对企业ERP运行的信息化探讨

上海化工研究院有限公司

一、引言

伴随市场经济的日益发展，我国企业的类型、规模不断丰富，特别是从事第三产业的中小企业日益增多。尽管中小企业对国民经济的贡献比不上大企业，但是他们对社会的贡献依然是不小的。应对生产和发展难题，不少企业对ERP运行的路径或方式开始进行探索，其中较为普遍的是ERP运行的信息化探索。针对企业管理水平现状，ERP系统的使用可以有效解决诸如经营成本高、决策水平不高等问题。

二、众多企业ERP运行的现状

(一)ERP运行在企业中的规模化发展

现如今，21世纪即将迈入第二个十年的末尾，但是在21世纪的第一个十年间中国发生的变化是全方位的，特别是信息化建设对中国造成的变化是显而易见的。伴随信息化建设的推进和加速，很多企业对自身信息化程度十分重视，据权威调查显示，到2010年约有80%的企业拥有ERP系统，可见ERP系统在企业中的运行和使用是十分常见的。

针对ERP系统的供应商种类，主要是SAP、用友以及Oracle的声誉比较显赫，综合市场数据显示，这三者对市场的占有率之和高达76%，所以，众多中小企业对ERP系统软件的选择主要是他们三者。由于企业对ERP系统的需求不断增大，ERP运行的规模化发展不断增强。在ERP应用企业的分布中，大企业和中小企业的应用较为广泛，同时99人以下的企业使用ERP系统的相对较少。由于中小企业的规模是不小的，ERP运行的规模化发展前景广阔，从经济学角度而言，ERP运行在企业中的稀缺性不强。

(二)企业实现ERP运行的益处

从总体角度而言，ERP运行为企业带来的益处是多层次的，无论是优化供应链管理层面上，还是优化经营流程层面上的，它们都在提高企业的生存能力和竞争能力。ERP运行的具体益处是：一是对信息共享的增强，这可以优化客户和供应商的管理。ERP运行的基础作用是，使管理者或财务人员充分了解到供应链的运行状态，在信息技术管理的作用下，实现企业内部各部门的高效沟通、企业与供应商和消费者的密切联系，最终把信息共享的优势发挥出来，提高企业的经营效率。二是降低和控制交易成本，这有助于企业提高效益。IT技术和互联网的结合是ERP的内涵所在，它对交易流程的影响是，简化交易环节、缩减交易时间。对成本的降低主要是两个方面的，一方面是减少采购人员的低价值劳动，另一方面是减少存货和采购信息的人工沟通。

三是防止存货积压，库存率降低是它的直观体现。在ERP的控制终端，供应商可以及时获取存货和销售信息，进而确保补货的及时性，最终提高企业的盈利水平。四是对生产周期的优化，这是ERP运行的突出优势之一。在正常的ERP运行中，各个环节的协作性和协同性都很强，因而ERP系统运行中的信息可掌握程度很高，使得企业内部人员对市场变化的预测和应对会十分有效，最终实现生产周期的优化。五是提高企业的服务水平和质量，这是ERP运行的最终目的。由于ERP系统为企业提供的信息是较为全面的，它涵盖用户的需求以及市场的需求，所以企业对自身服务的优化是很有导向性，继而提高其服务水平和质量。

(三)企业ERP运行中存在的问题

企业管理者在使用ERP系统的过程中，难免会出现“水土不服”的情况，毕竟ERP系统对用户的适配仅仅是大多数情况的，所以ERP系统在某个企业或者特殊性质企业的运行或使用依然存在问题，具体体现为以下三个方面：

一是投资决策的参考性不强。多数企业在选择和使用ERP的投资决策时，对本身的经营管理特点和生产需求参照性不足，因而ERP运行的实际效益往往不高。究其根本，主要是对ERP运行的理解不到位，仅仅把ERP运行作为一种计算机软件盲目推行，到ERP的实际运行中，企业管理者才发现ERP运行的不适应，最终无法发挥ERP运行的实际作用。

二是ERP系统的实施缓慢。很多企业都会相信专家的经验和意见，尽管这种做法没有错，但是ERP系统的实施进程存在不合理性，其具体是实施周期过长，这个问题在中小企业中的体现比较明显。参照大企业的做法，中小企业也会选择18个月的ERP实施周期，这可以帮助企业员工有效“消化”ERP的管理思想和使用方式，但是它对企业成本的增加做出了不小的贡献。所以，中小企业要结合自身情况在短期内，也是半年左右的时间内，推进ERP系统的运行，进而发挥其有用性。

三是对ERP运行的障碍预测不到位。很多企业对ERP系统的认识局限于“它好、它先进”，因而盲目的选择ERP系统、无法认识到ERP运行的系统性。所以，ERP运行的存在障碍比较明显，比如说基础数据不足等等。这是企业管理者和决策者的失误，同时也是选择ERP系统的不理智。

三、信息化对策对ERP运行和使用的推进

(一)前期的信息化准备

管理活动是企业生产经营的关键点，而ERP运行对管理活动作用是，改革和创新。由于ERP运行是一项周期长、成本高、涉及范围广的系统工程，企业管理者在选择ERP运行之前，要充分做好前期的信息化准备。这里的信息化准备包括立项分析和可行性分析，前者辅助后者，后者为前者的推行做保障。

