关于新形势下国有企业外事工作中存在的问题与对策探讨

文/赵丽，中交第一航务工程局有限公司

1 国有企业外事工作的重要性

随着中国开放型经济的深入发展和“走出去”战略的大力实施，越来越多的中国企业积极开拓海外业务，外事工作需求随之增多。我公司自开展海外业务以来，遍及亚非欧、拉美、大洋洲等的30多个国家和地区，尤其过去五年，我公司海外业务量逐年增加，执行项目考察、商务活动、长短期工作的团组数量逐年增加，仅2018年办理的团组出境手续达一千余份。

外事工作的根本宗旨是服务于企业的生产经营，主要涉及三个方面。

1.1 外事管理制度的建设和完善

1.2 外事管理相关的计划、服务与管理业务

1.3 组织对外交流活动，接待客户，开展企业宣传

高效有序的外事工作保障企业正常开展经济活动并取得良好经济效益

2 国有企业外事工作中面临的新形势

当前的新形势对企业的工作产生了诸多的影响，产生了新问题。一些旧问题仍然存在，如不注重外事保密工作等。当下新旧问题共存，影响外事工作的正常开展。

2.1 外事工作管理难度加大

企业加快实施海外战略，海外业务蓬勃开展，现有市场不断拓宽，新市场开发力度加大，不可预见因素增多，外事工作更琐碎，管理难度加大。外事无小事，外事管理工作却没有引起相应重视。

2.2 外事工作要求更加规范

工作不饱满时，个人工作习惯和不规范的管理流程隐藏的问题被无视甚至行以为常。但事物发展到质变时，因个人专业和综合素质，以及管理流程不规范等原因，导致工作出现了较多的疏漏、错误，沟通和复核耗时较多，上下衔接困难，严重影响效率。

2.3 外事工作的信息化水平要求更高

当今各行各业的信息化水平逐年提升，老旧的工作方式已不能适应行业发展，信息化水平的高低成为衡量企业发展的标准。企业外事管理工作需要加快提升信息化水平，顺应科技潮流。

3 国有企业外事工作中存在的问题

新形势导致外事工作表现出四个问题。

3.1 外事管理制度不健全

新形势下，外事管理制度建设没有迎合时代的新要求，不能解决新阶段的工作管理难点。企业对基层工作缺乏深入调研，前瞻性不足。潜在风险缺乏预知，警惕性不足，缺少行之有效的解决措施。制度建设跟不上业务发展速度，无法有效地指导工作实践。

3.2 外事工作重视度不足

外事管理工作难度不断加大，但未引起企业管理者相应的重视。企业管理者更关注海外业务的新签合同额、利润等，在安排外派任务时，缺少统筹规划，临时紧急出国决定较多。部分国家地区，外派人员手持上级单位开具的出境证明即可离境，而对于需要办理签证的国家，办理手续的周期较长。一些国家有时突然施行新政策，甚至细化要求到访人员的性别、所学专业和目的，签证办理收紧受限。企业管理者不考虑外事工作的客观实际情况，平时重视度也不匹配，赴外人员一旦无法准时拿到签证，商务活动只得延误或取消。企业管理者却归咎于外事工作者办事不利。当误解不断加深的情况下，造成外事工作者主动辞职。

我公司境外某大型项目，开工后需立即从国内调遣近三千名员工，签证办理需求暴增，管理不重视的问题凸显。外事工作者加班办理加急签证手续也难以满足工程用人需求，且临时调配的加班人员无外事工作经验，虽经短期培训但仍不能高效高质地完成工作。

3.3 外事工作规范化管理有待加强

3.3.1 工作管理要更规范。上级和相关部门制定了相应的规程，但下属单位在实施过程中，并未认真遵照执行。指导办法被深藏，不能遍阅周知。工作事项和注意条款要反复强调等。

3.3.2 外事工作人员的工作素养要更规范。大型国企层级较多，一些下属公司以其他岗位人员兼职外事工作。有的公司甚至不断调整外事工作岗位，导致在岗人员业务专业不熟练，语言水平、礼仪谈吐等综合素质参差不齐。

3.4 外事工作信息化建设水平有待提升

我公司目前使用的协同工作平台，基本服务于企业宣传、内部沟通、文件的传阅审批等，需进一步提升文件处理速度，简化操作流程，更多职能有待深入挖掘。企业的线上线下宣传流于形式，不能反映企业优势。

4 解决问题的对策探讨

4.1 不断健全外事管理制度

涉外事务是服务性质的工作，要以“统一领导、归口管理、分级负责、协同配合”为原则，切实提升思想认识，强化领导管理、明确职责。关注行业发展动态。加强与涉外工作人员的沟通，了解外事工作的重难点等实际问题，及时总结相关经验。鼓励集思广益，将常规和痼疾性难点工作的处理方案辑合成制度文件，有效指导工作实践。

