ERP系统在独立学院财务管理中的优缺点

(苏州大学文正学院 江苏 苏州 215200)

ERP系统在实际使用过程中主要服务于财务部门，ERP系统可以将管理融入现代信息科技，避免原来管理冗杂且效率不高的情况。ERP系统也可以实现各部门之间的信息集成与互动，为财务收集各类经营管理信息，且ERP系统具有较强的时效性和准确性，能够有效保障财务信息质量并提升财务工作的效率。

一、ERP系统概述

首先，ERP系统可以解决独立学院财务管理中遇到的很多问题，例如，信息沟通不畅、数据缺乏时效性与准确性等；其次，ERP系统提升了财务工作的价值，使财务工作可以获得更多人的认同；最后，ERP系统可以更好地为数据提供保护，减少数据流失的可能性。

综上所述，ERP系统的作用就是将独立学院的管理数据整合在一起，在系统内对数据进行处理和存储，ERP系统的应用，可以优化财务整体工作流程，降低原财务的工作量，提升工作效率。

在独立学院的财务管理工作中，ERP系统的应用主要体现在两个方面。一是ERP系统改变了财务原有的工作模式，使财务的工作效率较以往有了很大程度的提升。二是当前是互联网经济时代，ERP系统可以帮助独立学院积极地与时代接轨。在会计核算中，ERP系统可以直观地展现各项财务数据，帮助管理者了解当前的经营管理情况。此外，ERP系统可以对现金流进行有效的把控，减少不必要的资金支出。除上述外，ERP系统还能帮助财务人员处理善后工作。ERP系统虽然具有很多优点，但ERP系统应用的时间较短，还存在很多的不足，在实际应用中，应对其优缺点进行辨证的分析，从而妥善地对ERP系统进行应用。

二、ERP系统优点分析

(一)ERP系统拥有较强的整合性、便利性以及弹性

在财务部门引入ERP系统之前，财务工作人员每天忙于收集各类经营数据，工作十分繁重。此外，财务人员将注意力集中在经营数据上必然造成对管理信息的忽略，从而造成管理信息片面，难以使管理者全面地了解独立学院的实际运行情况，无法就独立学院的下一步运营做出准确的判断。ERP系统引进后，管理信息缺失的情况得到了很大的改善，ERP系统强大的整合性，决定了其可以将整个经营信息与管理信息囊括其中，在ERP系统中，信息整合为决策提供了更科学的参考。此外，ERP系统具有极强的便利性，ERP系统的应用可以在任何一台可供支持的计算机上实现，无论管理者身处任何位置，只要登录ERP系统，即可查阅自己权限内所能看到的各种信息，并利用自身的权限对ERP系统中的数据进行修改，相关部门的人员可以参照数据指令进行工作调整。ERP系统是由多个模块组成的，在实际使用中，ERP系统可根据实际需要对应用模块进行增加或减少，并将各模块整合应用在一起，这一功能可以极大地满足实际需要，避免不必要的资源浪费，也能很大程度上提升应变协调能力。

(二)ERP系统有助于数据集中存储

ERP系统最直接的作用就是将各种类型的经营和管理信息整合在一起，并将其存储在后台的服务器中。数据是ERP系统工作开展的重要支撑，如果失去数据采集和存储功能，ERP系统将不复存在。对独立学院而言，将财务系统、人事系统、酬金系统、学费收费系统、固定资产系统、财务系统、后勤管理系统、实验材料管理系统等各部门的系统在ERP系统中开发模块，进行集中存储。ERP系统中数据存储本质上就是构建数据库，数据库建成后，使用者可在自身的权限范围内调取过往数据，并对过往的数据进行分析，管理者可根据数据分析了解某段时间的经营管理情况，并能及时对经营管理策略进行调整。

