信息时代的档案管理研究

文/周玉祥，遂平人才交流服务中心

1 信息时代的档案管理面临的机遇

从以往档案管理工作的运行模式来看，其依赖于人力和物力的较大投入，因为档案资源数量逐年增加，因此，档案工作人员亦需要承担着较大的工作强度和工作压力，由此也可以说，以往的档案管理工作对于人工操作方式的过度倚重，难以确保档案管理工作提升效率。当档案管理机构将信息技术手段引入到自身的工作范畴之中后，对于前述问题能够很好地解决，也就是说，在信息技术手段的帮助和支持之下，将让档案管理工作无需如同先前那般对于人工操作模式过度倚重，而是可以将档案工作人员从繁重的建档、归档以及档案资源查找、保存工作之中解放出来，同时，在信息技术的帮助和支持之下，将改变档案管理工作的传统运作模式，使得档案管理工作变得系统化和集成化。对于档案资源的保管工作而言，档案工作人员在信息技术手段的帮助下，可以实现对传统档案资源的数字化处理，这样一来，避免了以往纸质档案会在日常保管过程之中出现的损毁、散佚等问题的出现，而且通过对纸质档案资源的数字化处理，使其更易于保管，如若公众有档案资源的利用诉求，则档案工作人员亦能够利用信息技术实现快速查找。不过应当看到的是，在信息化技术在档案管理工作领域得到应用和推广的背景之下，为了能够真正达到提升工作效率的目的，则要求档案管理人员应当掌握与信息技术相匹配的操作技能。对于当下的档案资源而言、在对其进行保管时，已经无需借助人工操作的方式，而是借助计算机便可以实现对档案资源的存储，并且这种存储方式具有更高的安全性，同时亦能够避免因为档案工作人员疏忽而出现的录入错误的现象发生。档案主管部门应当加强对档案工作的指导和监督，以免出现伪造档案、篡改档案的问题的出现。现阶段，国内立法机关也加大了对档案工作的立法重视程度，由此为我国的档案管理工作提供了明确的指引。

2 信息化时代档案管理工作所面临的问题

2.1 管理信息的体制及规划的落后

首先，我国档案管理在体制方面较为落后。在空间分布方面档案资源是互相分离的。他被权限和资金所限制，从而不能在全国范围内进行统一规划和设计。其次，档案信息化存在相当程度的不确定性，我国的档案数字化正处于不断变化和发展的建设当中，如此也就导致，在对档案数字化管理系统进行设计时存在诸多问题，进而导致我国信息化档案不够全面和真实。

2.2 档案管理工作人员素质偏低

从表面上看，档案管理工作较为简单，然而需要工作人员具有很强的责任心才行，毕竟档案管理工作较为乏味和枯燥，如此繁重的工作往往需要责任心来支撑才得以完成，然而现实是，工作人员的责任意识往往较为淡薄，从而导致档案管理工作质量不高。此外，档案管理还要求工作人员具备一定的专业性知识，而这也是工作人员所缺乏的。两方面决定档案管理信息化在创新发展过程中，必然会受到一定掣肘。

2.3 硬件设施不足

基层各个科技管理部门在科技档案管理的硬件上大力投入，受到管理思维的约束，加上领导不够重视 ,只是配置了比如电脑传真机等较为基础的硬件设施，无法构成系统性。科技档案信息系统较为复杂，发展的级别与层次完全不同，总体规范性不足，无法真正的开放，在服务与共享方面存在一定的距离。缺乏完善的系统实现机读档案，为建立完善的信息检索体系，造成档案管理不规范，限制了科技档案管理信息化的发展进程。

3 信息时代的档案管理对策

3.1 对信息化档案管理的理念进行创新

对信息化档案理念进行创新，可以给档案管理工作人员提供良好的指导思想，使其养成健康理念，促使我国档案管理往更为现代化、数字化以及质量化等方向去发展。这就要求在日常的档案管理工作当中，工作人员要以发展观作为其主要指导思想，要高度重视档案信息化管理工作，要深刻领会信息化时代所带给档案管理工作的重要机遇。与此同时，还要求工作人员具有勇于拼搏的精神和敢于创新的意识。

3.2 重视科技档案管理人才培养

人才是核心竞争力，人员素质的高低对科技档案信息化的发展十分重要，因此提升人才的引进与培养可以促进科技档案管理工作的健康发展。人才的培养主要分为三个方面，第一，不论科技管理部门还是企业引进高素质、高能力的档案管理人员。第二，对现有档案管理员工定期进行培训，加强从业人员之间的相互交流，分析解决在工作中遇到的难点问题，来提高档案管理人员在实际工作中的应变能力。第三，档案管理人员提升自身的学习意识，主动学习先进的管理方法和专业知识，提升自身的专业素质，发挥信息化档案管理的现代技术，提升工作效率和档案价值。

3.3 完善硬件设备，加快软件开发

档案室中要将各种设施配备齐全。最为基本的设备包括计算机、扫描仪、打印机等等，各个机种内存型号要尽可能的要求高配置。配备相对应的应用软件，与外界沟通要利用通用的软件，内部联系要针对电子文件的形成、归档以及对电子档案信息资源的存储、查询等需求的特殊定制或者自主开发软件。现今未有统一的档案信息化建设软件的标准，需要综合实际情况与上级主管单位和档案管理部门进行沟通，制定好内部管理标准，保证计算机管理档案信息以及网络的正常运行。

4 结束语

目前，信息技术已经在社会各个领域得到了广泛的应用，由此使得传统档案工作模式遇到了全新的挑战，如若档案管理人员还是习惯于采取以往的工作模式，则必然导致档案工作的低效，无法同现今时代发展的节奏相适应。为此，档案管理机构要积极探索如何能够运用信息技术手段提升档案工作的效率，并以此作为下一个阶段的工作重心。综上所述，以上内容就是对信息时代的档案管理的论述。