企业信息共享系统建设的思考

2019-12-21赵璐

时代经贸 2019年26期

赵璐

传统上企业的信息系统主要是指ERP系统，ERP概念以及相关信息系统的普及在中国已经有二十多年的历史，随着近年来网络速度的提升，网络存储云技术的普及，信息共享系统逐渐成为企业新形势下信息化建设的重要方向。与ERP相比，企业信息共享系统使原有ERP系统的升级提升，可以降低成本，提升效率，改善企业服务和产品的质量，提升企业精细化管理的水平，增强企业的竞争力。下面我们首先对信息共享系统的优势进行介绍，随后对信息共享系统的建设要点进行讨论，最后是本文的一个简要总结。

一、信息共享系统的优势

（一）有利于提高效率降低成本

传统上规模越大，分布地域越广的的公司，为了满足业务需求，在各分支地点都建立小而全的财务中心，配备相应的职能部门，而且相关的人员大都从事着技术含量较低，简单重复的基础工作，形成了大量的人力成本。通过信息共享系统，可以减少外派工作人员，由远程的管理人员完成相关的信息记录，分类整理汇入系统的工作。通过系统可以完成重复性的，频发性质的业务，从而降低人力成本。此外，信息共享系统可以提供标准规范化的业务流程。世界著名管理会计专业机构管理会计研究院调查研究 IMA（Institute of Management Accounting）财富500强的公司中，实施财务共享服务系统的公司，20%在次年就能够收回构建财务共享服务的成本，48%的企业可在第三或者第四年回收建设成本。构建信息共享系统（财务类）可以显著地提高工作效率，降低成本。

（二）有利于管理部门加强工作流程的监管，提升企业的管理效率

信息共享系统在信息输入端存在M个用户，在输入合规信息后，后台将会随机分配到N个终端信息平台，避免了可能存在的管理漏洞。例如现金使用方法，经办人经共享平台发起，系统在内部随机分配，经地处理之后，资金线上支付，并自动生成会计凭证，可以有效避免固定经办人之间所可能存在的舞弊现象。

（三）有利于经济业务信息质量的提高，支持管理决策

通过信息共享系统的构建，使得大量生产，销售，运输以及相关的财务信息能够更加快速，准确地传递到信息共享系统内部，经过系统的分类整理，高效地完成以往大量繁重的重复性工作，解放了生产人员，管理人员和财务人员，能够从简单重复的工作专项复杂的生产和信息处理工作，提高产品或者服务质量，提高工作效率，促进企业不断提高精细化管理水平。

（四）流程化操作和标准化精细化管理

信息共享系统实施的重要前提，就是要对企业业务的生产，管理，销售运输以及财务工作流程、会计核算制度、内部控制制度，以及企业其他管理制度等进行标准化处理。系统的建设有助于企业工作流程，管理水平的标准化和精细化提升。

二、信息共享系统的建设

（一）信息共享系统的基础工作

从信息共享系统投入试用开始，系统既会提高一些管理效率，也会带来一些新的弊病。任何一个工作都是如此，在投入试用，直到正式使用时，都无法避免这些问题，需要所有的工作人员都要做好这方面的心理准备工作。信息共享系统是传统ERP系统的升级，是对工作流程的重整，优化，在这一系统转移的过程中，一方面它能够提升效率，另外一方面由于系统新上线，也会带来问题。在这转移的过程中，需要做好充分的人力准备，人力准备是所有工作开展的基础。在系统设计阶段的技术人员，管理流程设计人员；在系统上线时的技术支持人员，以及对原有工作人员的系统使用培训工作；在系统上线一段时候后，继续投入管理人员和技术人员对系统进行功能微调和用户使用界面，使用习惯的调整。从信息共享系统的从无到有，从有到完善的过程中，需要多种不同专业背景的技术人员，工作人员不断协同工作，密切合作，这是所有工作开展的前提和基础，缺乏心理准备和人员培训准备，信息共享系统是无法上线并投入使用的。

