从职务侵占案探析公司内部控制管理

徐芳

（广东诚安信会计师事务所有限公司，广东 广州 510000）

一、引言

职务侵占罪是指公司、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财务非法占为己有，数额较大的行为。

随着经济的发展，企业的内外部环境发生了巨大变化。在复杂的环境下，单位人员利用职务之便侵占公司财物的问题日渐突出，且涉案人员由一般管理者向高级管理人员发展，涉案金额越来越大。

为保障公司规范有序、科学高效运行，建立实现目标的长效保障机制，内控制度及法律应运而生。20世纪90年代，美国COSO提出内部控制框架，1999年，我国《会计法》对建立健全内部控制提出原则性要求，随后发布《内部会计控制规范—基本规范》等7项内部会计控制规范为内部控制实施奠定了基础。2008年及2010年，先后发布的《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制配套指引》，建立了内部控制的总体框架和基本要求，明确了内控建设的目标原则及构成要素。

企业内部控制指由董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施、旨在实现控制目标的过程。是将公司活动中的风险要素、内控规范、业务流程、控制活动等系统化，通过优化流程和内控规范执行，保障内控体系落实，进而推动企业管理水平的提升，为企业创造更好的内部环境。

二、由职务侵占案分析内控管理的不足

万丈高楼平地起，无数运营失败的企业和经济犯罪案件都表明，内控管理薄弱是其最重要的原因。如实务中某日突发A公司出纳涉嫌职务侵占案，使该公司内控管理问题暴露无遗。该公司系某集团属下二级单位，在集团内业绩表现平平，日常运营平稳，人员稳定。正因此，公司管理层放松了对日常工作管理，加之财务室领导对部门人员过于信任、会计岗位疏于对出纳工作的复核等因素致使内控制度形同虚设，使出纳屡屡得逞涉案金额达170万元。案发后，为规范管理，落实岗位职责、健全问责机制，杜绝此类事件发生，A公司遂委托某机构对其内控流程梳理分析，发现以下不足：

（一）内控管理意识薄弱，存在不相容岗位交叉履职、会计履职不到位的情况：1.余额调节表偶尔由会计代为编制交出纳复核；2.未及时编制余额调节表。在出纳数月未上报对账单的情况下，会计未及时采取措施核查银行存款，致使出纳伪造银行流水，转出存款高达53万元，而会计却全然不知。据相关规定，A公司余额调节表理应由出纳编制、会计复核、财务负责人定期或不定期抽查。但A公司出纳和会计将不相容岗位职责交叉执行，且在出纳数月未上报对账单的情况下，会计未及时督促并采取其他替代性措施防范资金管理的隐患，违背了重要性及制衡性原则。

（二）变相执行现金盘点制度。A公司操作流程为：出纳将现金盘点数报给会计，会计将出纳提供的数据与账务核对；出纳盘点未形成盘点记录，会计仅依据出纳交单表盘点，对交单表期末数与下一期交单表期初数存在的差异，既没有引起重视，亦没有及时查明原因纠正。此环节，出纳利用自身优势掌握了周围环境及整个业务流程，使其对流程中漏洞的认识更加清晰，利用起来得心应手，直至侵吞租金、员工借支还款及现金18万元；其次会计未认真履行复核职责，未及时发现出纳编制的现金盘点表的纰漏并给予纠正，致使会计监督流于形式；再次财务负责人未定期或不定期抽查现金盘点表，不兼容岗位之间相互制约和监督机制匮乏，使二次监督再次失效，背离了内控管理的制衡性原则。

（三）货款收取的内控缺失或不细化：1.款项收取后仅由出纳开具收据；2.收据管理方面，缺少更为详尽有效的措施，管理存在一定的漏洞；3.业务部门内控意识淡薄，在收回货款交出纳后，未及时索要有效的付款凭据。为出纳侵占行为提供了可乘之机，屡次背书票据截留公款97万元。根据规定，企业内部控制应当覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项，实现全过程全员控制，不存在内部控制的空白。A公司收款、票据管理制度的缺失不完善、业务员缴纳货款未索要有效凭据等，违背了全面性的要求。

