中小企业劳动关系档案管理探析

文/梁芷媚 李远辉 黄燕萍 陈根 李建宏，佛山科学技术学院经济管理与法学院

劳动关系档案主要是利用档案对公司中的员工基本信息，任职情况，绩效考核等资料进行记录，而公司发展板块主要是利用档案对公司的发展情况，经营情况等进行记录。对企业档案管理进行了深入剖析，深究其存在的管理漏洞，结合人力资源管理专业，综合分析其可行性。企业的档案管理本质上一直都是企业的重要事项之一，现在化的发展推动了企业档案管理的重视程度的提高，档案管理不仅对企业的工作和发展能力有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

1 强化劳动关系档案管理的必要性

1.1 劳动关系档案管理提升人力资源管理水平的重要保障

而档案的最新定义是： “档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的相对固化信息。”档案管理可以为企业提供大量的信息，一份科学的用工档案，应该是贯穿人力资源管理的六大板块，蕴含着每个板块管理决策的有效信息，是企业人力资源管理规范化结构化发展的重要依据。用工档案作为一种相对固化信息的存在，因为它能有效地对职工生涯的发展，企业的发展，乃至一整个行业，甚至是社会经济发展进行记录，为企业提供丰富的人力资源信息并不断进行更新，档案的管理增强企业在不断变化的时代中的竞争力，把握好时代潮流的节点，与企业的发展直接性挂钩。

1.2 劳动关系档案是管理者决策的辅助工具

大数据时代俨然已经到来，掌握数据，支配数据便是支配利润。劳动档案作为企业人力资源数据的一种载体，自身便具有保存研究的价值，更是企业管理者进行程序化决策的重要依据。比如在人力资源的规划和薪酬管理上，员工的面试资料，工作经历便直接帮助人力资源管理者进行有效的决策。在非结构化决策里发挥更为重要的作用。新的组织类型层出不穷，管理者所面对的管理风险类型也在不断更新变化，非结构化决策会占据管理者决策比重会越来越高。人力资源管理非结构化决策对人力资源信息的要求更高，如近期持续走热的中美贸易战，对中国的绝大多数的贸易公司造成诸多不良影响，欧美市场销量的持续下滑，是对企业人力资源管理的一种潜在且即将到来的一种持续性冲击，在人员的调整和薪酬的管理上会做相对应的反响，如此大规模持续时间不定的贸易战充满了了不确定性，更加重了管理者非程序化的决策难度，因此决策的信息显得尤为重要。用工档案的内容和管理在原先的基础上，应当非结构化板块多多加以完善和不断更新。劳动档案更是反映一个公司人员的背景、基本情况以及人员的流动情况，企业可以根据保存的档案实时更新企业发展状况和及时调整目标与计划。

1.3 劳动关系档案保障劳动关系双方合法权益的重要凭证

目前我国现存的劳动法体系基本包含了劳动关系里的绝大多数的方面，旨在为何劳动关系双方的合法权益。在现如今劳动纠纷案例不断上升的背景下，劳动关系管理在企业人力资源管理中扮演越来越重要的地位。做好档案的管理是维持改善劳动关系的前提条件，建立营造良好的劳动氛围。通过劳动关系的档案的研究和分析，可以深刻了解单位部门和人员，也可以记录劳动关系中的问题和相关事项。在劳动纠纷最为显著频发的薪酬板块，工资条和工资制度在经过双方事先协商达成共识记录入个人劳动合同档案及集体劳动合同档案，双发同意时便具有法律效益，是调节纠纷的合法依据。做好劳动档案的管理能有效的降低因劳动关系带来的用工风险，从而提高企业人力资源管理的水平。

2 中小企业劳动关系档案管理存在的问题

2.1 对劳动关系档案管理的重要性认识不足

在企业的运作过程中，不同的企业在不同发展阶段发展重点各有偏移，但普遍来说企业注重市场追求显而易见利润，而忽略了潜在的档案管理，档案管理的思想比较落后，意识比较薄弱，没有正确理解到档案管理对企业的重要性。错误地认为档案管理会增加企业运营成本，花费大量的时间和人力，档案对于企业来说可有可无。正是这种对档案管理的认知缺陷，往往导致档案管理工作无法顺利地进行，也无法发挥档案其应有地作用。

2.2 企业劳动关系档案管理制度不完善

企业管理大多遵循一套已有的策略，管理标准较相对较低，管理模式和理念僵化，难以突破原本的陈旧思想进行全方面改革创新，管理制度仍处在初级阶段，管理手段落后，没有形成一套完整的管理体系，管理制度不完善，信心管理滞后，无法为档案管理提供成熟的制度支撑，致使档案管理的水平低下。

