简析项目工程档案整理存在的问题与策略

2019-12-21姜红敏济宁市建筑设计研究院

新商务周刊 2019年13期

文/姜红敏，济宁市建筑设计研究院

项目工程档案是指工程项目建设和管理的相关资料，其资料形式主要包括文件、图纸、表格、影音等。为了充分发挥其作用，以下就项目工程档案整理存在的主要问题及其策略进行了探讨分析。

1 项目工程档案的重要性

项目工程档案记录了工程项目开展的相关信息，为后期工程开展提供了重要参考信息。其是在项目工程建设管理活动之中形成的一种原始、图物符合的资料。也是国家和社会发展历程中有着一定要求的文献载体，同时也是建筑工程在建设过程中的精确记录，作为十分珍贵的信息资源，在城市发展中意义重大。在建设项目管理过程中形成的各种文档和材料，其范围一般包括有土建、文件、水电设备安装工程等等文件资料。也记载着构筑物、地下管线建设等活动，也是建设项目管理过程中（比如投资、施工、维修、改扩建等等活动）而形成的一些档案资料，这些档案资料可以将建筑工程的建设全貌反映出来，对于工程质量评定和竣工后的管理维护具有重要意义。

2 项目工程档案整理存在的主要问题分析

项目工程档案整理存在的问题主要体现在：

2.1 收集困难。很多建设单位对工程档案重视不够，没有落实专人负责，以工程紧、任务重为借口，不及时形成、提供档案材料，不注重收集具有保存价值的文字、图片、音像等档案资料，甚至工程项目竣工很久也没有提供相关档案。

2.2 内容不全。由于项目工程档案工作的特殊性，很多建设单位存在重工程、轻档案的问题，没有形成完善的档案整理工作机制，工程档案不全等现象普遍存在，甚至有假档案、假资料等问题。

3 项目工程档案整理工作的策略分析

3.1 全面收集项目工程档案资料。项目工程由于时间较长、室外工作多、涉及面广、单位分散，档案收集存在诸多困难，很容易造成资料积累残缺不全。要健全档案收集机制，充分发挥各方面的工作积极性，形成共同关心档案、共同收集档案的工作合力，从源头上保证文件材料无遗漏、无差错。一方面，要强化跟踪。档案工作人员要积极、主动、全面掌握工程进度，根据工程进度，及时督促有关科室或项目部收集档案，并做出相应的技术指导。另一方面，要强化协调。对一些规模较大的项目工程，项目建设单位和档案整理部门，应高度重视档案收集工作，加强与施工单位档案员及监理等单位的联系，避免档案原始材料的散失。

3.2 建立健全项目工程档案整理机制。项目工程涉及面广，档案工作从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交等，需要参与工程项目的建设、设计、施工、监理等多个单位的共同努力。做好项目工程档案工作，首先必须健全管理机制，明确各相关单位的档案整理责任和工作要求，每个项目的每个参与单位都要设立专职档案员，负责本单位的档案工作，实行档案整理与工程项目的建设同步进行、同步督导、同步检查。在各单位内部，要健全档案联动机制，做到普通档案资料定期上报，重要资料随时上报，切实保证档案资料的时效性和完整性。

3.3 严格项目工程档案编研。一是利用摄影、录像等多种数码处理和载体记录城市发展，并将其编制成专题片、画册等，这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应快节奏的社会，为处于“读图时代”的广大群众所接受。二是围绕经济发展和建设做好编研。这应始终是编研选题的重点。建设中，开展了专题资料汇编工作，先后汇编了道路改造工程、供热供气管理项目工程、“拆墙透绿”工程等专辑，为规划建设管理部门以及专业技术人员提供极具价值的参考资料。三是体现出地方特色。项目工程档案含有深厚的文化底蕴，反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等，对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值。

3.4 保障项目工程档案的延续性。项目工程为了适应城市发展的速度，需要在原有发展的基础上做出快速的更新与转变，而项目工程档案在建设过程中发挥着极其重要的作用，这就对项目工程档案的质量及管理水平提出了较高的要求，需要不断提高档案整理人员的业务技能和素质水平，为项目工程水平的提高提供可靠的信息依据。项目工程档案在管理过程中需要从城市发展的实际情况出发作出相应的改变和创新，如城市的点、线以及面等方面发生了较大的变化，项目工程档案整理人员也要在此基础上有所创新，从而确保档案的延续性。

3.5 加强项目工程档案信息化建设。首先要加强项目工程档案信息现代化建设。一是加强信息资源建设工作。从文件目录做起，将现有档案数字化，并及时建立、逐步充实和完善档案信息数据库。二是加强计算机网络设施建设。加强计算机配备，并实现计算机连结上网，实现档案信息快速传输检索和利用。做好计算机软件的选用和设计，从档案整理的实际出发，综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，以满足档案整理的要求。三是加强信息化管理人才。项目工程档案信息化建设，要求档案工作者既要掌握档案学基础理论的档案整理知识，还要掌握一些计算机技术、网络技术和操作技能。

3.6 提升项目工程档案的服务水平。项目工程档案整理最终目的是服务工程建设、保障城市运行、促进城市发展。因此要健全档案服务机制，拓展项目工程档案服务范围和领域，变档案收集为档案应用，变管理为服务更好地发挥项目工程档案的作用。在具体的城市规划、建设和管理实践中，要建立健全档案审查机制，确保每个规划、每个工程、每个改造都先经过档案对接和档案审查；同时要依托信息技术，积极开发三维项目工程档案整理系统，为各施工单位提供方便、快捷的查询服务。