4.2 强化外事风险管理体系

风险管理重点在于从源头规避和防范风险。

4.2.1 持续全面构建全面风险管理体系。提升管理意识，建立风险监控机制，如风险评估制度、风险管理报告制度、商务管理风险防范、风险缓冲机制等，实现各部门联动。

4.2.2 风险管理融入涉外工作全过程。强化宣传教育，开展培训演练，加强队伍建设。

4.2.3预防与应急并重，常态管理和非常态管理并重。对管理目标、典型案例、社会热点、工作流程分析等进行风险识别，增强预判分析能力，制定突发事件应急预案，做好风险监测，防患于未然。

4.3 提高外事管理工作的重视程度

企业管理者要以身作则，高度重视企业外事工作，树立大局意识，充分认识外事管理工作的价值，把企业经营发展与之相结合，重视细节，熟识风险，做出科学合理的规划，投入匹配的人员资源，提升企业外事管理水平。

4.4 提高重视，加强外事保密工作

4.4.1 强化组织领导，实行责任制，确定涉密岗位人员，明确保密职责，定期考核，严格问责制度。

4.4.2 制定本系统的保密范围和保密法则，确保保密设施配备到位，加快保密技术更新。强化工艺技术、文件资料、外事接待宣传等方面的保密管理。

4.4.3 国内外客户的公务来访，要按要求办理报批手续。

⑷加强涉外员工的纪律教育、离境前保密教育等。

4.5 进一步规范企业外事管理工作

规范外事工作管理流程，务必统一有效、权责明晰，严格细化工作步骤，公示规范程序。保障繁杂的外事工作合理有序开展，不出错、不停滞，提升工作效率和品质。

4.6 规范管理，持续优化外事工作方法

勤于思考，不断完善工作方法，充分利用当前先进的技术手段，简化办事流程。员工的证照管理和出境手续的办理是两项典型外事工作。后者最耗费时间精力，包括对出境人员的审查、出境请示文件的报批、证件办理等。

4.6.1 建立严格的证照登记制度，定期自查整理。上级单位加大对下属单位的不定期抽查。

4.6.2 严格恪守事前请示和事后报告制度。

4.6.3 上级单位要详细记录下级单位提交的出国申请的办理进度，确保精准高效工作。

4.6.4 开发专职APP等软件端，便于在手机端保存、调阅、审批文件，查询进度，检索资料等。

4.7 规范管理，提升外事工作者专业和综合素质

外事工作涉及面宽，政策性强，对从业人员专业和综合素质要求较高。

4.7.1 外事工作者入职前，要接受外事工作培训，并予以考核。企业要定期组织学习，强化员工专业素质，鼓励员工不断学习，提升个人综合素质。

4.7.2 强化队伍建设，配置专职外事工作者。制定外事业务工作手册，定期更新，组织定期测评，实施奖励机制，确保外事工作者业务熟练，具备国际视野与团结协作精神。

4.7.3 定期组织外事专题培训。邀请专家讲解国际形势、外交政策礼仪、传染病防治、突发事件应急方法、宗教风俗禁忌等主题，并借机强调近期企业外事工作要点，深入交流存在的问题和对策。

4.7.4 加强外事接待方面的培训，不断提高员工语言礼仪水平、保密意识等，强调政治纪律、企业纪律，保障得体大方地接待来宾，展现企业风貌，宣传公司的业务优势，促进交流，加强合作。

4.8 提升信息化水平，构建完善的外事工作管理平台

现在使用的平台，更多的服务于内部工作，虽然节约了时间和运营成本，但仍需进一步完善。

4.8.1 建立宽广的平台。进一步强化与其他公司、政府部门的交流合作。

4.8.2 建立信息平台。广泛收集信息，开展对应调研，及时更新各国政治、经济、安全局势等信息，为企业决策提供参考，为同事工作提供便捷。

4.8.3 建立具备云服务的平台。施行信息档案式管理，按专业、职称、年龄等分门别类，上传频繁涉外工作的人员资料，便于调阅下载。同时可以开发完善APP等手机端软件，提高工作的便捷性。

4.8.4 建立心得分享平台。制定机制，鼓励员工提交个人工作经验、技巧、创新的管理思路等。经专家组评估完善后，公布在公司平台，并对发表人予以重奖。实现优秀工作方法、理念的传播，此举也将有益于团队建设。

5 结语

当前，企业外事管理工作的重要性越来越明显，企业要树立可持续发展的长远战略，重视外事工作，勇于开拓创新，探索一条适合本企业战略目标的外事工作管理路线，促进海外依法合规经营，不断强化外事管理工作的制度建设、规范化管理程度、员工个人素养层次和企业的信息化水平。员工个人也要加强学习，牢固树立终生学习的理念，跟上时代发展步伐。企业和员工共同促进企业外事工作良好发展，提高企业活力和竞争力。