市场经济条件下企业档案管理的研究

2019-12-20

新营销 2019年9期

(山东省产品质量检验研究院山东济南 250102)

近年来，随着我国改革开放进程的加快，社会经济取得了突飞猛进的发展，随着经济的发展，我国的科学技术也取得了很大的进步。科技发展带来了社会各方面的变迁，对企业的档案管理工作也提出了新的要求。作为新时代背景下的企业，需要对企业的档案管理工作加强监管，并且要加大创新的力度，以此使企业能够保持与时俱进的能力，转变管理的观念，将企业传统的档案管理模式与新技术进行有效的结合，以此来提高企业档案管理工作的水平。

一、企业加强档案管理工作的必要性

(一)有利于提高企业的整体水平

企业的档案管理工作指的是对企业的文件资料进行收集、整理、归纳、保管的过程。档案的管理是为了企业在之后的管理过程中，可以随时进行利用，对于过期的档案要进行及时的销毁处理，以此来保障企业档案的质量，使企业的档案管理有章可循，以往档案管理过程中的不足可以得到有效的弥补，保障企业的档案管理工作的有序进行。

企业建立健全的档案管理体系，一方面可以使企业的档案得到有效的管理，另一方面也可以促使企业的管理者能够对档案管理的工作提高重视度，使企业的全体员工都能参与到企业的档案管理活动当中来，企业的全体员工都能够认识到企业的档案管理对企业管理的重要性。尤其是近几年来，越来越多的企业开始认识到档案的重要性。但是与此同时，企业对档案管理工作的要求也越来越高，档案管理工作已经成为企业管理的一项重要任务。

企业如果建立起完善的档案管理体系，那么在企业的经营管理过程中，可以使档案管理活动渗透到企业发展的各个环节，可以使企业档案管理机制得到完善，企业管理队伍扩大，企业的档案管理工作更加具有准确性。在企业对档案管理的标准进行规范化的过程中，应加强其档案管理和档案信息开发工作，同时还要加强对企业的全面管理工作，这是企业在规范档案管理工作中不可忽视的问题，它能对我国企业的发展起到极大的促进作用。

(二)档案管理是企业管理的重要的工作之一

企业的管理工作应该是全面的管理，要以质量管理作为管理的中心，促进全员参与到企业管理工作中来，其主要的目的在于使企业内部的员工能够受益，并在此基础上，更好地实现企业的发展规划。在企业的管理工作中，档案管理工作也是一个关键的组成部分，在实践过程中可以促使企业严格按照标准和要求来对企业进行管理，企业需要将档案管理纳入企业全面的质量管理体系工作中来。

二、企业加强档案管理的措施

由上文的研究结果可以看出，就目前的市场经济条件下，企业要想得到很好的发展，就一定要提高档案管理者的业务水平，使他们有能力做好相应的档案管理工作，去实现企业的发展目标。对于企业的档案管理，笔者认为可以注重以下三点。

(一)强化对档案管理工作的认识，促进全员参与

企业的管理者应对档案管理工作的各个环节引起重视，企业的管理层需要具有超前的创新意识。在实践活动过程中，我们能够看到的是，如果企业的管理层对企业的档案管理工作缺乏充分的认识或者足够的重视，那么企业的档案管理工作就会受到一定的限制，档案管理工作很难在企业当中获得充分和长远的发展。在企业的档案管理推广过程中，我们还发现了许多存在的问题，有的企业看起来十分重视档案管理的工作，也将企业的档案管理工作纳入企业的管理活动中来，但是在工作过程中缺少章法，流于形式。

笔者认为想要提升企业管理人员对企业档案管理工作的重视程度，在实践活动过程中，可以着重加强企业对管理者的认识的培训，让他们对企业档案管理的重要性有足够的认识。与此同时，我们还需要认识到，企业的档案管理工作对企业长远发展的重要性，以此来促使企业内部的全体员工都参与到企业的档案管理工作当中，提高企业对档案管理工作重要性的认识。要达到这个目的，要先让员工对企业档案管理工作的重要性有一个充分的认识，并能够提高企业档案管理人员的整体素质，调动全体员工的积极性，才能切实推动企业档案管理工作有效开展，使企业档案管理工作的作用能够被充分地发挥出来。在这个过程当中，企业需要坚持以人为本的理念，将企业的档案管理工作由理念变为实践，使企业的档案管理工作能够得到有效的优化和完善。企业的档案管理工作要实行责任制，使档案管理工作更加科学化和合理化。

(二)创新企业的档案管理模式

随着社会进步和科技发展，现在我国已经进入了大数据时代。大数据时代的信息技术手段出现了多样性的发展，并且被广泛地应用于实际的管理活动当中，这就使很多的信息能够得到及时有效的处理，大量的有价值的信息能够得到及时的保留，技术的进步对企业的档案管理工作提出了新的、更高的要求。

随着科技的发展，当前的大数据技术已与企业档案管理工作结合在一起，并在实际中得以应用，它冲击了企业原有的档案管理模式，为企业档案管理提供新的开发方案，并为企业档案管理工作的创新起到了很大的推动作用。

第一，在档案管理过程中使用云存储模式。计算机技术的发展，使大数据技术得到了逐步的完善，并且大数据技术云存储模式能够使企业有效地保存档案资料,档案信息的性价提高，为需用档案的用户提供高水平的服务。同时，还需要为企业的档案管理工作做好服务，为企业的档案管理提供基础设施建设，加强档案管理电子硬件系统的建设，为企业的档案管理提供完善的系统并且配备相关的软件，并基于此建立多媒体文件数据库，以便更好地管理和检索。

第二，对档案资料的数据分析加强管理。在实际的管理活动中，需要将大数据技术不断应用到企业的档案管理活动中，在新型的管理模式中，能够有很多的模式可满足企业的管理需求。与此同时，需要改善各种数据信息，改善文件管理系统的服务功能。在大数据技术下的档案管理活动中，使用大数据的数据分析方法，可以综合调整用户的需求，促进档案数字结构的开发。值得关注的是，在目前大数据技术的使用中，如何才能将各档案之间的数据库联系在一起，并且对价格数据资料进行广泛的使用,使企业档案资料的管理和利用提升到一个新的高度。

第三，完善数字档案的检索功能。随着技术的进步和发展，可以采用苏子华可视系统对档案进行管理，采用图表的形式对企业的档案进行管理。在实际的应用过程中，在科学预测和分析企业档案数据的基础上，开展数据信息管理，全面推进企业档案数字化建设，促进档案管理效率的提高，提升档案管理的准确性。

(三)构建数字化共享平台，提高企业档案资源的利用效率

相对于传统模式下的档案管理工作来说，根据档案部门的需要，各部门向他们提供相关人员的信息，再根据个人需要，由档案管理的负责人向需要方提供相关信息。这样一来，不仅程序比较烦琐，而且降低了工作效率。就目前来说，在大数据时代背景下，对档案的管理需要打破传统管理的局限性，将档案管理工作从资料的收集、保管、查找、利用的各个环节都完成管理方式的转变，加大力度推进档案资源管理数字化的开展，切实抓好档案管理数字化的建设，有效地开展档案资源的共建活动。

在整个的活动中，企业需要利用现有的大数据技术、计算机技术进行规范化的建设，形成企业内统一的共享平台，收集和整理原先发布在各个部门的档案，使用先进、科学的管理理念，加强对档案资料的有效管理，以此促进OA与ERP和企业档案管理工作的有效开展。