对做好企业办公室文秘工作的几点认识

2019-12-22赵志宏神华宁夏煤业集团汝箕沟无烟煤分公司

新商务周刊 2019年4期

文/赵志宏，神华宁夏煤业集团汝箕沟无烟煤分公司

办公室属于综合的协调部门，并且在企业中起着重要的作用，因此提高办公室文秘工作效率是非常重要的。企业需要顺应时代的发展，结合自身的实际情况，注重对办公室文秘进行职业培训，创建完善的晋升考核制度，创建合理有效的奖惩机制，提升办公室文秘的创新能力，来提升办公室文秘的工作效率。只有使办公室文秘工作效率提高，才可以保证企业的整体工作效率和质量。

1 办公室文秘工作效率提高的重要性

办公室在企业中是非常重要的，其针对其他部门来讲，具有较强的领导地位，是行政工作的主要地点。在日常工作中，办公室的工作量较大，并且工作环节较多，工作流程较为复杂。身为办公室文秘，需要把工作情况及时上报给上级领导，并且还要和下级部门进行及时交流沟通，在工作过程中需要保证不能出现差错。办公室文秘是各个部门之间信息的传达者，需要对各个部门的工作内容进行协调。领导除了需要注重提高办公室文秘工作效率以外，还需要注重员工之间的关系，只有员工之间关系和谐，才可以保证工作的顺利开展。因此，想要有效提高办公室工作效率，就需要提高办公室文秘的工作质量和水平，从而保证其可以协调各个部门之间的关系，使企业中各个部门的整体工作效率有所提升。因此，提高办公室文秘工作效率是非常重要的。

2 目前企业办公室文秘工作存在的问题

2.1 办公室文秘人员较少，工作负担重

在我国企业不断发展的过程中，大多数都是以生产经营为核心，通过这种方式来进一步提升企业的经营效益，因为办公室人员不能参与到生产经营过程中，所以企业没有认识到办公室人员配置的重要性，造成办公室人员配置严重不足。因为办公室日常工作中所涉及到的内容比较多，所以在处理过程中具有一定的复杂性，但是在人员方面又严重不足，所以一般都是在问题产生之后才去进行解决，在很多工作处理中都会出现应付的现象，没有对工作内容进行深入的分析，从而造成企业办公室文秘共组效率和质量一直得不到明显的提升。

2.2 缺少完善的办公室管理制度

在新时期不断发展的背景下，我国企业办公室管理工作中还存在着非常多的缺陷，并且还不具备完善的办公室管理体系，这就造成很多管理工作在开展过程中缺少了相应的参考依据。因为在企业办公室管理制度上不具备规范性，所以造成文秘工作很难进行合理的划分，经常会出现职能交叉或者是空位的现象；其次，办公室监督工作没有进行全面的落实，同时考评工作不积极，这就造成文秘人员在日常工作中的积极性很难实现明显的提升。

2.3 文秘人员综合素质水平有待提升

在新时期不断发展的背景下，同时对于文秘工作提出了更高的要求。但是，目前企业办公室文秘人员的综合素质水平还无法达到实际的工作要求，首先，很多人员还受到传统知识的限制，在文字写作水平上还需进一步提升；其次，存在部分文秘人员对企业以及行业的发展现状没有进行全面的了解，这就造成在对工作进行处理的过程中没有与企业发展之间实现有效的连接；最后，文秘人员自身缺少一定的管理经验，在对问题进行处理时没有进行深入的思考，这就造成很多问题不能得到彻底的解决，从而造成文秘工作本身的作用无法实现充分的发挥。

3 办公室文秘工作效率提高策略

3.1 注重对办公室文秘进行职业培训

身为办公室文秘，需要具备较强的专业能力和丰富的知识储备，加强对企业发展相关知识的学习，不断提升自身的认知能力与知识储备，只有这样才可以保证自身的工作效率和质量。办公室需要定期对文秘进行培训，例如，培训文秘针对企业内部相关规定、业务知识的学习，使文秘可以顺应时代的发展，运用新的知识进行文秘工作。并且办公室还需要培养文秘职业精神，定期对其进行职业精神的教育，使其具备良好的风险精神与服务意识，通过实际行动对各项工作进行服务，从而使其充分发挥出自身的价值和作用。