(三)ERP系统有助提升管理绩效，实现各组织间的良性互动

对于独立学院而言，引进ERP系统的根本目的就是提升管理绩效，打破原有部门各自为战、信息闭塞的情况。实践证明，ERP系统引进后，管理绩效有了很大提升，ERP系统可以将财务工作人员从繁重的统计工作中解放出来，优化财务管理工作中的漏洞，管理人员可以随时随地了解财务情况，并且能够直观从ERP系统反馈的数据中了解当前财务工作甚至是经营管理工作中存在的问题，这为经营管理工作提供了很大的便利性，免除了原本冗杂繁复的工作。此外，ERP系统的应用将多个部门串联在一起，实现了各部门之间信息的实时互动，缓解了以往各部门之间因信息沟通不畅造成的各种问题，提升了各部门之间的工作效率。

三、ERP系统缺点分析

ERP系统在国内的应用时间较短，因此还有很多地方需要完善。ERP系统目前存在的主要问题是配置昂贵、信息不充分、安全性存疑、潜在成本巨大等问题，这些问题的出现对ERP系统的广泛应用造成了阻碍，在未来，这也是ERP系统的主要优化方向。

(一)ERP系统配置昂贵

ERP系统配置包含多方面的成本如硬件成本、软件成本、实施成本、环境设施成本和项目文档成本等。

ERP系统的运行需要用到平台、终端和其他附属设备，其中平台是ERP系统构建中最为重要的部分。例如，服务器、存储设备等，这一部分的成本可参照单位的实际应用人数计算，少则几十万元多则数百万元不等。ERP系统运行首先需要用户购买模块和操作系统，并交纳一定的许可费用，这一部分是必不可少的。ERP系统中有很多平台是不向用户开放的，用户如果想要使用，需要缴纳额外的费用。ERP系统需要构建在一定的办公环境之上，且ERP系统还需要独立的空间来放置服务器，这也会产生一定的成本。ERP系统并不具备无限的生命周期，也需要定时进行升级，以满足外界的变化以及日益增长的应用需求，系统的升级并不是免费的，随之产生的数量可观的时间成本和人力成本，也会给很多单位带来经济负担。

(二)ERP系统信息不充分，安全性存疑

ERP系统在与其他的软件进行对接时，偶尔会出现错误。当前，ERP系统的功能并不能满足所有单位的全部需求，这就需要定时对系统进行更新和完善或与其他的软件串联使用，以满足不同单位经营管理的需求。如果这些软件出自很多的软件开发公司，在使用中就会出现信息匹配错误的情况，从而造成ERP系统中信息不充分。此外，ERP系统还存在安全性方面的问题，ERP系统为了扩大应用范围，使员工出差在外期间也能正常运行，对系统的空间进行了很大的扩展，但这也造成了一定的安全性缺失，例如，采购员在外地工作时，可以随时调取本单位的资金情况、采购计划等数据，这极有可能造成数据泄露。很多单位为了方便了解情况，有时会给客户一定的访问权限，这些权限一旦设置不当，极有可能使客户看到本不应该看到的内容，造成单位自身的损失，另外权限设置本身也存在一定的安全威胁。

(三)ERP系统潜在成本巨大

ERP系统潜在成本主要包含两方面。一是为使相关人员掌握ERP系统的正确使用方法，单位内部需要聘请专业人员对人员进行培训，培训次数和培训效果无法量化，在这其中，可能会因此产生大量的时间成本和人员成本，这对于单位而言，也是一笔很大的负担。二是ERP系统需要将所有的数据重新录入，录入的数据不光是当前的，还有过往的一系列数据，原有的数据由于未使用系统进行存储和分析，很多都极为分散，需要花费大量的时间来整理和录入，数据整理并录入ERP系统后，需要在ERP系统内完成转换，在转换的过程中，要对数据进行核实，以免出现错误影响其他的模块，这些工作都需要大量的人力和物力，因此也会产生大量的成本，给单位造成一定的资金负担。

四、总结

财务管理是独立学院的命脉，独立学院要想稳健地运行，需要对财务工作进行监督和管理，基于此，独立学院特引进了ERP系统，ERP系统可以对传统的财务管理流程进行优化，规避很多财务管理中可能出现的问题，实现对资金流的把控，减少不必要的财务支出。但ERP系统整体运行时间有限，在实际使用过程中还存在很多的问题，要注意加强对系统的管理，积极解决可能存在的各种问题，只有这样，才能更好地发挥ERP系统的优势，将财务管理的作用发挥到极限。