精细化管理理念在高校后勤管理中的有效运用分析

2019-12-24周敏中国石油大学胜利学院

新商务周刊 2019年7期

文/周敏，中国石油大学胜利学院

后勤管理是每个学校都必须要有的一种管理,其管理所用的方式可以有很多种,按照学校的管理模式不同也会有不同的管理方式,这次我们主要介绍一下方法之一,那就是精细化管理,那么什么是精细化管理呢?它包括两个方面的话题：精细化管理的概念;如何在高校后勤管理中有效的运用精细化管理;精细化管理如今已经成为了高校后勤管理的一种普及方式,它的管理效率是很高的,只有有效运用精细化管理理念,才能更好地推动学校的制度发展。

1 高校后勤管理的相关概述

1.1 高校后勤集团的含义

高校后勤集团主要指的是为了更好的保障高校内部的有效运作与发展,建立了一定的后勤队伍,比如校办工厂,商店,医院,幼儿园等,使得高校成为一个门类齐全的小社会。而从我国目前的发展状况来看,后勤队伍在迅速的发展,后勤人员与教学人员的比例也越来越大,再这样的情况之下,财政负担也就越来越重,如果不能更好的利用后勤集团的发展队伍,不断使其进行有效的改革,将会对高校的有效发展造成非常不良的影响。

1.2 高校后勤管理的重要意义

近几年来,高校后勤集团不断进步与发展,也在很大程度上促进了其自身的长效健康与发展。但是,从我国目前的发展状况来看,很多情况之下,由于其计划将近传统计划经济体制的影响,相关的经费来源主要是,由国家财政拨款,这在很大程度上就大大加重了其财政的负担,而从我国目前的发展状况来看,国家虽然每年对高等教育的投入不断增加,但是仍然不能更好的满足当前的时代发展需求,教育经费短缺和后勤队伍,庞大的矛盾越来越突出,在这样的情况之下,积极对高校后勤集团进行有效的改革与发展就显得尤为重要。

2 新时期高校后勤项目管理的特点分析

2.1 高校后勤项目管理内容方式多样化

随着高校建设规模的不断扩大，高校后勤项目管理工作也从单一的“修修补补”模式逐步发展为多领域、多方式的管理模式。以建设绿色校园和节约型校园为导向，用前瞻眼光和新时期标准，在项目管理内容上实施高校生态文明示范项目建设，采用先进技术的节能产品逐步替换淘汰传统高能的设备设施，对校园高能耗的设备设施进行节能技术改造等；在项目管理方式方面采用多种形式，直购、BOT、PPP、校企合作、分时租赁等。

2.2 搭建信息平台用智能化管理提升服务质量

随着科技与社会的不断发展,高校已进入日益便捷的信息化网络时代,高校后勤也将发展建设与先进的信息网络技术应用结合,为广大学生教职员工提供更加高效优质的后勤服务。搭建“用能监控平台”“网上报修平台”等,通过建设信息化服务管理平台进行全面的信息化管理,做到信息整合、数据共享,有效提升后勤的管理水平和服务效率,为高校的可持续发展提供可靠的后勤保障。

2.3 项目计划讲究科学性、实用性

高校后勤项目管理为广大师生和高校科研人员提供物质保障基础,“师生为中心”“服务至上”始终是高校后勤管理工作的首要,高校后勤项目管理在制定项目计划科学性的前提下,同时依据高校建设发展的实际和学生教职员工的需求,注重项目计划的实用性。

3 精细化管理的概念

前面提到了精细化管理,它的普及程度是很大的,从上世纪50年代开始就已经被科学家提及了,泰勒就是首次提出精细化管理理念的科学家,可见精细化管理理念已经延续了一个世纪。那么精细化管理的具体概念是什么呢?它分为在工作的时候分工的精细和在工作质量上的精细。

在学校的后勤部里,所有人都有自己需要负责的工作,老师有老师专门的工作,学生有学生专门的工作,这些工作必须要进行一个很好的划分,如果不进行划分的话,后勤的工作就会变得十分的混乱,这样不仅仅降低工作效率,还会降低工作质量,所以划分工作就是精细化管理的一种体现。

