学校档案管理工作中存在的问题及对策

文/朴红梅，延边体育运动学校

在教育教学改革不断深化的新形势下,学校的档案管理应该适应新形势的要求,学校管理者必须认识到档案工作的重要性,让档案管理服务于教育教学改革、促进学校的教育教学改革。目前，很多学校的档案管理还存在一定的问题，无法适应新形势，且阻碍了学校的发展。

1 目前学校档案管理存在的具体问题如下

1.1 学校不够重视档案管理工作

这是一个老问题，长期以来，部分学校领导观念陈旧，一些学校的教职工更是如此，他们对档案管理存在着严重的认识误区，有些学校领导和教职工觉得学校档案管理无非是抄抄写写、然后装订保管、提供借阅，是非常简单的事务性工作，可有可无，档案工作决不是学校的主要工作，谈档案工作促进学校发展更以为是笑谈，有这些偏见的学校领导和教职工认为一些档案留着不动，不丢了，不外传，外调、查询档案时能够找到就行……如此种种，轻视学校档案管理的思想比比皆是，更有些教职工对学校档案管理缺乏了解，不重视学校档案管理是学校管理的重要组成部分，从而忽视学校档案管理工作，不能够有效实现学校档案管理功效，发挥档案管理的经济效益和社会效益。

1.2 学校档案管理人员薄弱，管理水平和管理手段有待于提高

在学校管理中，大多数档案管理人员不是科班出身，他（她）们缺少专业的档案知识，本身对档案管理工作意义的认识不够，因此，不理解学校档案管理的重要性，不明确档案管理的要求，在收集、整理、归档、装订学校档案时业务太差，档案不规范，档案管理员管理档案的意识非常薄弱；还有一些学校档案人员奇缺，为了应付此项工作，找一些后勤教辅人员兼职，造成档案管理人员管理档案的精力不足，这些人对档案工作敷衍了事，常常是把材料放入档案袋而已，不能及时整理档案，还有的学校根本没有档案管理意识，该建立的档案不建，档案流失家常便饭，直接影响学校档案的管理质量。还有一些学校档案材料缺乏真实和准确，影响了档案的权威性、真实性。

1.3 档案室硬件和环境设施较差

有的学校档案管理必备的设施不到位，档案柜不足、装订设备老化，还有的学校因为校舍紧张，没有设立专用的档案室，或档案室面积不足，或把档案室设在角角落落；有的学校档案繁多、但档案室狭小、潮湿、设备落后，这样造成的后果是导致档案材料霉变、虫蛀，造成了档案管理的瑕疵，影响了档案的整洁及完整。还有些学校必须的切刀、统一的档案夹，舍不得购买，档案不标准、不归整，还有很多学校档案整理不规范，乱糟糟的，到处散放，档案随意，在查档和调档根本找不到，如此这般，建档与不建档一样。

2 为了适应教育教学改革要求，学校应该努力提升档案管理水平，具体建议如下

2.1 配备专业的档案管理员

档案工作是一项专业很强的工作，管理人员必须具备扎实的档案专业知识，才能满足现代档案管理工作的需要。这就需要学校配备专业的档案管理人员。而档案管理人员既要掌握档案学的基本原理，又要掌握档案管理过程中的各种实际操作方法。要运用科学的管理原则和方法，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计等业务环节全过程进行管理。通过这种管理，建立合理的馆（室）藏结构，同时还要大力开发档案信息资源，编辑各种资料汇编，为学校的各项工作提供服务。

2.2 档案管理应增强创新意识

信息时代,学校档案工作和整个社会发生着千丝万缕的联系，新问题、新情况不断出现。因此，学校应该提升档案科学化和规范化的管理水平。力争实现学校档案管理信息化、电子化，同时，学校档案管理员要善于学习新知识，不断提高自己的科学文化和专业理论水平；不管学历高低、资历长短,都应不断地“充电”，努力增长新知识、新技能，不断提高档案管理水平。同时，学校档案员要主动地争取学校领导的重视和支持，获得多途径、多形式的培训教育,在干中学，在学中干，不断更新自己的知识结构。另外，新时期学校档案工作所呈现的新特点，需要档案工作者掌握新的思维模式和管理模式。档案人员既要尊重和借鉴前人的经验和成果，又要敢于创新思维模式和管理模式,以新思维对待新事物，以新对策对待新问题，才能不断推进学校档案管理工作的不断向前发展。

2.3 稳定档案管理人才队伍

档案管理工作是知识性、专业性、连续性很强的一项工作，档案管理人员的不稳定，直接影响到档案工作的连续性。为稳定学校档案管理队伍，学校应力争做到：一是学校档案管理部门要注意做好档案人员的相对稳定工作，要从维护档案工作的长远利益出发，切实解决他们工作中、生活中的实际问题，使他们安心本职工作，热爱本职工作，创新本职工作，促进学校档案管理工作的持续、稳定发展。二是要考虑到档案工作的特点和实际，要遵守档案工作的法律法规和相关制度要求，建立健全学校档案管理体系，配备好档案专、兼职人员，力争使学校的档案管理工作走上规范化、制度化的轨道。三是要将档案管理工作任务纳入到专、兼职档案人员的年度考核之中，调动他们做好学校档案管理工作的积极性和主动性。四是要建立奖惩激励机制,做到精神奖励与物质奖励相结合,只有这样，才能更好的激发学校档案管理人员的积极性、主动性和创造性,才能保证学校档案管理工作的有效开展，才能更好地发挥出学校档案管理工作在促进学校整体工作中的作用。

总之，从深层次看，学校档案还是一笔宝贵的文化财富。所谓“百年名校”，大多具有比较丰富的档案资源，完整齐全的学校档案，可以在教书育人、展示学校特色，弘扬校园文化，培育人文精神方面发挥独特的作用。因此，解决学校档案管理存在的问题也是提升学校管理工作的重要途径，并对学校发展有着重大的意义。