信息化建设在劳鉴档案管理中的重要性

2019-12-19宋桂荣

大众投资指南 2019年19期

关键词：工伤职工档案管理

宋桂荣

（辽源市退休人员管理服务中心（职工劳动能力鉴定中心），吉林辽源 136200）

随着科技发展和信息化管理水平提升，传统档案管理模式急需转型升级和加强信息化管理的应用，与此同时，职工劳动能力鉴定单位的档案管理模式也需不断完善、创新。在劳鉴工作中，将档案工作信息化管理之后，将极大提高信息分类和处理的效。

一、劳鉴档案管理工作的现状及问题

（一）档案管理人员的素质有待提高

由于当前的信息技术发展很快，一部分工作人员的思想仍停留在旧的观念中，不愿意学习新的技术和知识，在一定程度上影响了档案管理的信息化建设。在档案管理中引入信息化思维非常重要，提高了思维意识，加强了对信息化建设的重视，能有效从思想观念上提升档案管理人员信息化素质。

（二）档案信息化建设不完全

目前，在大部分劳鉴单位内部，都将档案信息化建设误认为是将档案做成电子文档，在计算机上进行保存，这种单纯的用来存储数据的信息化并不是真正的档案信息化建设，真正的信息化建设是充分利用计算机应用技术及网络资源的共享，突破时间、地点的限制，提高事业单位内部档案资源的利用率。

（三）硬件设施不够完善

档案管理信息化建设，对硬件设施要求很高，而部分档案管理单位资金有限，无法购买齐全信息化所需设备，部分单位档案管理信息过于陈旧而没能及时更新，无法实现档案信息数据共享。因此，完善档案管理单位的信息化水平，需首要解决硬件实施和软件系统问题，为档案资料的可靠性与真实性提供保障。

二、劳鉴档案管理信息化建设的特点

（一）档案查询更加方便快捷

劳动能力鉴定档案并不同于其他单位的档案，因为鉴定目的有初鉴、再鉴、复查、辅具配置、因果关系等，所以每个工伤职工有可能参加一次或多次鉴定，对于参加多次鉴定的工伤职工，每鉴定一次就会形成一份档案，而且年份的跨度也会很大，在这种情况下，如果采用传统的档案管理模式，查阅的时候就很容易漏查。而档案管理实现信息化管理之后，就可以快速查找出我们所需要的所有档案资料，保证了档案资料的完整性，查询流程方便快捷，查询结果一目标了然。

（二）环境优势更加明显

传统的档案管理工作主要是依靠纸张来进行记录，对档案的存储环境要求很高，既要避免因虫蛀、潮湿的环境使档案发霉，而导致档案材料缺失，信息被破坏，又要防止被外部的各种因素所破坏，因此纸质的档案材料都不能长久保存。在对档案管理实现信息化后，就可以采用纸质档案与电子档案相结合的方式，既节省了时间和人力，又可以避免上述问题的发生，同时还可以根据搜索内容，快速的查找出我们所需要的档案信息，因此，档案管理信息化比传统的档案保管更具有环境优势。

（三）有效提高档案管理的工作效率

由于劳鉴工作的特殊性，档案管理也相对复杂，仅使用传统的档案管理模式，很难满足工作的需要。比如，工伤职工申请鉴定报名后，材料未归档之前，单位想要查询信息的话，如果是传统的管理模式，就要浪费大量的时间和人力，人工查找，而采用信息化管理之后，强大的计算机技术与网络技术，能够准确地反映出每一个工伤职工的各种信息，方便办公人员随时进行查询，极大地提高了档案管理工作效率。

三、劳鉴档案管理信息化建设的建议

（一）加强劳鉴档案信息化管理平台的建设，促进资源共享

加强劳鉴档案信息化管理平台建设，首先是在劳鉴档案管理单位引入现代化档案管理系统，系统既是劳鉴档案信息的输入端，所有劳鉴档案初始信息均需录入信息系统；同时信息系统也是输出端，对档案信息可以实现多口径多维度查询或者统计信息输出；最后，信息系统还是员工办公作业端，员工可以在系统进行信息沟通，工作查询资料、调整档案信息，检查档案信息的完整度等，促进档案管理科学系统和规范。

（二）提高劳鉴档案管理工作人员的业务素质

提高档案信息化管理水平，首要条件是提升管理人员的素质，素质提升可以通过培训、观摩学习等多途径进行，全面综合提升信息化管理素质。一方面要提高档案管理的业务素质。随着信息技术的发展，档案管理人员不仅要了解档案管理，还要了解信息化技术，并熟练掌握计算机操作技能，只有这样，才能在档案发展的过程中，跟上与时俱进的步伐。二是要提高工作人员的道德素质。由于劳动能力鉴定档案具有的特殊性，它包括工伤职工和因病提前退休人员的个人身份信息以及伤情、病历、康复情况的材料，为防止涉及个人信息资料的数据泄露，工作人员必须具备良好的道德品质。因此，要加大对档案管理人员的专业培训力度，从而促使档案管理更加顺畅地开展信息化建设工作。

（三）完善硬件设施，加强档案管理信息化建设的安全保障

推进档案管理信息化建设，首先是要加大设备投入，积极引进现代化设备，及时更新计算机系统与程序。由于档案材料的数据量非常大，硬件设施必须适合存储大量文件数据，并保证可靠性，防止由于硬件故障而丢失材料信息。因此，职工劳动能力鉴定单位内部应定期对设施进行检查和维护，及时发现设备故障，避免因设备故障造成损失。