创新档案服务提高档案管理质量

2019-12-24宋小红洮南市审计局

新商务周刊 2019年7期

文/宋小红，洮南市审计局

1 提高档案服务意识的重要性

1.1 提高服务意识是时代发展要求

近年来我国经济取得了较快的发展，各类经济活动更加频繁，社会发展和经济活动过程中对档案信息的需求量不断增加，这也对档案工作提出了更高的要求。一直以来我国档案都处于半封闭的状态，档案部门与其他部门之间的互动性缺乏，这也使档案管理工作一直较为滞后，在档案工作中更是缺乏服务意识，这对我国各行业的发展造成了一定的制约。因此在当前的经济发展形势下，档案工作者要解放思想，加快观念的转变，充分的运用现代化技术来提高档案管理水平，全面提高档案服务意识，从而为档案需求者提供更加优质、高效的档案服务。

1.2 提高档案服务意识是档案工作自身发展的需要

在开展档案工作中，其中突出档案价值是档案工作的重要内容，并与加强档案与其他领域的联系，更好的发挥出档案的重要作用，为其他行业的发展提供重要的参考和信息依据。因此在档案工作中，需要进一步对其发展空间和渠道进行拓展，并全面提高服务意识，树立明确的目标，从而使档案能够为更多部门和行业提供信息服务。作为档案从业人员，需要利用发展的眼光，在实际工作中重视档案的整体性和安全性，加快思想观念的转变，更好的为社会大众提供优质的档案服务。

1.3 强化档案服务意识是提高档案工作质量的前提

在想提高档案工作质量，在具备扎实的理论基础的同时，还要努力提高档案服务意识，树立全心全意为用户服务的思想，从而在档案工作中，不断对档案工作方式方法进行创新，采用先进的技术来提高档案服务的水平，使档案在各个行业中得到广泛的应用，全面提升档案工作的社会地位，遵循以人为本原则，为档案需求者提供更加优质和高效的档案服务。

2 当前档案管理存在的主要问题

2.1 事业单位对档案管理工作的重视程度较低

在事业单位的日常管理中，档案管理工作至关重要，其有助于为单位的决策提供指导依据，能够为单位的发展指明方向。然而，在我国许多事业单位中，管理者对单位的生产或经营更加的重视，对档案管理有所忽视。在这种背景环境下，档案管理工作缺乏充足的资金支持，也缺乏专业的管理人才，这影响了单位的信息化管理。

2.2 档案管理体系不够完善

随着我国社会经济的不断发展，促进了我国各企业的发展。然而，在档案管理这一方面，一些事业单位因为重视程度不够，并没有建立一个相对完善的档案管理体系，这导致档案管理工作得不到有效的落实，使得档案管理人员的操作不够专业规范。甚至有一些单位仍然沿用以前的档案管理制度，这导致其档案管理工作效率受到了较大的影响。

2.3 档案管理的方式较为陈旧

在新形势下，计算机技术在我国各行各业得到了广泛的应用，计算机管理系统的应用极大的提高了档案管理人员的工作效率，而且也便利了后期的档案搜索。然而，一些事业单位的档案管理方式虽然不再局限于纸质档案管理，但是却没有一个属于本单位的计算机信息管理系统，他们大多数都是运用一些简单的办公软件来进行信息存储，并没有建立一个完善的档案管理体系，这极大的降低了单位档案管理的完整性。

3 服务创新工作分析

3.1 服务意识的创新

档案管理工作实际上是一项服务性的工作，如何保障服务质量也是管理部门的日常工作之一。因而，服务意识的创新和社会服务功能的扩大是信息化条件下的重要举措。档案工作面临了更高的要求，在服务意识上也需要同步提升，让档案成为企业和单位发展的重要支撑。换而言之，就是要从思想上重视信息化给档案管理工作带来的变化，让“被动”的服务变成“主动”，不再停留于表面。例如提升服务的多样性，让信息能够扩展到更广阔的范围当中。

3.2 服务模式的创新

现阶段的时代背景下让人们获取信息的迫切程度有了明显提升。且信息的时效性会被更加重视。然而传统的服务模式下，人们要获取信息需要工作人员进行档案查阅，然后通过复印等方式来传递信息。这样一来信息的时效性受到影响，人们获取信息的准确度也有所降低。所以档案管理工作可以建设专门的归档和查询服务，让数字化的资源可以形成完善的体系。对于一些重要的资料或是不同的信息需求，可以采用权限设定，对于一些涉及到保密的信息要制定登陆权限，防止信息过度泄露产生的各类问题，在服务模式上更加完善。例如可以开展社会实践活动，深入群众，了解人们对于档案的需求，才能从服务模式上进行转变，让高质量的服务更好地发挥作用。

3.3 服务方向的创新

站在信息化的角度上来看，资源的有效性建设最终决定于服务体系建设。档案的信息化也需要注重服务方向的创新，利用先进的技术来计划性地对档案进行管理工作。另外，技术特点的进步也是信息化条件下的主要特点。未来的档案管理工作不再局限于简单的信息传递，而是通过信息传递实现信息资源的共享，提升社会地位，为国民经济的发展提供战略保障，满足人们不断提升的信息开发和利用需求。

3.4 重视对档案管理人员的培训

档案管理人员的专业水平的高低对本单位档案管理工作的开展好坏有着直接的影响，在新形势下，互联网技术在我国各行业得到了广泛的应用，在档案管理工作中，企业和事业单位也纷纷引入了计算机信息管理系统，这极大的提高了档案管理人员的工作效率。然而，计算机信息管理系统对管理人员的计算机水平有着较高的要求，再加上计算机网络一旦存在漏洞，就很容易被一些不法的黑客所侵入，从而盗取企业的信息资料。所以，事业单位需要引进专业化的档案管理人才，要重视对他们的培训，以提高他们的专业化水平，使他们能够实现档案管理工作的创新。