4 如何在高校后勤管理中有效的运用精细化管理

4.1 精细化管理在高校后勤管理中的意义

通过对高校后勤部的了解,后勤部的工作是非常多的,它往往是学校工作的重要部分之一,包括学生的日常管理,发布各种各样的通知等等,后勤部不仅仅工作繁多,而每个工作的部分都是环环相扣的,所以只有一部分没有做的足够好的话,就会给学校的整体管理带来很大的不便。由此可见,后勤部的工作对于学校来说是何等的重要,所以这时候更需要实施精细化管理,只有有效运用精细化管理,才能帮助后勤部工作有条不紊。经过许多科学家的研究表明,精细化管理是可以渗透到每一个工作中去的,前面我们提到,学校的后勤部的工作环环相扣,这种时候精细化管理尽可以全面的发挥它的作用,它的作用表现在分工的精细,每个人都会在后勤部划分到自己的工作,这样不容易混乱,又能提高工作效率,在所有的工作划分好以后,每个人很清楚自己工作应该完成的任务和所应负起的责任,这样一来就能又快又好的完成工作,工作质量大大的提高了。

4.2 让后勤团队的每一个人提高自身的工作能力

后勤团队是一个大家庭,正因为工作繁多所以需要的人手也要相应的多起来,这种时候应该着重培养员工的工作能力,不同工作能力的员工对精细化管理的认识也不同,相应的他们对于精细化管理的接受程度也是不同的,而精细化管理对于员工的要求是比较高的,它要求员工在工作中要做到仔细,还有很高的工作效率,这样才能达到精细的效果,如果在此过程中员工的工作能力不足,就会导致工作中出现很多问题,这样就不能很好地运用精细化管理的优点,反而会拖慢工作的进度,事倍功半,这些都是因为员工自身工作能力不足所引发的问题,在后勤管理的过程中,只有提高了员工的工作能力,才能达到精细化管理的目的。

4.3 明确后勤部门的岗位职责,规范后勤工作流程

作为管理者,需要明确后勤部门每个岗位的职责与分工,做到因岗定人、职责明确。每个部门、每个员工的任务、职责都要有明确的分工,这样才能达到权责分明。合理与科学的部门机构设置是实现精细化管理的基础。同时,后勤部门也需要规范工作流程,进行精细化操作,以保证后勤工作能够顺利有序地进行。后勤部门是保障高校正常运行的服务性部门,规范工作流程也是其发展的必然要求,如高校的学生宿舍管理,担负着为全校学生提供住宿的责任,同时还肩负着学生居住安全的责任,由此在操作中就特别需要注意流程的规范化,从新生的宿安排到公寓楼水电正常运转、公共区域清洁等方面都需要进行精细化管理,按照科学的标准与规定进行操作,保证每个环节都能有条不紊地进行,从而使后勤部门能更有效地运转与发展。

4.4 提高员工理念,营造精细化管理的文化氛围

在传统的高校后勤管理体制下,后勤部门员工大多文化素养较低,流动性也比较强,员工对后勤工作归属感与责任感都不强,同时员工也缺乏强职业规划。员工是后勤部门能正常运行的关键所在,要提高高校后勤的科学化与精细化管理,就需要提高员工的精细化管理思想与理念,让该理念得到员工的认可与理解,在整个后勤部门营造出一种精细化管理的文化氛围,才能更好地践行精细化管理。为此,高校后勤部门的管理者,需要积极开展各类培训,让员工逐步接受新的思想与理念,提高员工的综合素养,使其逐步认识到精细化管理的重要性,也愿意将精细化管理贯穿自己工作的始终。同时,后勤部门也要鼓励员工提高服务意识与服务质量,高校后勤部门是为高校服务的,精细化管理能给师生提供更优质的服务,为此,后勤部门对员工进行服务意识与服务态度方面的培养也是非常重要的。

4.5 提高后勤部门的资源利用率,提高运转效率

传统的高校后勤部门由于多为学校拨款,所以资源利用率低、资源浪费等问题一直以来比较严重,很多物资、设备处于闲置状态,这也制约了高校后勤部门的高效发展。精细化管理的主要目标即减少资源浪费,提高资源利用率。由此,高校后勤部门需要对人、财、物进行合理地配置与规划,建立完善的资源管理体制,在设备与物资的采购、保养、使用等环节都要进行严格的审查与核算。后勤部门还可以尝试采用数字化的管理系统,以对后勤部门的各种资源进行更快捷方便的查询与记录。同时,后勤部门也要加强培养员工的节约意识,让员工在平时的工作中做到节约资源,具有节约资源的意识与行动,这样才能让后勤部门的运转更有效率,提高资源的利用率。

4.6 加强后勤安全工作宣传,强化后勤工作人员的安全观念

除了加强重视、加强管理、落实后勤安全责任制之外,后勤安全工作的宣传和安全防范知识普及也是后勤安全管理工作的重要的有效方法。因为只有提高了后勤工作人员的主动防范意识和安全观念,才能够保证后勤安全工作的顺利开展和有效提高后勤安全保障度,避免因意识不够和工作疏忽造成的后勤安全事故。因此,在高校后勤安全管理工作过程中,应加大对后勤工作人员的安全观念培训,组织相关工作人员进行后勤安全相关的展览和视频,也可以定期组织后勤安全管理工作专项讲座,让员工能够充分并深入认识后勤安全管理工作的重要性,进而能在工作中遵守后勤安全工作管理制度,保证后勤安全。

