试论文书档案管理中存在的问题与对策

张彦宗

摘 要：文书档案是一切社会组织、工作单位等在领导和行政管理活动中形成的有重要价值的文件。可以作为衡量一个组织的管理水平的标准之一，也记录着一个单位或者组织的历史印记，所以通过实现文书档案管理的科学化现代化，将文书档案的价值发挥到最大，是一个单位可持续发展的基础。针对这是社会现实，本文简要介绍文书档案管理中的矛盾点，并给出适当的解决对策。

关键词：文书档案;科学管理;管理水平;可持续

文书档案是作为档案必不可少的组成成分，不但可以决定一个组织管理水平的高低，还是该组织发展历程的记录载体，文书档案涉及方面广阔、呈现形式多样，管理工作的重点是文件的收集整理和归档存放，是文书档案管理的基础性工作。随着社会的信息化技术化现代化，对文书档案的管理也提出了新的要求，文书档案管理的整体质量面临挑战。本文介绍了文书档案管理中的矛盾点并介绍了解决方案，以期能对各组织形式中的文书档案管理工作有所帮助。

1 文书档案管理中的矛盾点

1.1 各级领导和管理工作人员的轻视

目前不论任何组织，领导对于文书档案管理工作的态度是：虽然不可缺少并且对单位的发展很重要，却没有科学的方法来提高管理效率和精准度。对管理员的要求就是尽快收集并有效存放，不做其他要求，做好了没有奖励，久而久之，工作人员失去了热情，工作没有创新性和积极性。档案的管理工作只是表面上的，管理层面停滞于工作人员奔跑于各部门催收材料之后就是等待材料上交，这一过程中的问题就是对于档案文件没有同意要求标准，档案的承载材料不统一，格式不标准，没有档案应有的价值。由于组织内从上到下的轻视，管理层次停滞，水平和效率大打折扣，工作人员没有热情，管理工作千篇一律没有创新。

1.2 文书工作和后期管理没有有效衔接

在文书档案管理工作中，管理属于后期工作，基础工作是文书工作，两项工作应该无缝衔接，紧密相连。现今文书档案管理工作中的矛盾点之一是文书工作者并不了解档案的管理，没有档案意识，档案管理人员对文书工作的涉猎较少，导致了本应该紧密相连的两项工作脱节严重，造成后期档案形成后多数都会出现错误、遗漏、格式差别、载体质量不佳等多个问题，限制了文书档案管理工作的进展。

1.3 文书档案得不到有效利用

文书档案具有不可替代的价值，但是由于管理水平低下，管理方式不够先进，文书档案在归档后得不到有效利用，查阅率检索率极低，管理的信息化水平不高，计算机系统应用不够广泛，导致查阅检索繁琐，也是导致利用率低原因之一，也降低了文书档案的实际价值。文书档案的专业素质和技术水平低，是导致文书档案借阅率低检索困难的直接原因。

2 提高文书档案管理质量的方案

2.1 在思想上行动上引起各级领导和管理者的重视

首先，文书档案管理工作需要各级人员的重视，其中各级领导的重视尤为重要，领导在文书档案管理工作中起到了指引工作方向和确立管理目标的重要作用。可以通过定期开组会，听取档案管理人员的工作进展和工作意见，通过板报宣传，专题讲座等方式将《档案法》和《档案法实施办法》带入到领导和档案管理人员的日常生活和工作中，建立专门的奖惩机制来激励档案工作者的积极性，锻炼其危机意识，激发档案管理工作的热情和活力。其次，要加强各个组织之间的交流学习，分享管理的成果，先进的方法和技术手段，吸取先进的管理技术，使得各级领导和管理人员都能在一定程度上有所提高。再者，文书档案工作的管理者应该经常去基层档案室了解相关工作进展，满足档案工作者的基础需求，把握档案工作的大方向，对工作成果进行监督。

2.2 建立文书工作和档案管理之间的有效链接

档案室在经历了前期的文书工作之后形成的，文书文件的质量对后期的管理和可持续性发展都有着决定性影响，所以想要文书档案的管理工作水平要有所提高，就必须将前期的文书工作做好。第一步，为文书工作者提供培训学习的机会，在学习中让他们建立档案意识，了解文书工作在档案管理工作中的不可替代性可影响力，培养文书人员在文件格式、材质、字体大小、纸张尺寸等标准方面的规范性，严禁使用红色墨水笔、圆珠笔和铅笔、复写纸等篡改档案材料，批阅文件应该规定使用笔的颜色笔形等，注重细节，才能将档案价值保留。第二步，增加员工专业技能的培训次数，给工作人员提供更加全面便捷可靠的学习交流的平台，比如合理替代值班、外出交流、组织内部交流会等。让工作人员学会在处理档案文件时注重细节，收发文件时要学会更加专业地登记，方便后期查找整理，而且要进行初步核实校正材料，完善材料。除此之外，对于领导在外参加会议等活动带回来的会议要义等材料要安排专门的人员整理敛收，做好前期的基础工作。档案管理者应该不断地充实自己，增强自身的专业素质，专业技能，积极学习新知识新方法，以自身为榜样带动档案工作者。第三步，完善管理制度和工作制度，使档案管理工作规范化。编写细致简洁及易执行的操作章程，把好签发档案文件关口，无用无效的文件一律不予签发，公文的正式颁发印制之前，要做好检查审核工作，如是否有齐全足够的附件、签订颁发的手续章程是否完整、格式纸质是否符合规范规定要求等，保证在公文归档之前的准备工作不违背任何规定，从根本上确保文书工作和档案工作的有效衔接。

2.3 加快实现文书档案管理的现代化进程

在快速发展的经济化信息时代，所有工作都要从传统方法向着信息化方向前进，实现文书档案管理的现代化信息化，不仅能提高工作效率，完善工作流程，也能让所有人都能应用新技术和新知识。在这一过程中，要求档案工作者不断学习新知识，新技术，同时要熟练掌握计算机的操作流程，熟练在计算机上进行文档的草书、格式的规范化操作、删减统计检索等基础工作，创建适用的文书档案管理系统，不断完善，熟练应用。同时也并不能完全抛弃传统管理方法，在应用计算机进行档案的管理工作同时，还是要做好文书的记录、整理和校正工作，计算机只是辅助。文书档案管理工作向着现代化信息化发展是时代必然，文书档案管理者和工作人員都应该尽快掌握新的专业技能，熟练掌握在计算机系统中管理和归档，让文书档案管理工作在信息化和现代化的道路上发挥出最大的经济效益。

3 总结

文书档案管理工作的重要性不言而喻，对于任何形式的组织都是不可替代的，更是决定这单位或组织的管理水平，关系着组织的发展，随着社会的不断进步，档案载体的增加，形式的多样，文书档案管理有了更高的要求，也面临着严峻的挑战，在文书档案管理改革的进程中，要求各级领导都能够深入工作基层，强化自身专业素质，带领基层工作人员一起将文书档案管理工作水平切实提高，对于其他组织的管理经验和方法，秉着“去其糟粕，取其精华”的原则，将最先进最适合本组织发展的管理理念和技术应用到实际工作中去，随着不断地探索和提高，发挥档案的最大价值。

参考文献

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