董事会秘书在上市公司规范运作与发展中重要性的探讨

2019-12-24马素娟山西省长治市襄垣县后堡镇潞安环能股份公司

新商务周刊 2019年7期

文/马素娟，山西省长治市襄垣县后堡镇潞安环能股份公司

1 前言

我国在近年来发展过程中，对上市公司的发展质量提出了高度重视，尤其是在规范运作上，上市公司高于非上市公司的基本情况已经形成。上市公司在信息披露、新三会的运作等方面，会对所有股东进行平等对待。作为现代企业制度的代表，以及中国证券市场的基石，上市公司需要在治理结构和外部监督体制发展上进行深入研究。

2 董事会秘书在上市公司规范运作与发展中的重要性

在日常工作中，董事会秘书主要负责董事会和股东大会相关事宜筹备、信息披露等内容，还要为董事会下一步决策提供建议，确保董事会成员可以对法律法规、公司章程等内容进行遵守。另外，董事会秘书还要做好上市公司内外关系协调工作，确保公司各项业务运转更加流畅。

2.1 强化与监管部门的沟通

董事会秘书通过工作开展，可实现上市公司和相关当事人、交易所、证券机构等方面的有效沟通，确保监管部门可以随时联系到他们，并部署下一阶段的工作计划。具体到某一项工作来说，董事会秘书需要对监管部门提出的疑问进行合理、专业解答，随后将监管部门提出的新管理要求专递到上级管理层，并解释具体条款含义，避免在该项工作之中出现差错，影响上市公司的后续发展。

2.2 处理上市公司信息披露事物

董事会秘书可以借助于日常工作开展，对公司制定的信息披露管理制度进行合理监督，建议上市公司相关管理人依法履行信息披露义务，尤其是通过定期报告或者是临时报告形式，向交易所实施信息披露。在此过程中，整个信息披露过程内容主要包括配权说明书，新股说明书等等。如果是持续性的信息披露，主要涉及到临时性报告和定期报告。其中，临时性报告主要是对上市公司股票价值对公司发展可能产生的影响进行强调。而定期报告内容主要涉及半年报、年报等，反应内容包括上市公司经营成果、法人情况等内容。

2.3 做好上市公司与投资者关系协调

该项工作主要是通过投资者来访、回访等内容实现，并向投资者提供上市公司的详细发展资料。在此过程中，董事会秘书会接听到投资者投资咨询电话，如果投资者来动公司，首先接待他们的便是董事会秘书，有时还会组织召开投资者见面会。到了特殊时期之后，董事会秘书还会展开攻关操作，对各个投资者进行回访。在工作初期，董事会秘书只是接听一些散户投资者打来的电话，并对相关问题进行详细解答。当机构投资者积累到一定数量之后，上市公司开始对投资者们提高重视程度，此时董事会秘书的工作对象也会发生本质性变化。

2.4 确保上市公司的规范运作

董事会秘书可以确保董事会成员按照相关规定行使职权，并通过违反法律法规章程制定，约束董事会成员的日常行为。在一些大型董事会会议上，董事会秘书有权提请监事发表意见。另外，董事会秘书还要协助董事以及各个高层管理者，对信息披露法律内容以及法律责任等进行深入了解。除了上述作用之外，董事会秘书还要做好公司信息披露的保密工作，制定详细的保密措施，让董事会成员以及相关知情人严格遵守规定，保守秘密，一旦内部消息泄露，应该在第一时间内制定补救措施，避免上市公司经营发展受到影响。

3 董事会秘书在上市公司运作和发展中的权利行使

3.1 保持相对独立性

董事会秘书主要负责上市公司内部的程序性事务，其根本目的就是确保公司运作合理合法，为公司效益最大化目标的实现提供基础。上市公司之中，实权较高的管理者，可以对工作人员进行管理，例如公司经营控制权，主要负责的是公司全面管理。站在实际工作角度来说，董事会秘书的效率和安全价值突显显得尤为重要，为此，董事会秘书在工作过程中需要保持相对独立，只有这样，其工作效率和安全才能得到更大保障。因此，各个上市公司需要将董事会秘书打造成公司程序的“见证官”，配合董事开展日常工作，并对各个高管权利进行制衡。

3.2 构建董事会秘书自律组织

上市公司董事会秘书工作，最重要的就是将公平性和公信力特点展示出来。为此，各个上市公司可以构建董事会秘书协会，在保证其权威性和独立性同时，使其清楚自己的工作职责，做到自律发展。另外，董事会秘书很多工作任务需要在监督管理委员会、证券交易所等配合下开展，从而实现细化操作，避免在工作过程中遗留更多问题。例如，董事会秘书职业标准制定，工作指引规范等。除此之外，还有很多日常工作，需要董事会秘书不断摸索，构建起专业性较强的沟通交流平台，让董事会秘书的社会认可度进一步提升。

3.3 构建市场化的董事会秘书职业队伍

在市场化发展背景下，董事会秘书需要做到自立和自强。在此过程中，各个董事会秘书应该从实际岗位出发，通过平时工作积累更多的工作经验，提升自身综合素质，并在行业、法律等领域中构建完善的知识体系，成为真正的专业人士。站在另一个角度来说，董事会秘书的专业素养、沟通能力等需要通过完整的市场平台来体现，让董事会秘书的正产竞争常态化进行。各个上市公司也可以通过股权激励方案的实施，让董事会秘书作为高级管理人员，享受公司内部的股权政策，如此一来，各个董事会秘书的工作积极性也会大大提升。