4.7 创建并完善的后勤安全管理工作管理系统

高校后勤安全管理工作包含很多工作内容,并且与学校合作的后勤安全保障社会公司一般都具有较大的规模,其部门繁杂,因此在合作中会发生不可预料的配合问题,导致后勤安全工作开展有重重阻碍。因此高校后勤安全管理工作就必须完善管理系统,保证高校后勤安全管理工作的顺利开展和实施。

对于高校当中较为重点的地方和部门,工作人员要做到每日定时进行检查和详细记录检查情况,然后领导进行签字确认,即使是非重点部门和地方,也要保证至少每周进行一次例行检查,同时也要做好相应的记录,再经过领导签字和复查以便确认。

4.8 加强安全演习及预防方案,构建理论和实践综合的应急系统

在高校后勤安全管理工作中,不能只停留在理论阶段,高校后勤安全负责相关人员,应定期根据安全预防方案进行实际演习,从而降低突发事件的损失。在具体工作中,后勤安全管理人员,应完善并不断更新相关应急方案,编制应急预案手本,发放至所有工作人员手中,并对其内容进行具体的讲解和训练。另外,可根据实际工作情况,指定不同的消防安全工作预防方案。高校后勤安全主管人员应对全校师生进行安全预案进行培训,以保证所有人员对预案内容有熟悉的了解和掌握,了解消防疏散流程和逃生线路。

4.9 科学制定项目计划适应新时期高校后勤项目管理新需求

第一,科学制定项目计划,保障项目计划的整体性。高校后勤项目管理制定项目计划注重学校统一规划发展的同时,还要考虑后勤工作的特点,做到统筹兼顾;保障项目计划的受众覆盖、功用性、寿命及成本,以及高校作为引领社会风尚之先角色所应承担的社会责任等。第二,充分利用高校后勤“一站式”平台,制定科学有效的项目计划。利用后勤数据化、信息化、智能化综合平台,逐步建立后勤项目管理体系,做到信息互通、数据共享,为科学制定后勤项目管理计划打下坚实基础。第三,项目计划的制定,应根据项目的特点有所侧重。在对项目进行可行性的分析论证后,对审核通过的项目依据重要性和紧迫性进行分类,按照先急后缓,以学校总体规划为重的原则,制订和实施项目计划。第四,严格按照项目计划,确保项目资金使用。依据项目合同要求的付款时间和付款额度拨付项目款,严格付款程序,将预付款保持在可控范围内;严格控制项目的施工成本和材料的采购成本;科学配置设定年度预算,预留适当资金空间,预防突发事件。

4.10 提高人员综合素质适应新时期高校后勤项目管理新需求

提升高校后勤项目管理人员综合素质,用先进的管理理念武装头脑指导工作实际,是新时期高校后勤项目管理工作发展的需要。提升项目管理人员综合素质从以下几个方面着手：第一,熟悉项目建设各个环节才能运用自身掌握的专业知识来指导工作实际,需要不断提升项目综合管理能力、组织管理能力、施工成本控制能力、进度控制能力、质量控制能力、合同管理能力和信息管理能力等。第二,熟练应用项目施工相关技术能力。如看图识图用图能力,运用相关规范规程指导项目施工操作的能力,在项目建设中发现问题解决问题的能力等。第三,掌握法规并熟练应用的能力。主要是项目所涉法律法规制度掌握能力、合同在项目实施中运用的能力、纠纷处理能力、规避风险保障合法权益的能力。

4.11 建立科学合理的监督考核和要素调整机制

质量监管的机制创新应力求把握以下两方面。一是科学规范、系统完善的服务监督考核机制在点线面的融合,即建立考核对象全覆盖、考核监管全过程、考核内容全方位的监督考核机制。具体而言,在“点”上对外包(委托管理)服务项目进行统一考核,破解以前各外包服务检查标准不统一、检查程序不规范的问题;在“线”上,对外包服务企业从工作计划、阶段性的重点工作到日常检查;从季度、半年度、年度考核到下达反馈单整套流程都做出具体规定;在“面”上,建立以质量评估和满意度评估定性定量相结合的综合考核办法,并运用激励机制、指标化考核倒逼外包服务企业提高服务质效。二是建立与质量监管相关的要素调整机制,即针对具体项目的问题,提出科学、有效、可靠的调整方案,实现后勤服务质量监管的PDCA循环。