做好办公室的文秘工作方法探析

2019-12-19朱宝钦

大众投资指南 2019年15期

朱宝钦

（福建省松溪县自然资源局，福建南平 353500）

前言

办公室工作不仅非常烦琐，同时系统性也比较强，表面看似平凡实际却非常关键，即要有效执行上级的相关指示，又要传播重要的信息，作为办公室文秘工作者，必须对上级指示进行正确的解读，同时还要对本部门的整体工作情况有正确的了解和认识，才能灵活处理突发事件，提高应变能力。即需要坚守岗位，同时还要诚实有信用，采取科学、规范的方法进行工作。

一、当前办公室文秘工作中存在的问题

近些年来，随着工作人员的不断学习，整体素质得到了有效的提升，但是在实际工作中还存在很多的问题需要改进和优化[1]。

（一）工作目标不明确

在办公室文秘工作中，还没有制定明确的工作目标，使得工作在落实的过程中没有合理进行规划，工作目标不清晰，有些工作人员对办公室工作的标准缺乏了解，不知道自己究竟应该做什么，采用何种方法去完成工作，办公室工作人员自身岗位要求缺乏正确的认知，只是听从指示进行工作，对工作没有自身的计划，不能对自身工作进行深入的研究和分析。

（二）没有合理创新工作方法

目前，办公室文秘工作在开展的过程中，仍然使用以往的方法进行工作；管理制度与实际工作内容之间存在偏差，管理措施在执行的过程中，没有结合具体的工作需要进行优化，办公效率提升受到阻碍[2]。主要就是因为单位领导对于工作制度落实没有足够重视，部分工作还停留于形式，没有对领导意见进行统一。这就导致办公室文秘人员在实际工作中被轻视和忽略。

二、做好办公室的文秘工作方法

（一）确定具体的办公室工作规范

只有对办公室工作进行规范，才能使办公室形成科学的管理体系，减少办事的时间[3]。办公室做为单位的主要窗口，需要将工作标准化建设作为工作卡站的重点，对所有工作内容进行明确，使每个工作人员都能对自身工作有正确的认识。结合相关要求履行具体的工作责任，制定统一的工作标准。并根据时代的发展变化与本单位的实际需求对工作标准进行改进和优化[4]。另外，还需要结合具体实际，建立科学、规范的管理体系，使管理工作可以按照规章制度办事，使管理工作更加规范化、严谨化。对于管理效果比较好的工作方法继续沿用，对于影响工作效率的方法进行摒弃，同时还要根据现实的变化性创新各项制度。在管理内容中对于严令禁止的事务进行明确，不断加强工作力度。

同时在工作中还应该在办公室不同工作内容进行进行监督，综合整体性的情况进行监督，才能使办公室工作开展更加高效，约束相关工作人员的自身行为。另外，办公室人员还应该从整体出发考虑和分析问题，不断提升服务水平，按照上级领导的安排进行工作，合理处理问题；同时还需要注意工作的灵活性，积极主动完成自身工作，使问题可以在最短的时间内得到有效的解决[5]。

（二）在工作中对工作方法进行有效的创新

创新是促进我国经济发展的主要力量。文秘人员需要在国家各项工作要求的基础上，不断对自身工作进行创新，才能与时代发展相协调，使文秘工作更加科学、规范。如果在工作中缺乏创新意识，就会使工作陷入困惑，对工作效率提升产生限制。为此，如果想要对工作进行有效的创新，文秘人员必须以自身工作为基础，增加学习时间，在工作中善于积累和总结，再结合具体的工作需要进行深入的研究和创新，才能使文秘工作更加具有针对性，避免脱离实际，只有对实际需要有正确的了解，找到最合理的工作方法吗，才能摒弃与自身工作不适应的工作方式，进行积极的探索，在工作中加强落实。

（三）加强政治学习，提升自身修养

文秘人员在工作中需要与领导进行接触，帮助领导完成重要的决策，在实际工作中，为了使工作落实地更加良好、高效，需要时刻坚定自己的政治立场，与行政领导保持一致，避免出现与企业发展实际相偏离的行动和语言。同时，还要对现有的各项政策有及时地了解，避免在工作中与政策要求相偏离，不断提升对自己的要求。

文秘工作的主要工作内容就是对领导的相关意见进行传达，工作办事直接代表着领导的意图，对领导精神进行传达，在实际工作中，需要时刻意识到自身工作的重要性，明确自身位置。树立为基层服务的思想，才能发挥文秘工作的真正作用和价值，提升文秘工作人员带动整体素养。

办公室是企业发展的主要部门，工作涉及的范围非常广泛，因此在实际工作中必须强化团结意识，将相关部门的工作进行融合，积极做好引领作用，完成实际的工作目标。

文秘工作会接触到很多的核心文件，参加决策性的会议，所以必须具有保密意识，才能对企业保持忠诚之心，避免利用职务便利窃取企业的核心机密，坚持自己的工作原则，明确自身义务和责任，避免在利益中迷失自我，影响企业的整体经济效益。

（四）与时俱进、更新观念

作为企业发展的重要组成，文秘人员必须以时代发展需要为基础，对自身的思想观念进行及时的创新，加强理论研究，才能在企业进行决策时提供先进的经营理念，做好领导的辅助工作。

文秘工作人员不仅需要正确执行领导的相关知识，同时还要对经济效益给予更多的关注和重视，经常进行调查，并向领导进行汇报，保证企业经济效益的稳步提升。另外，还需要以企业经济效益为核心进行思考和研究，并提出针对性的鉴于，发挥文秘工作的督导作用。

同时文秘工作者还需要具有超前意识，在思想、观念等方面都超前，始终关注国家的形势变化，对市场动向准确进行预测，对国家经济发展趋势有正确的了解和认识，才能在企业经营发展中提出方向性的建议，更好地发挥文秘工作的职能作用。

信息化目前已经成为我国经济发展的重要特征，互联网技术成为生活中的重要组成，企业各方面工作都需要依赖网络技术，并合理进行应用，才能从根本提升工作效率，适应时代的发展变化。

（五）高标准做好文秘工作

企业在传达政令时一般会采取公文或者会议的方式。对文件进行撰写，是文秘工作人员必须旅行的工作内容，也是文秘人员素质提升的重要展示。在进行重要公文撰写时，需要文秘人员合理使用语言，表达鲜明的政治观念，保证公文在执行过程中具有可操作性性，为企业工作的开展提供正确的指导。

督导反馈是企业工作发展的重要方式，企业需要结合具体实际建立督导反馈制度，制定严格的奖励和惩罚力度，并准确进行落实，对各项工作进行监督，为工作质量质量的提升提供保证，加强与各部门之间的协调配合，顺利解决存在的问题。并且针对工作的具体落实情况需要在第一时间进行反馈。当工作结束后还需要进行总结，使每项工作内容都能准确落实。