3.2 创建完善的晋升考核制度

创建完善的晋升考核制度有助于激起工作人员的热情和积极主动性，可以有效督促工作人员认真仔细的完成工作，提升工作效率。因此，办公室需要创建完善的晋升考核制度。首先，办公室可以以半年或者是一年为一个周期，针对文秘完成工作的实际情况、和其他人相处的实际情况、是否按照相关规章制度工作的情况等进行考核，最终经过领导和办公室工作人员一起挑选出表现较为优秀的文秘。其次针对挑选出来的文秘进行全面的了解与考察，针对具有较强工作能力、综合素养较高的文秘，可以将其输入到提拔人员的信息库中，为其晋升职位提供可靠的依据。此外，办公室需要在实践中对晋升考核制度不断进行完善，使晋升考核变得更加公正客观，使表现突出的文秘可以得到重用，从而为单位做出更大、更多的贡献。

3.3 创建合理有效的奖惩机制

想要有效提高办公室文秘工作效率，还需要创建合理有效的奖惩机制。利益是工作人员行为的重要动力，如果没有合理的利益或者利益设置不够合理，工作人员会降低工作的积极主动性，而适当的增加利益，可以激起工作人员的工作热情和积极主动性。在企业中，因为每个工作人员的综合素养有所不同，因此在工作表现上就会存在一定的不同。如果针对工作表现良好和表现差的文秘给予一样的待遇，那么会在一定程度上影响文秘的工作积极性。因此，需要针对工作表现良好的文秘给予一定物质奖励和精神奖励，针对工作表现差的文秘给予一定的惩罚，通过这样的奖惩机制，来激励文秘全身心的投入到工作中。例如，针对工作表现良好的文秘，可以在待遇上给予一定的优待，或者可以在年底评优时给予表扬和奖励等等；针对工作表现差的文秘，可以适当对其进行岗位调整等等。合理有效的奖惩机制，可以有助于激起文秘工作的积极主动性，从而提升企业整体的工作效率，使企业工作环境充满活力。

3.4 提升办公室文秘的创新能力

在新时代背景下，企业对于办公室文秘的要求越来越高，为了可以顺应时代的发展，企业需要提升办公室文秘的创新能力。企业想要长期稳定发展就需要对工作模式进行创新。一般情况下，办公室作为企业的主要部门，文秘长时间都处于精神紧张的情况，因此，大部分文秘在工作中都没有足够的活力。尽管在工作中非常认真负责，可以及时根据上级领导的要求完成任务，但是在思想和行为方面没有自身的见解。企业为了可以长期稳定发展，办公室需要在工作方式上进行创新，在工作中不断探寻新的工作模式，从而可以保证工作质量和水平。办公室可以在日常工作中鼓励文秘进行创新，运用自身擅长的工作方式进行工作，对各个部门的关系进行协调，使各个部门之间关系可以变得更加和谐，从而促进整个企业的工作效率。

3.5 提升企业办公室文秘人员的综合素质水平

要想促进办公室文秘人员的综合素质水平可以实现进一步的提升，首先，应该将系统的学习工作进行全面的落实。对于相关的文秘工作人员而言，在日常工作中应该注意多看、多学、多听，这样才能使自己的知识面实现进一步的拓展。多学习专业方面的知识，使自己的文字撰写能力实现进一步的提升，从而使业务水平可以达到实际的工作要求；其次，应该对行业所设计到的相关法律知识，使自身的政治素养可以实现进一步的提升，另外，还应该将相关的调研工作进行全面的落实，对企业的真实情况进行全面的了解，这样才能对企业未来的发展方向进行全面的掌握；第三，在工作中应该时刻保持一种严谨细致的态度，将自身的职责进行全面的落实，重视细节部分的处理工作，从而才能为工作质量提供良好的保障。