档案信息资源的整合与管理创新分析

2019-12-23杨奕天津创业环保集团股份有限公司

新商务周刊 2019年20期

文/杨奕，天津创业环保集团股份有限公司

随着生产活动复杂程度的不断提升,企业运营过程中产生的信息总量日益增长,相应的档案管理工作对象也愈发多样。鉴于此，全面探索档案信息资源的整合方式以及创新策略，有着较高的现实价值与实践意义。

1 档案信息资源管理存在的问题

1.1 信息资源利用率较低

当前在档案管理中存在的较为严重的问题，就是对档案管理的忽视，企业的领导没有意识到档案管理的重要性，没有认识到档案管理对企业发展的意义以及档案的应用价值，导致企业的档案管理设施和管理机制都不完善，多数企业将档案作为了表面的资料，没有充分的将档案的作用发挥出来。如此一来，档案收集、整合、分析的价值根本无从实现。除此之外，实体档案的大量囤积，不仅耗费了巨大的人力、物力、财力，用于对其的储存与维护，同时也不利于单位内部档案管理工作的现代化转变，即无法为信息资源的整合提供全面、有力的数据支持。如果企业档案管理的信息化程度一直提不上去，就会导致企业在发展的过程中渐渐的与社会脱节，对企业未来的发展也是很不利的。

1.2 档案信息化程度低

随着社会的发展和科学技术的进步，现代信息技术逐渐的应用到了各行各业中，其中档案管理的数字化和信息化就是很明显的例子。档案管理信息化，首先要保证档案信息的安全，必须有防止网络病毒等危害的档案信息安全的技术。其次档案管理信息化不仅仅是拥有几台电脑，把档案信息录入电脑，更多的是对信息化档案的管理。档案信息化是一个漫长的过程，档案管理与信息技术的结合，能够将纸质的档案整理成电子档案，这样不仅方便检索，查阅，而且在归档保存方面也十分的便利，对提高企业档案管理的质量和效率具有重要的作用。但是在实际工作中，由于电子管理设备的缺失，工作人员意识的欠缺，导致档案信息化程度较低，没有完全的实现信息化的管理，还有很多的档案依然采用纸质档案的形式进行归档和查阅，这种情况的出现是不利于档案的开发和管理的。除此之外，在引入信息化的管理模式之后，也普遍存在着电子文件格式不统一、标注不详尽等问题，严重制约了其整合与管理价值的实现。

2 档案管理整合策略探究

2.1 推进档案管理的网络化发展

针对普遍存在的档案应用效率不高的问题，相关主体应当从实际应用体系入手，着力解决这一制约其管理价值实现的问题。应当加快信息化的建设脚步，为档案管理投入更多的建设资金，引入现代化的元素，引导档案管理人员学习先进的技术，建立起覆盖全单位的网络系统以及资源共享体系。现阶段，许多单位引入了数据库模式，即只需通过联网的覆盖，就可以实现对相关档案内容的实时查阅。如果某一人员有档案取用或者是查阅的需求，只需将档案的相关信息输入在电脑上，就可获知档案的具体位置以及其他信息，档案的辅助性、指导性价值愈加凸显出来。档案网络化是一个复杂的过程，首先要对档案信息进行检索编辑，建设档案数据库，体现档案目录的完整性；其次，还可以发挥其他各部门的优势，建立有自己特色的数据库；另外，还需对档案进行分化和有序化，开展编研工作。在档案管理计算机系统构建的过程中,应全面做好信息安全工作,在网络机房硬件管理与信息传输和使用安全管理方面加大力度,保证档案管理信息的安全性。在利用档案信息资源和信息化处理过程中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。

2.2 加大收集整合力度

现阶段，信息资源的储存硬件主要借助于 u 盘、硬盘、磁盘、光盘、云端等，软件主要借助于档案管理软件、档案资料电子化等要素，这不仅为相关管理人员节省了大量的储存空间与管理时间，同时还方便他们的查找与取用，大大促进了实际档案管理效率的提升。特别是涉及到影响人们生活、生产的重要基础设施建设的档案，应当建立起一套科学、完善的档案管理制度，明确其具体的收集、整理、归档、储存以及取用程序，使得各项事务的推进可以做到“有章可循”。文件材料的归档必须全面，涵盖纸质资料、电子文件、照片、视频、音频等要素，并且在指定期限移交到档案管理部门。因此，需要辅助先进的设备和手段来尽快完成这一转变过程。通过多功能扫描仪、ORC 智能识别技术等设备和技术，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现纸质档案与电子档案并存，采用B/S 结构模式对档案信息进行分析处理和管理应用。同时，需要专业的档案管理软件，对各类数据的整理归类，内搜索引擎的利用，专业网络以及服务器的架设，实现数字化档案的对数据的“加工能力”，通过“加工”实现档案数据的“增值”。针对普遍存在的“重保管、轻应用”的问题，管理部门及其工作人员应当科学核对档案费用，提升其内部人力、物力、财力以及其他社会资源的应用价值。

2.3 加大纵向管理力度

企业只有充分认识到档案管理的重要性，进一步调动档案管理人员的积极性，才能提高企业工作效率。档案的管理工作需要建立起统一、科学的管理标准，以具体的管理内容为划分的依据，从而为档案的高效化收集、规范化整合以及科学化管理提供一定的便利。在此基础上，要加大对档案管理人员的培训力度，对相关人员进行全面的理论指导与实践培训，使其可以掌握该领域最先进的理念与最前沿的方法，实现自身专业素质与业务能力的有效提升，更好地服务于实际工作的开展。同时，档案管理人员接触的信息化管理方法和工具有限，可以通过交流学习的方式，吸取档案管理信息化建设做的好的单位经验，了解更多的档案管理信息化建设方法和手段，结合各自单位实际情况加以利用，从而实现档案信息的更大价值。