2.3 劳动关系档案管理人员专业化素质有待提升

档案管理人员在档案管理中起到决定性作用，管理人员综合能力不够，会大大影响档案管理的效率。人事部门在招聘的期间，有时只看重个人的能力和背景，而忽略了是否适合需求岗位的要求，这往往会导致职能不匹配，不仅浪费公司资金，还不利于档案的管理。培训是招聘之后的一个重要流程，工作人员缺少培训教育，对相关技术知识不了解，难以胜任档案管理的工作。其外，公司没有一套科学的激励机制，工作人员积极性不高，工作的能力和素质低下，导致了档案管理不能有序进行。

2.4 缺乏科学的劳动关系档案管理方法

随着人力资源管理逐渐在国内得到管理者的重视，相当部门企业有意识地进行档案管理，但仍有相当数量的企业对档案的管理却都是泛泛而谈，并没有切实可行的方法。一由于大部分企业对档案管理的认知程度不够，且缺乏关于档案管理的科学理论知识指导，并没有有效结合劳动法法律法律规，人力资源管理理论，管理信息系统等方面制定有效档案管理方法，导致管理进程滞后。档案管理方法与时代发展不接轨，企业认识到档案管理的重要性，但是在制定方案的时候，没有更好地考虑现实因素和结合现代化发展的潮流去改革。在大数据和云计算迅速发展的今日，电子化档案和纸质化档案的双重管理逐渐成为主流。在人力成本不断上升以及人力资源性质不断转变的今日，部分企业缺乏更新换代的意识，进而导致档案管理的效率低下和质量得不到提升。企业一直停留在原地，无法一直向前发展。

2.5 企业劳动法律意识淡薄

企业之所以不重视档案的管理，很重要的一点原因是管理者的法律意识不成熟，劳动者也未形成完整的劳动法和维权意识。劳动法体系充分发挥其原有的规范作用。抛开企业未妥善保存劳动档案致使的违法风险。绝大多数管理者未能理解劳动法体系存在的真正原因：以法律的形式帮助企业规避难以确定的未知的风险。但往往这些风险致使的后果比法律责任更为严重。除此之外，某些监督部门也未能够充分完成其责任，绝大多数中小型企业的盈利目标具有短期性，某种程度上甚至会建立在损害劳动者合法权益的基础上。企业的违约违法成本较低，有关劳动部门应当加强对中小型企业用人单位的监察。

3 提高中小企业劳动关系档案管理水平的对策

3.1 提高对劳动关系档案管理的认知

作为企业应充分认识到档案管理的重要性，正确认识利润与档案管理的关系，均衡两者的比重，更新企业管理思想。增加对档案管理的了解，认清档案管理自身的价值给公司带来的效益，适当地将财力投入到档案管理工作中，并开展一系列的管理规范化的计划工作。

3.2 做好劳动关系档案管理的规划

根据企业自身的情况，做好前期的准备工作，规划好档案管理的细节、目标并做好预期结果的设想。突破已有的管理模式和僵化的管理理念，创新概念和实践。提高实践能力，在实践中不断完善对档案管理的规划，并在实践中获取经验和教训对原有的规划进行修改完善。增强档案管理的基础性设施建设，明确管理体系，构建科学有序的系统，推动档案管理趋于成熟状态。

3.3 提高劳动关系档案管理人员专业素质

首先人力部门提高人才招聘的能力，确立好档案管理的职位，制定好管理人员素质能力的标准，从多个方位考虑人员与职位是否匹配，对于入职的工作人员进行定期的培训和加强对计算机、信息化技术、档案管理的专业化知识教育，做好定期考核作为绩效评价，通过不断的激励制度，提高工作人员的积极性和提高工作的效率水平。同时，要不断与时俱进，根据发展的进程，实时更新档案管理工作人员的知识教育和技术掌握。

3.4 科学选择劳动关系档案管理方法

进行档案管理的规范化建设，完善档案管理的基础性设施，增加对相关理论知识的了解，借助科学的理论知识，规范化管理程序与方式，通过不断地实验对比，根据实践测试方法的可行性，并做好相关的数据调研，获取“管理方法是否具有可行性的”调查结果，根据结果决定该方法是否能运用到企业档案管理中。在此，做好管理方法制定要在扎实的基础知识下做好前期准备，并制定好相应的实验方案进行深究。

3.5 制定符合时代发展要求的劳动关系档案管理制度

根据时代发展形势，结合时代的要求和变更，不断推陈出新，制定出与时代接轨的档案管理方案。随着时代的发展潮流，“大数据”“云计算”在生活中运用广泛。建立一个完整有序的档案管理系统，形成一个企业数据库，加强档案管理的信息化建设。不断与时俱进，与时代发展相适应，积极科学地吸取、借鉴其他成功企业的经验，并根据自身企业的特点和状况，制定一个完整的档案管理方案并切实实行。