大数据分析方法在企业档案管理中的应用

文/陈淑慧，清远广播电视台财务部

1 大数据分析方法在企业档案管理中的应用

企业的实际决策必须在拥有足够数据信息的基础上才能顺利进行，档案作为企业数据信息的一部分主要是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有普遍保存价值的各类形式的文件材料。企业档案的信息提示作用显著，它能够帮助企业有效采集、检索各类信息，以最简易的方式为企业管理提供重要的信息数据，最终推进企业的创新决策活动并且提升其综合竞争力。企业档案属于企业的无形资产范畴，本身就具有真实性和可参考性，为企业的基本决策提供了不少适于再次加工并积极创新的依据。在互联网信息技术快速发展的大时代背景之下，大数据分析的方法被运用到各个领域当中，并在实践的过程中获得了多方的认可与重视，其在企业档案资源管理中的运用便是一个重要的体现。

2 当前环境下大数据分析方法面临的问题

2.1 成本较高

大数据分析方法的使用必须配合相关工具同时花费较长的运算时间，特别是对于某些冗余繁杂的数据信息，企业通常难以通过财务预算的方法控制其具体投入成本。此时企业内部管理层就必须对大数据的运行规则展开一定了解，在日常管理投入的基础上合理分配与大数据信息相关的资金成本，有效提升自身的资金规划能力并尽量做到在投入较少资金的同时获得较多的信息。以该目标为前提，积极配合性能较好的大数据分析工具来展开基本数据存取运作，一边减少投入成本，一边获取更多的企业利润。

2.2 时效性不强

动态变化是大数据中较为显著的特性，如果经常开展数据分析类工作，那么这种变动就容易给人造成一定的困扰。对于某些变化性极强的信息，必须在获取数据的当下就进行及时的处理，以免数据信息过期降低其时效性。所以想要发挥起大数据分析方法在企业档案管理活动中的重要作用，就必须重视时效性的问题，在其建模的关键环节就保持数据信息的高敏感度和高灵活性，以保证模型和新数据信息之间的契合度，加强建模环节的实际意义。

2.3 忽视人文情感

在大数据信息本身性质不变的前提下，大数据分析方法在企业档案的具体运用中一直存在着忽视人文情感、缺乏人文关怀的缺点，不仅难以切实表达用户的情感，在其心理需求的满足上也显得较为无力。这一点总的来说是难以解决的问题，毕竟从大数据分析的本质来说，它就是一种理性的机器算法运作方式，虽然它可以方便又快捷地处理企业内部的各种相关档案资源并且善于提取海量信息，但是在满足用户的具体情感需求上还是很难拥有新突破，这是促使大数据分析在企业档案管理中顺利应用必须重视的一个环节。

3 利用大数据分析方法进行企业档案管理的具体做法

3.1 充分掌握企业信息资源

要想合理运用大数据分析方法进行企业档案管理就必须做到全面充分地掌握信息资源，以推动企业的生产经营活动和各项管理决策活动的发展。数据信息总归拥有一定的运作周期，在此过程中，系统地整理与统合数据，并在必要时候对其进行格式化操作，对企业综合信息管理活动的开展起到了积极的推动作用。现在常用的大数据分析方法主要有提升档案资源质量、可视化海量数据关联分析、语义搜索引擎、数据资料勘探、前景预测分析五种。前几年的国家政策就已经明确指出大数据的主要发展方向，即结合云计算、互联网信息技术开展对谈交流，并有效促进大数据和各领域的结合，推动我国相关产业的繁荣与发展。大数据变革的时代已悄然来临，不管是在商业领域、文化领域还是政治领域，大数据信息都发挥了以往信息技术难以企及的作用，不仅对人类日常生活的诸多方面产生着影响，还有力改善了企业的生存环境与其内部管理机制。

3.2 积极挖掘企业档案数据

数据挖掘主要指企业从自身数据库中提取必要的信息资源加以处理和运用，以发现其内在规律的模式。作为大数据分析方法的核心，积极进行数据挖掘可以发现企业档案所具备的隐性价值。而对于企业的日常运作而言，数据挖掘的档案数据资源主要包含企业日常运行管理过程中形成的档案数据资源和企业普通运行流程里储存在互联网上的数据信息两个部分，前者主要通过分类、整合、联想等方式对企业档案库中的深层信息进行挖掘，并总结出其中潜在的运行规律，给企业的优秀管理者提供创新决策的契机；后者是通过跟踪网络舆论风向来获取竞争对手以及各类市场发展的最新消息，以此为基础进行企业商业模式调整，并制定相应的市场应对策略，以降低企业资本运作的风险。

3.3 有效运用可视化分析模式

大数据可视分析主要是指在大数据自动分析挖掘方法的前提下，利用支持信息可视化的用户界面以及支持分析过程的人机交互方式和技术，有效融合计算机的计算能力和人的认知能力，以获得对于大规模复杂数据集的洞察力。所以有效运用可视化分析来进行的企业档案管理就是一种把企业内部信息资源转化为图像、视频、表格等直观形式的具体方法，这样的可视化进程不仅有助于企业管理者进一步理解和使用其内部档案数据作出科学的决策，还有助于宣传企业的核心价值观，在扩大消费群体的同时增强客户黏度。

4 结语

综上所述，在万物离不开信息与数据的时代，大数据分析的运用可谓是给各个领域中的企业发展提供了便捷的信息获取和存储渠道，在企业档案数据资源的管理与利用中，我们可以不断挖掘大数据分析的新方式，在实现其本身重要意义的前提下，帮助企业在庞大的档案数据库中筛选出有利的数据资源并开展分析活动，有效挖掘出潜藏在数据或者信息背后的知识规律，推动企业管理的优化、决策的创新以及其自身生产技术水平的提升，同时要积极解决大数据分析在企业档案管理应用的过程中有关成本高、时效性不强、人文关怀不够等问题，促使企业占领市场高地，发展得更为稳定高效。