立项分析是企业选择ERP运行的一个前期保障，它要从企业的基础状态和未来战略出发，对自身的优势点和劣势点进行分析，完成项目目标的细化，这包括阶段和总体目标。另外，立项分析还要依据这款ERP系统体现的管理思想进行。不仅要从IT项目的角度分析其实施目标，还要从管理项目的角度分析其管理目标和观念。最后，立项分析要以报告的形式呈现给管理者，报告要求各项数据真实、可靠，如ERP系统的参数和数据基础等等。

可行性分析是企业确保ERP运行的一个关键要素。企业决策者对ERP运行的影响是举足轻重的，对此，他们要站在企业长期发展的角度对ERP运行的可行性进行细化分析，这包括ERP系统的统一设计和规划分析。分析ERP运行可行性的核心是，对企业自身需求的准确把量和知悉，进而确定企业管理模式与ERP运行的管理模式是否匹配。具体的分析方法可以是调查分析法，从而实现ERP系统的进一步理解。在形成ERP运行的可行性报告时，报告人要充分考虑ERP供应商的技术实力和口碑等多方面因素，最终形成科学的合理的可行性报告。值得补充的一点是，ERP系统或软件的功能考察要依据企业自身的生产类型和环境，以确保ERP系统的顺利实施。

(二)选择合适的ERP系统或软件，及时更新和学习信息技术

针对多数企业对信息技术的重视和使用，选择合适的ERP系统或软件是尤为重要的。由于ERP系统或软件的应用范围较广，它的“型号”也是十分多样的，一部分ERP系统或软件适用于制造业企业，一部ERP系统或软件适用于服务业企业，因而企业对ERP系统或软件的选型需要有的放矢，特别是自身需求的分析和判断十分重要。ERP系统或软件和管理之间的关系是，前者适应后者，而不是后者适应前者。对此，决策者不能本末倒置，要让ERP系统或软件充分“配型”、充分匹配企业的管理模式，进继而减少ERP运行的二次开发、保障ERP系统的顺利运行。

另外，前期的需求分析是选择ERP系统或软件的前瞻性环节。在需求分析中，我们可以发现企业在日常管理中存在的低效低能环节，同时还可以明确管理者对企业自身的认知，包括规模、生产类型等方面的清晰认识，这是选择ERP系统或软件的有力依据。在需求分析后，企业对ERP系统或软件的需求就会十分明显，因而对众多的ERP供应商产品的选择就不会那么盲目，至少初步的选择范围可以确定下来，继而在依据ERP供应商的水平和口碑进行优势选择，最终科学的选择出一款适合企业本身的ERP产品。

最后，ERP系统或软件对企业信息技术的要求是不低的，无论企业自身的信息化水平高低，企业都需要做好信息技术的及时性更新和学习，这不仅是为ERP运行创造条件，还是为企业提高经营管理效率做贡献。值得一提的是，ERP产品不同于一般的实物产品，它的实用性不一定取决于价格，或许便宜的更为适用也是很难预测的。

(三)做好ERP实施的“高层工作”，信息化趋势不可逆转

在ERP运行比较成功的案例中，企业高层的参与总是不可或缺的。所以，企业高层领导要增大对ERP实施的重视程度，这要求企业高层出台具体的措施或方案，它们被称为“高层工作”。从ERP项目立项到项目评估的整个过程，都需要高层工作的支持和引领，这不是台面上的认同和认可，而是具体的高层工作和强有力的执行，其具体体现为项目实施中的资源保障和调配、业务流程重构和组织重组。由于ERP的实施涉及到企业内部各部门的权利和利益，所以高层工作的重点是做好企业内部的思想动员和开导。

在思想动员和开导中，企业高层可以从以下三个方面阐述ERP运行的原因：一是ERP的与时俱进性，这一点可以列举国外的国内的应用ERP系统的成功案例，把他们提高企业服务水平和经济效益的事例生动阐述出来，从而充分调动企业全员对ERP运行的积极性。二是开导员工的利益不平衡感，这一点要从企业文化入手，把企业的福利政策和人性化点一一列举出来，减少员工对ERP运行后的利益不平衡感，削弱员工的抵触情绪，以确保ERP系统的顺利运行。三是突出ERP运行的不可逆性，这要从时代的角度分析，把信息技术的多方面优势解释清楚，充分证明ERP运行的高效性，使得企业员工认识到ERP运行对自身的益处。

另外，信息化趋势不可逆转的体现不仅仅是在ERP系统或软件中，它更多的体现在人的生活中。在我国，移动支付就是有力的实例。如果高层工作对企业员工的影响还不够大，那么增强企业员工对生活的认识也会对他们自身造成不小影响，比如说支付宝、微信支付等等，这些都可以影响企业员工对信息化趋势的认识。

四、结语

ERP运行在我国众多企业的普及速度十分快，但是它面临的现状也是不容乐观的，对此，企业管理者要依据自身现状，通过ERP运行的立项分析和可行性分析、选择合适的ERP系统或软件、做好ERP实施的“高层工作”等途径，实现ERP系统或软件运行的信息化，使得企业内部充分认识信息化趋势的不可逆转性，最终实现企业的长期稳步发展和效益提升。