立档，客观反映历史的真实情况。

2.3 踏实敬业，为校服务

近几年各高校教学不断扩展，科研开发能力迅速上升，高校档案的收集数量逐年增加，内容丰富且深入，因此档案的使用率和开发率亦越来越高，档案工作的作用越来越突出。高校档案馆作为重要信息单位，在历史考证、教学总结、科研成果开发应用等方面，都起到了非常重要的作用。

新形势要求高校档案工作者既要立足本职，脚踏实地，提供优质服务，同时也要抵制“办事拖沓、遇事推诿”的机关官僚作风。不能利用手中的权力营私舞弊，应当热情周到服务于全校师生，为高校档案事业奉献智慧和能力。

3 培养高校档案工作人员较强的业务素养

高校档案工作人员是学校历史的传承者，业余时间努力学习提高理论水平，保证档案工作质量，充分发挥档案利用价值。档案工作人员应重点学习《档案学概论》、《档案管理学》、《档案事业史》、《中国档案史》、《科技档案管理学》、《档案网站建设》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案法规学》、《档案分类学》、《档案目录学》等专业理论知识。

高校档案工作具有较强的专业性和技术性，扎实的理论水平、精湛的专业技术、灵活的实际操作能力，都是档案员应该具备的能力。对于高校的档案管理业务而言，包括以下几方面：熟练掌握档案的各种操作规程和技巧，比如档案上架、统计、编目、扫描、编制检索等；熟悉馆藏，了解本馆档案的种类、分部体系以及利用价值；丰富档案管理知识和管理经验，能按照质量要求独立完成所分管部门的档案工作；能够指导对口部门做好收集、整理、立卷、文件输机工作；有综合归纳能力；面对档案利用者要有清晰的表达能力，语言准确，文字精练；关注全校各职能部门的业务范围；为了挖掘更多的档案史料，还应有较好的写作能力，编研资料、大事记、年鉴、专题汇编的能力；学习分析大环境下与档案工作相关的文件、报告、科研；面对外国校友和利用者，还需要一定的外语水平和翻译能力。

总之，因为高校的各项工作以及高校档案的形成与管理都是有其规律性的，所以高校档案工作人员要时刻提醒自己，做个有心人，不断总结经验，提升自身水平。此外，还应了解社会大环境动态，与时共进，补足短板，快速提升自我综合素养。此外，在闲暇时间多阅读多学习，同行之间多交流多沟通，取长补短不断充实自己的档案管理技能和素质，才能促进高校档案管理事业的发展。

4 培养高校档案工作人员精湛的创新素养

当今社会，信息科学技术的高速发展猛烈冲击着各行业，改革势在必行,高校档案工作也不能例外。随着网络信息全面普及,人们对档案的需求更丰富、更深入，因此信息化时代的档案员必须能够熟练运用现代化管理手段辅助工作，改变档案管理中传统落后的旧手工模式，向数字化、智能化、批量化发展。从最初的收集整理，到最后的服务利用检索，现代化管理技术都发挥了强大的力量。这就要求高校档案工作人员能适应社会、适应新的发展形势，敢于走在发展的前沿去接受新事物，不断学习，自我进步，提高职业素养。

笔者所在的华中科技大学于2015年开始启用新办公自动化系统（简称OA系统），电子办公极大地提高了工作效率,OA系统运转的公文归档是新趋势。我校档案馆已经开发上线了“档案业务网上代办系统”、“中英文成绩、学历学位证明自动办理系统”、“毕业生档案去向查询系统”三项网上服务系统，充分利用新技术，更好的为师生服务。档案馆微信公众号于2017年上线运行，在微信平台网上服务可以同步进行。我校档案馆也实施了归档改革，把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，并将全馆大部分档案做了信息化处理。由于实现随机管档,档案收集工作大大提高了效率，随时补漏补缺，文档不存积，补档灵活且不影响旧档的编号。同时，利用档案资料也方便许多，检索简便，准确率高，对外服务窗口查询效率迅速提升。另外，我们还为用户提供了良好的使用体验，用户可以通过网上平台自主独立查询自己的个人档案信息，而不需要亲自来馆或者委托人来馆办理，我馆办公自动化系统投入使用后，得到各地校友的广泛赞许。

互联网的开通，电子产品的普及，信息化大数据的处理，使档案工作逐渐改变了传统管理模式。在不久的将来，微机自动管理将取代手工立卷管理。如此迅猛的技术改革，也要求高校档案工作者具备更多的现代化信息技术的使用能力，努力学习，提高素质，与时俱进，及时解决本岗位的突发疑难问题，使档案的管理和服务水平都产生质的飞跃。

5 结语

档案是人类社会联系过去和未来信息的传送纽带，人类文明能世代相传，档案发挥着不可替代的价值和作用。高素质和具有创新精神的档案人才队伍，直接影响着档案工作的成果与发展，高校档案管理也同样如此。所以，为了适应新形势下高校档案管理的新需要，高校应该制定计划，创建平台，不断提高档案工作人员的素质，早日建立起“既掌握现代科学技术知识，又熟悉专业档案规范及实际操作的复合型档案人才队伍”，从而快速提升高校档案工作水平，充分发挥档案利用价值，进一步规范完善学校档案管理工作，为学校“双一流”建设贡献力量。