档案数字化前整理编目工作存在的问题与对策研究

文/梁桂芳，中山市承志档案管理有限公司

我国的教育结构随着时代的变化而调整，现代社会对于人才的需求是广阔的，对于人才的要求也是严格的，想要成为一个应用型的现代化人才，想要发挥出档案数字化的真正价值就不得不下功夫，培养出真正能创造出价值的才能。真正意识到档案数字化的重要性。面对档案数字化结合档案整理编目工作的改革和实践探究，需要进行仔细分析，意识到档案数字化手段的价值，同时指出当前面对的困难，找出解决的方案。

1 档案室整理编目工作的目前问题分析

1.1 档案管理室资料复杂庞大难以梳理

档案室资料信息十分繁杂，在涉及面上十分广阔，档案数字化的应用更多是针对整个系统资料信息的综合梳理，不同的分类中如何进行应变整理能力，锻炼对档案室的全面把握能力。如今人们更加看重的是创新能力，逻辑能力，而不是一成不变，看山是山的单一眼光和思考方式，所以档案数字化在针对人们的逻辑和全面把握能力的培养上十分有效。但是众多档案信息整理动作都面临着时间上的压力，信息量庞大的压力，对如何整理陈列不得其法。档案数字化的出现与融合就是在此刻针对这些问题进行的积极应对办法。档案数字化本身具有庞大的信息网络，能够随时调出所需信息，而且它的最大作用是能够把所有资料信息进行归纳总结，呈现出一个结构分明的知识网络，增强逻辑感，知识的全面把握。

1.2 档案管理机制的不完善

其实无论是开展怎样的工作，都需要有一个管理机制来对所有的工作行为做出指导和规范。这就要求档案室管理工作人员积极开展工作，建立一个合理的规章制度来规范管理工作行为，杜绝危险行为和违纪行为的出现，这样才能更专心也更专业的对机构档案管理室数字化管理系统中心开展积极有效的工作。对此，这个制度规章应当针对工作中的各个方面，而且包括所有的工作管理人员都要在制度体系内，在工作中无时无刻不遵循体制管理，在基础性的制度体系上就杜绝问题的萌芽出现，合理有序的开展日常工作。

2 提升档案数字化前整理编目水平的手段

2.1 完善档案工作管理机制

目前档案管理工作的不断进步很大一部分得益于机构档案管理室数字化管理系统科技的力量，它对于档案管理室的信息整理分析和呈现的能力是十分强大的，已经形成一个体系，在具体的生产学习活动中，都能给予很强大的支持和帮助。希望以后能建立更好的规章制度来维持管理工作继续有条不紊的进行开展，保障全方位的档案管理室数字化管理系统信息可以继续进行传播交流，为更多人提供更多的服务。

2.2 保证档案管理工作的运行平稳性。

在开展档案管理室数字化管理系统操控中心的安全排查工作时，一定要注意运行状态的平稳性和联系性，各部分相互关联相互影响，绝不能出现此消彼长，一强多衰的局面，在对某一单个部门调试增改时，要顾及大局，在各个系统中进行预先调控试点，预防不出现问题的时候才能开始进行循序渐进式的调整改变，这才是安全又有效的策略。在处理档案管理室数字化管理系统安全工作中遇到的问题时应该有目标性的来进行排查，对于会导致档案管理室数字化管理系统出现问题的因素进行重点化管理，进行有目的的安全维护，保证档案管理室数字化管理系统中心可以安全稳定的继续工作。同时对于档案管理室数字化管理系统中心的安全排查还要有预防性，对于可能出现的恶意攻击和病毒侵入，应该提前及时引入科技防控手段来针对处理，这样才得以保护档案管理室数字化管理系统中心的安全。

2.3 加强档案管理人员的素质教育。

随着当代科技的不断发展，现代科技的新型手段也被不断应用在工作当中，它不仅出现在经济发展的一线上上，同时还渐渐的普及到了档案管理中。令人欣慰的是，这种新型的方式受到了更多人的喜爱欢迎。这也就对档案管理室数字化管理系统中心管理人员的素质教育进行了要求，在技术帮助上提供对专业技能二次学习的机会，针对一些需要高级人才的部门更要提供一些进入专业机构进修的机会，人才的提升也就是整个团队的进步，不断的进修学习也是一个融合新理念的过程，等具体作用到工作中又是一个更新发展的动力。技术的研究需要大量的资金人力的投入，针对档案管理室数字化管理系统中心的基础设施的研究开发，更要及时进行安排进行，更新换代以后的档案管理室数字化管理系统基础设施工作效率将又上一个新的台阶，大大降低问题点的出现，更好的开展工作。

2.4 增加档案数字化的支持设备

档案数字化在档案管理中的融合需要通过具体的设备来维持工作的开展，这个融合活动的开展依赖于管理人员的引导和众多学术的参与度的同时，还是会受到设备材料的影响，在档案数字化融合的过程中，一些基础设备总还是要有的，否则档案数字化也将无法开展，所以一定要保证档案室信息设备的完整性和可用性。不能在需要进行档案数字化融合实验的时候受到场地设备的限制，而无法开展。但是设备的采购就需要资金的投入，需要管理经费的增加，在这一点上就需要给予高度的关注度，尽可能地在经费的分配上能够重视到档案数字化设备的采购。与此同时也需要专业人员本身进行档案数字化设备的改造，充分合理的进行改造利用，尽可能的以最小的代价达到最好的效果。

3 结语

在进行全面化的档案管理室数字化管理的技术研究开发工作过程中，因为过于对档案数字化的追求或者研发的难度较高，一定要注意运行状态的平稳性和联系性，各部分相互关联相互影响，绝不能出现此消彼长，一强多衰的局面，在对某一单个部门调试增改时，要顾及大局，在各个系统中进行预先调控试点，预防不出现问题的时候才能开始进行循序渐进式的调整改变，这才是安全又有效的策略。