浅析高校毕业生人事档案管理及转递工作——以海南师范大学为例

□陈 萱

高校大学生人事档案主要包括高中阶段档案和大学期间过程性材料，记载着每一个个体在校期间的学籍材料、考评材料等，如成绩单、各类奖励材料或证明，以及违纪违规处分材料等。在个人的职业生涯发展过程中，无论是就业、考研、公招、参军、出国留学审查，或是职称评审、薪级晋升、社会保险、工作调动、退休手续的办理以及各项证明材料的出具等手续，都以原始档案材料的审核为主要依据。

一、高校大学生人事档案管理的现状

现今，高校大学生人事档案管理面临的是一个“重使用，轻管理”的尴尬境地，日常没有用到档案的时候觉得“它”的存在可有可无，完全忽视“它”的存在。平时所有的评估、 考核都忽略了大学生人事档案管理的存在，在管理人员配备、馆舍配备、硬件设施配备以及管理人员的业务学习培训等方面，极少被提及。

近年来，在接待校外来访人员当中，有部分用人单位来核实核查即将晋升或退休人员的个人信息， 主要涉及职工的“三龄两历”。在人事档案中“三龄两历”是指职工个人的年龄、党龄、工龄和学历、学习工作简历，它关系职工个人晋升职称、工龄计算、工资晋级、办理退休等切身利益。用人单位在核实审查过程中，的确发现有个人信息不一致的情况，特别是出生年月信息不一致的情况。据了解，在各单位人事档案“三龄两历”的清理过程中，发现年龄不符、党龄不符、工龄不符、学历材料不全、个人简历信息前后不一致等各种问题，其中涉及个人档案材料缺失、个人信息不一致的情况尤为突出， 给干部提拔、 职称定级、 办理退休等工作带来了极为不利的影响。为了规避毕业生走向工作岗位后，在个人发展、职位晋升、职级认定等工作过程中出现同样的问题，要求在毕业生档案形成过程中抓好源头，把问题消灭在萌芽阶段。

在大学生档案收集、整理、归档的过程中如果不规范、不完整，会导致学生因为就业、参军、出国、职位晋升等原因需要“它”的时候，发现问题重重，“它”的存在必不可少。大学期间形成的各类学籍档案毕业后转寄到各地的人社局，正式转为学生本人的人事档案。大学生档案是每个个体人事档案形成的基础，是人事档案的重要组成部分，不可或缺且不可复制。

二、高校毕业生人事档案的管理模式

据了解，全国各大中专院校的大学生档案管理根据各校的实际情况，有的归属于学校学生工作处，有的归属于学校招生就业处，有的归属于各二级学院或是学校档案馆，管理模式也是五花八门。以海南师范大学为例，大学新生高中档案一般是由学校招生就业处接收后转交给各二级学院，或是由学生入学报到时自行携带交给所就读的学院， 以备各二级学院进行入学资格审理核查，核查无误后将入学以来产生的各项材料一并归入该生档案袋，如高校大学生登记表、体检表、军训考核表等，然后依照有关程序与档案馆交接。

1.滞留在馆的往届生档案。目前滞留在馆的往届生档案大多是当年按规定办理了暂存2年的学生档案，然而2年暂存期限到期后，学生本人或是遗忘，或是因没找到工作没有具体的接受方等原因不主动前来办理档案转出手续，同时档案袋里的报到证也过了2年的有效期限， 失效的报到证导致学校档案馆无法将其档案转出。尤其是中组部、人社部、发展改革委、财政部、国家档案局等五部门联合下发的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，明确于2015年1 月1 日起取消流动人员人事关系及档案保管费等内容，在此基础上，报到证失效的档案在暂存到期后更是无法转递出去。另外，因参军、支教、休学、暂缓毕业或是更改报到证暂缓派遣等原因也导致了档案滞留在馆。

2.准确、及时做好毕业未就业学生的档案转递工作。符合转递条件的档案及时转出，避免耽误学生的深造和就业政审。在人社部发【2014】90 号第二条中明确规定了流动人员范围，具体包括：非公有制企业和社会组织聘用人员档案；辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案等。所以，从2015年起，高校就不再办理未就业毕业生档案暂存2年的业务了。