（二）信息共享系统建设考虑

信息共享系统如今是企业信息共享系统的热点话题，似乎最好将所有的业务上云存储系统，都进行共享，能够使得企业的信息共享系统看起来光鲜亮丽，反而对实际的服务企业管理目标或多或少地忽视。在信息共享系统建设时，哪些业务可以通过业务共享提升效率，首先进行内部讨论和分析，在论证通过后再进行信息共享系统建设工作的需求分析环节。有些业务无需共享可以完成，而且效率较高；有些工作即使信息共享，也无法提升效率；有些工作通过共享可以协同完成，提高信息获得效率这些工作环节才是需要进入信息共享系统建设的。在进行可行性论证时，要有详尽充分的讨论，对于系统建设方案和功能作用有着完善的规划，需要对业务进行流程再造，使得系统内部的功能上清晰明了，使用人员的分工明确，能够满足企业的绩效考核要求，和服务企业发展规划战略的业务导向。系统功能设计上清晰明确，不叠加，不冲突的设计水准。

（三）信息共享系统建不可能一蹴而就

目前和将来可能永远不会有完整成熟的信息共享系统可以供大多数企业使用，由于法律法规，行业特征，人员水平和公司管理方式的差异，任何系统包括信息共享系统在内，在应用到具体环境时，要根据企业的实际情况进行调整。这个调整过程是动态的，持续的，由于企业所处的内部环境和外部环境一直都在变化，需要根据实际情况调整工作流程，所以在使用信息共享系统时，需要根据经济环境，企业的管理作出动态的调整。企业信息共享系统的建设不是一个毕其功于一役的工作项目，需要长期细致的建设、完善。

（四）信息共享系统要与管理实践变化同步

由于企业受到多重因素的影响，尤其是大型企业跨国企业，受到不同国家的法律法规，风俗文化，以及行业特征，市场竞争影响，企业可能一直都在处于一个变化的过程中，简而言之，唯一不变的就是一直都在变化。企业为了适应竞争，要采用不同的管理实践方法，管理流程处于不断的变化过程中，不断地完善。这一过程中，信息共享系统建设需要迅速满足管理实践的需要。在信息共享系统建设时，需要事先规划好数据接口的输入输出格式，模块化的程序功能设计，能够根据实际需要，随时调整系统的功能，迅速满足管理工作需要，与管理实践变化保持同步。

（五）信息的可靠性，安全性、完整性以及经济性

对于信息共享系统来说，信息在输入，传输、储存以及分享的过程中，相关技术的可靠性，以及经济性是永远无法调和的指标，不可能有一个系统能满足所有上述四种指标。企业在建设使用时，需要对上述指标的性能做出定量的描述。对于企业来说，经济性是第一位的，而不是安全性。目前信息共享系统的加密技术有多种不同的方式，对于企业来说，无需选择技术上难以破解的加密技术，而只要选择破解成本高于破解信息所能获得收益的技术即可。安全性指标是一个永无止境的技术指标，任何过去以往难以破解的信息加密技术，随着时间的推移和技术的进步，在将来技术人员的眼中来看，都是不安全的技术，需要不断地更新安全技术系统，使用最新，经济性好的加密技术来满足企业的管理需求，而无需在安全性指标无限投入，以求所谓的“信息安全”。经济性是大于安全性的重要指标。

信息存储的可靠性和安全性是所有活动的基础。可靠性和安全性所涉及的的方面既有技术层面的也有管理流程层面的。在技术层面，所有的数据在从录入阶段开始，到传输，储存，分享的过程中，相关技术要支持全程的加密，加密技术的高低与经济性密切相关，与数据可靠性，完整性都密切相关。

（六）工作岗位，系统权限和系统的安全性问题

在任何信息共享系统中，落实系统信息的各种技术特性离不开系统权限管理，系统内部信息权限管理包含有读取，改写，删除等信息使用权限，是现实工作的虚拟映射，反映工作流程中的完成工作的情况。各个不同的工作岗位，对于可获得信息的种类，时限以及使用修改的权限不同，需要信息共享系统的设计人员在设计阶段有一个全面完善的建设计划。系统建设完成后，根据管理实际需要，能够调整变动相关功能。