（四）印章管理不规范。A公司会计平日将财务专用章放在未加锁的抽屉、默许出纳自行使用印章。这些失职行为，使出纳轻易将资金转走、将支票背书套取资金据为己有。根据相关规定，A公司财务印章应交由财务部专人保管：人名章由本人或授权他人保管，财务专用章由财务负责人保管，法人章由出纳保管，未经授权人员一律不得接触、使用印章；要对印章的使用做好记录，建立和执行问责机制，防止漏洞，确保资金安全。而A公司出纳在未获得授权审批能轻易使用印章的做法，与不得由一人办理货币资金全过程业务，严禁将办理资金业务的相关印章和票据集中一人保管的规定相背离。

三、加强内控管理的措施

内部控制作为企业生产经营活动的自我调节和自我制约的内在机制，在企业经营活动中起着重要的作用。通过加强内控管理不仅可以规范企业的运营、提高工作效率，对巩固已有成果，保障企业持续健康发展有着特殊的意义。现根据案件存在的内控管理缺陷，提几点管理措施：

（一）高度重视内控管理工作。为使员工充分认识内控管理的重要性，有效防控各类风险，管理者要高度重视内控工作，吸取经验教训，通过意识形态教育、定期培训，提升员工管控意识等手段，逐步规范员工行为，防范类似事件发生。

（二）夯实基础，建立和完善内控制度体系。企业开展内部控制，应贯穿企业经营管理的全过程。如与案件相关的收款业务，除规范资金收取流程外，应加强对销售、发货、收款业务的会计系统控制：详细记录客户、合同、发运凭证、票据、款项收取等情况，确保会计、销售与仓储记录一致。同时，指定专人定期与客户核对应收账款、预收账款等往来款项，使制度间相互支撑和衔接、形成体系。

（三）严格履行制度，强化过程跟踪，保障制度落实。内控制度如不能严格执行，等于无制度。因此，抓制度执行是依法治企、依法管理的关键环节。A公司要抓好内控制度的落实，尤其应重视：1、规范现金、银行存款管理流程，按规定履行岗位职责。一按照不相容职务相互分离的原则，对会计和出纳岗位进行科学分解，确定岗位职责和工作要求、明确各岗位的权限和关系；二出纳应及时与会计就现金日记账总账进行核对，编制现金核对记录表，通过银行日记账与对账单逐笔勾销的方式对账，至少每月核对一次，查明未达账项及其原因，编制余额调节表；三财务负责人、会计应定期监盘现金，确保账账、账实相符；四是财务负责人、会计应高度重视资金管理工作，对资金收支进行严格审核，对发现问题及其他异常情况，应分析原因、查明责任。2、规范印章管理。A公司应指定专人保管，按规定依申请授权使用。将财务印章交由财务部专人保管，人名章由本人或授权他人保管，财务专用章由财务负责人保管，法人章由出纳保管，未经授权的人员一律不得接触、使用印章。要对印章的使用做好记录，建立和执行问责机制，防范风险，确保资金安全。

（四）加强内控监督。内部监督作为内部控制的基本要素之一，对内部控制的有效运行、内部控制的不断完善起着重要的作用。企业应当根据单位的实际情况和管理要求，分析企业高风险和重要业务领域，制定科学的监督实施方案，通过方案的实施，对内控运行情况进行必要的检查，及时发现存在的缺陷，进一步完善内控制度，提高内部控制的有效性。

四、结语

随着监督力度的加强，集团公司的内控管理逐步规范，但仍有部分下属单位处在监管的灰色地带，职务侵占案屡有发生，严重影响企业生产经营，给企业带来巨大的财产损失和负面的社会影响。加强企业内控管理，建立一套科学的内控体系，使企业管理“有法可依”，企业人员要严格遵守制度规定，做到权职明确、程序流畅，确保各项经营活动的有效运行。