企业档案风险管理存在的不足及应采取的措施

袁颖璇

（湖南邮电职业技术学院，湖南 长沙 410015）

企业档案管理可以影响企业的运营效率，对企业的经营水平有举足轻重的作用，社会在进步发展，现代科技水平在快速进步，企业档案工作同时更多元化，并且实现了管理信息化、服务社会化[2]。复杂多变的企业安全管理环境使档案管理部门需要转变管理模式，主要由传统的经验管理向科学的经验管理方向转变，并且需要不断强化安全意识，改变传统的工作方式、创新工作思路、进行合理、科学的管理工作，建立健全档案风险管理控制体系。

一、企业档案风险管理存在的不足

在进行审视企业档案过程中，档案管理存在很多问题，其中一个问题是风险管理基础比较薄弱，可以从这一问题中反映出企业档案管理人员安全意识比较薄弱，考核评估机制还存在一定的问题，需要不断完善。

（一）保障机制有待完善

有一部分企业没有健全的企业安全风险管理机制，企业各部门之间不能更好地协调合作，工作衔接不到位，使档案管理工作存在一定困难，没能全面的搜集资料；第二企业没有系统的规章制度；第三管理工作人员专业素质不高，不会运用风险理论；第四不能满足档案管理工作的需求，硬件、软件建设都不足。

（二）企业员工缺乏风险意识

多年以来，企业根本不重视档案管理工作，并且没有认识到档案管理工作中存在的风险，企业工作人员对档案安全管理实质，并且存在一部员工对企业档案管理存在一些误解。

（三）监管档案风险管理工作存在问题

目前，档案风险管库在考核评估方面存在一些问题：第一检查工作人员仅仅去发现问题但是不去进行风险控制，没有进行管理，没有将自己本身的实际工作岗位与风险管理相结合，工作人员进行危险源卡控工作主要还是利用传统的方式，去背诵危险源卡片，只是清楚危险源位置，了解专业基础知识，但是缺乏实际解决问题的能力，没有过多去思考风险点，对控制措施不了解，没有把风险和解决措施融合，同时和岗位的标准没有更好结合在一起[3]。第二管理层工作人员不重视安全风险，风险研判能力不高，企业管理层人员平时的管理工作不仔细，比较粗放，不能更好地落实解决问题工作，使安全生产责任制没能更好落实，对基层员工的考核力度不断下降，导致基层员工的风险预控比较形式化。

二、企业档案风险管理采取的措施

（一）夯实基础

首先，需要明确工作的标准以及工作流程，进行科学合理指定职责，不断完善规章制度，企业各部门和档案管理工作人员需要树立风险意识，权责分明，明确工作中管理职责以及新出现的问题和状况，建立完善相关规则；第二不断提高企业员工的综合素养，企业需要定期对员工进行专业基础知识的培训以及实践操作的练习，同时在招聘新员工时需要提高招聘标准，为企业引入高素质专业人才，全面提高企业职工的业务能力[4]。第三企业需要对基础设施加大资金投入，不断创新技术，使安全风险降低。第四建立健全企业档案安全风险管理控制体系，使考核标准更加明确，做好评估工作和风险识别工作，不断加大整改力度。

（二）不断强化卡控

首先需要档案管理人员遵守相关规章制度，明确岗位职责、不断提高职业自控能力的同时，强化相关管理人员协同合作能力，档案管理人员有违章行为需要及时纠正，以便消除安全隐患。其次，需要定期进行开展企业档案安全风险管理考核评估工作，研究分析出现档案风险的原因，需要掌握档案风险的种类内容、档案风险的特点以及档案风险的发展趋势，找到可以保证档案安全的措施。

（三）统一企业员工的思想意识

建设档案风险管理体系不是一个部门的工作，也不是领导的工作，需要企业部门的各个员工共同参与，是一项综合性质的工程，企业需要统一员工思想，这样才可以取得更好的效果。企业需要进行统一协调各个部门，保证所有员工都可以参与进来，不断落实各项措施。

（四）做好风险应急工作

第一企业需要从自身实际问题出发准备好救援物资，保证可以有效落实各项安全措施，以达到可以优先抢救资料的目的，并进行妥善保管[5]。第二企业需要开展应急处理演练活动，按照岗位和层次都需要定期进行演练训练，使企业员工可以掌握救援措施，使企业员工在遇到突发状况时，可以做到高效处理突发状况，使企业的损失降到最低。

三、结束语

在社会新形势下，档案保密管理工作越来越复杂化，在工作中一方面需要保证档案使用的安全性，另外一方面需要使档案文件可以被充分利用，实际上档案管理工作的责任非常大，需要做好档案的管理工作，防治泄露文件信息。档案工作管理人员需要遵守相关法律法规，不断提高其综合素养，确保每一项资料的完整性，同时保证档案的安全，促进档案工作顺利进行。另外需要加强建设档案库房的基础设施，为档案提供安全的保管场所，更好维护个人和国家利益。为促进企业健康持续发展，需要了解企业档案风险管理工作中存在的不足之处，并且针对不足应该采取有效措施。