信息化工程建筑档案管理方法研究

文/姜鹏，济宁经济开发区管理委员会开发建设局

1 工程建筑档案的特点

工程建筑档案能综合反映出工程项目的所有内容资料，它不但包括工程项目的方案设计，各项合同和协议书，上级部门的审批文件，征地、拆迁及安置的文件，施工现场的水文地质和气象文件资料等，而且还储存建筑项目建设中主要资料，如施工中使用材料的质量证明文件、试验报告资料、开竣工的报告、图纸会审、设计变更和技术交底等；同时还有监理方与其他第三方的资料、竣工图和施工总结等重要文件。建筑工程资料的特点包括：（1）一次性：因建筑工程项目自开始到结束属于一次性操作，故与之匹配的建筑工程档案，也是自工程开始到竣工结束都只有一套；（2）确定性：建筑工程档案将贯穿于建筑工程的整个过程，是建筑项目建设变化的见证，故建筑工程档案具备真实性、完整性，明确地记录着工程的情况；（3）实用性：建筑工程档案能反映出工程建设的真实情况，具备保存及使用的价值。不但是项目后期的管理、维修和扩建的主要依据，而且也可作为同类型的项目建设参考的依据，故其实用性较强。

2 基于信息化的工程建筑档案管理方法

2.1 增强工程建筑档案管理的现代化意识

工程建筑档案是建筑工程中重要的组成部分，它能直接反映出工程建筑的施工状况、质量安全和工程进展等。但我国的工程建筑档案管理方法比较落后，信息化建设速度比较缓慢，因此，与实际建筑工程的发展脱轨，跟不上时代的发展，实用性和有效性得不到充分发挥，无法为工程建筑提供时效性较强的档案资料。为了提高工程建筑档案管理的有效性，可在工程建筑档案管理信息化建设中添加部分现代化的元素，如借鉴网络技术，建立电子信息库，以方便档案管理和传递。也可将工程建筑档案管理与信息化建设实行有机结合，改变传统工程档案管理中手抄写和书架储存的模式，从而避免实物保存中破损、腐蚀后无文件参考的局面。建立一套科学合理的工程建筑档案信息化管理模式，能加快工程建筑档案管理的工作步伐。

2.2 加大对管理人员的培训力度

档案管理人员需全程参与到工程建筑档案管理中，并做好建筑工程档案的收集、分类、保存等工作，因此，档案管理人员的业务技术、综合素养和职业操守等，均会对工程建筑档案管理工作的可靠性和科学性产生影响。但是，目前在工程建筑档案管理过程中，依旧沿用传统的管理模式，管理方式比较落后，已经不能满足我国社会经济的发展需求。因此，加大对工程建筑档案管理人员的培训力度，转变其落后的管理方式，提升管理人员的综合素质，成为目前提升工程建筑档案管理效率的最佳方式，也是实现我国工程建筑档案管理信息化的关键环节。工程建筑档案管理单位需为管理人员提供学习信息化技术的机会，或者定期派遣专业的信息化管理人才对管理人员实施技术培训，提升管理人员的信息化管理能力；管理单位还需引进先进的管理理念和方式，强化工程建筑档案管理人员的工作意识，建设一支专业技术强、信息化操作熟练、综合素质高的人才队伍，为工程档案管理的信息化建设的成功奠定基础。

2.3 加强工程建筑档案库的信息化管理

想要对工程建筑档案管理工作实施规范化、系统化的管理，实现信息的共享，就要加强工程建筑档案库的信息化管理建设。将需实施归档的工程建筑档案，按照统一格式向档案管理系统提交，并由系统实施自动归档。归档后需将档案资料保存在数据库的平台内，确保工程建筑档案信息化建设系统具备统一性，让档案资源能实现共享。

2.4 强化信息化管理的安全意识

科技信息的迅速发展，不但能给工程建筑档案管理更多的管理途径，而且能大幅度提高我国工程建筑档案信息化的管理效率，实现现代化管理。但是日新月异的信息化发展，也为竞争对手及不法分子提供窥探工程建筑档案的机会，工程建筑档案信息化存在不安定的因素，档案管理单位不重视档案保密工作等，都将会导致档案外泄，给施工企业及档案管理单位带来巨大的损失，不利于建筑行业的稳定、健康发展。因此，相关的档案管理部门需在实施工程建筑档案信息化建设中，将工程建筑档案内的重要内容进行加密处理，运用计算机操作技术，提高机密工程建筑的档案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑档案信息化管理与实际工作有机结合在一起。另外，在工程建筑档案管理信息化建设中，还需注重对纸质工程建筑档案的保管力度，使工程建筑档案管理更加科学合理。

在信息化的基础上实施工程建筑档案管理建设，不但能提高工程建筑档案管理的有效性，而且能确保建筑工程项目实施过程的安全性及可靠性。但是目前我国的工程档案管理信息化尚处在起步阶段，还存在诸多的不足之处，因此，建筑工程档案管理单位在今后的发展中，还需遵循建筑行业进行信息化发展的规章制度，并借鉴国内外先进的管理知识和经验技术，解决档案管理中出现的问题，推进工程建筑档案管理信息化建设向前发展。

3 小结

总的来说，基于信息化的工程建筑档案管理建设与传统的管理方法相比的确很有优势，它的普及运用可以在一定程度上对提高施工的安全性。现在我国的工程档案管理信息化只是处于初创阶段，各项工作都不完善，但是我相信相关的工作人员和从业者认真学习法律法规，遵循相关规定，在实践中不断地进步，在学习中不断地积累发展，不断地推进全行业的工程建筑档案管理信息化深入发展，以便使工程档案发挥更大的作用。