3.创建智能数据库。建立学生档案数据库，学生无论是在校大学生还是已毕业离校的，除了通过人工来电查询档案状态外，还可以登录学校网站，在学生档案查询系统里远程查询本人档案状态。

三、高校毕业生人事档案的转递

2014年，国家五部委联合发文指出，大学生档案不属于国家秘密载体， 也不属于邮政机要通信的传递范围。大学生档案不属于机密文件，不再由机要件通道邮寄，此后，各省市高校根据本校的具体情况，选择承担大学生档案转递的邮递公司， 大多数高校选择的是EMS邮政速递。

以海南师范大学为例，大学毕业生档案转递的流程为：

1.由各二级学院负责收集、整理学生的毕业材料。各二级学院负责毕业生档案的老师按文件规定收集毕业材料，收集后归纳、分类、汇总，在新生档案的基础上添加毕业材料，如高校大学生毕业登记表、报到证、毕业成绩单、学士学位授予证明等相关毕业材料。

2.核对转递信息是否正确。特别是核查一些没有按报到证地址派发的档案，确认其有无人事档案代理权，避免毕业生档案由于错发导致丢失。由于毕业生档案不再由机要局来承担转递，同时取消了人事档案的保管费用，很多省市因各种原因都不再受理毕业生档案的接收和保管，导致毕业生档案无法按报到证的派遣地址正常派发。

3.按文件要求及时转出应届毕业生档案。2014年12 月10 日，根据《中国人民共和国档案法》以及《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》，由五部委联合发文的人社部【2014】90 号文中第一条明确指出，流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。毕业生档案的派发有以下几种方式：派回生源地、根据调档函（工作或继续深造）派发或是根据第三方协议派发。北上广等发达城市甚至要求所有毕业的学生档案无论就业与否，必须先派回生源地，有需要的再由生源地转出，否则用人单位不予接收。没就业的及时转到生源地的人才交流中心， 做好流动人员的档案托管，其中包括人事档案和党员档案。

四、做好学生人事档案管理及转递工作的对策和建议

1.规避档案管理及转递工作不规范的现象。高校学生人事档案管理工作能否良好运作取决于是否有一套健全完备的规章制度。如果没有健全的学生档案管理制度做支撑，学生档案管理工作就无法正常开展，极其容易导致学生档案从建档到归档再到转寄过程中出现错乱情况。其一，学校制定并完善学生档案管理制度，明确并细化学生档案的归档范围；其二，学校还应该制定学生档案转递工作中的规章制度，完善的制度设计可以更好地保障档案转递过程中各环节的规范。

2.加强档案重要性意识的宣传工作，提升学生的档案意识。专职档案管理员在日常工作中，除不断提升自身档案意识外，还要加大宣传普及力度，让其他教师和学生都能充分认识到学生档案的重要价值及深远意义，了解档案材料在学生未来升学、工作、晋升、提干等过程中的重要作用。只有学生的档案意识不断提高，他们才能自发关注自己档案材料的完整性和一致性， 更好开展高校学生档案的管理及转递工作。其一，学校可以通过多种形式大力宣传学生档案的相关知识，如档案材料内容、填写规范、档案价值、转寄流程等，也可以统一编印成册，提升毕业生对于档案材料重要性的认识。其二，经常性开展培训，并将培训常态化，主要是指专职档案管理人员对各学院辅导员的培训， 此类培训一般安排在毕业生档案转递前和新生报到档案收集前这两个重要时间段。由于专职档案管理人员平时跟学生接触的机会不多， 对学生档案意识的培训主要通过各学院辅导员开展。

3.合理使用邮寄方式，确保转递的过程安全。通过向社会公开招标，选择安全、快捷的合作企业来承接大学生档案邮递，EMS 邮政速递是目前大多数高校首选的邮寄方式。EMS 在承接学生档案转递的工作后，效仿邮寄大学录取通知书的模式，开通学生档案邮寄专用通道， 在派送的过程中主动及时地跟寄件方保持联系，点对点处理突发的特殊情况，确保学生档案邮寄的安全性与快捷性。如果遇到个别用人单位或是学生个人要求自行携带档案等别的转递方式时，应充分沟通解释，按规章制度严格执行。另外，高校应该充分利用信息化技术手段，做好毕业生档案的管理工作，完善查询渠道。