大数据时代档案管理的特点和要求

姚念全

（黑龙江讷河市档案局，黑龙江 讷河 161300）

大数据时代档案信息和数据总量的大爆发，也给数据的有效挖掘和准确利用带来了新的难题，并且对档案管理者的职业技能与工作方式提出新的要求。传统组织内的档案管理相关工作人员，大多只是充当一个资料保管员的角色，没有发挥真正档案管理工作该有的价值和作用。档案管理者必须紧随大数据的技术潮流，努力提高自己的技能水平和业务素质，实现传统工作角色到知识型专业人员角色的转变。

一、大数据时代档案信息管理的新特点

（一）数据体量非常巨大

根据IDC的报告，2013年的全球数据总量为4.4ZB，2014年为6.2ZB，2015年为8.6ZB，2016年为12ZB，2017年为17.9ZB。根据权威机构预测，今后每年全球数据总量的增长幅度不会低于 40%，预计 2018为24ZB、2019年为36ZB，2020年会达到为50ZB。预计到2020年，我国各类档案馆的馆藏超过10亿件，其中电子档案文卷将超过8亿件。全球数据总量的爆发，以及我国官方档案信息量的不断增加，形成了巨大体量的原生数据信息库。

（二）传统档案数据电子化

传统的档案数据的种类有很多类型，有纸质文件、录音磁带、录像磁带、影片、照片、底图、磁盘、光盘、微缩胶卷、开窗片、卷片等等，都属于各类实物，主要有档案馆和档案室来保管。随着电子计算机技术的发展，全球各大档案馆都在努力把传统的实物档案，开发成为电子档案，形成庞大的电子档案库。电子档案由各类电子档案格式和对应的应用软件组成，分为文档、音频、视频、图片及其他特殊格式文件。

电子档案拥有共享性、多样性、经济环保性、保护原件性、便于传输性、开放性等多种特点和优势。共享性可以让电子档案同一时间被不同属地的很多需求者通过各种方式进行处理，打破了使用人数的限制、固定场所的限制、时间利用的限制。多样性可以让各类、档案需求者和利用者，通过各类软件对电子档案进行自由编辑和更改格式，形成最适合用户所需的文件形式。经济环保性，一方面减少了对纸张和各类实务媒介的需求，节约了大量环境资源；另一方面减少了文件保存、装订、搬运、传递的工作，节约了大量人力资源。保护原件性，主要体现在电子档案是无损耗性，不管重复利用多少次，档案的原件都不会受损；不管利用者在自己的电子终端怎么编辑修改，都不会改变档案原件的内容和形式。便于传输性体现在电子档案可以通过邮件、网络传输实现跨时空传递，大大增加档案的利用效率。开放性指电子档案系统通过与各类信息资源提供者建立友好的网络链接关系，可以帮助用户获得远远多于实物档案的数据信息。

（三）档案信息可用率低

对于档案和信息的利用者而言，很多情况下，他们的真实需求，只是一些核心数据和信息。这些核心数据和信息，往往不是简单存在于某一份档案的内容中，而是需要在多份档案中挖掘和提炼。大数据时代档案搜索引擎提供的相关档案的数量会非常多，其中真正有价值的档案数量则相对较少。用户要在庞大的候选档案数据中，找到真正有用的信息，反而会需要花费更多的时间。这样导致了大数据时代档案价值的一个双刃剑，提炼真正有价值信息的难度反而更大。

二、大数据时代档案管理工作的新要求

（一）树立新的思维方式

互联网兴起已经将全球带入了信息化时代，传统的思维模式已经严重滞后于信息技术和大数据技术的发展速度。“信息化思维”就是要求档案工作者在大数据时代，用信息化的视角来认识档案管理中的问题，用信息化的方法来研究分析这些问题，用信息化的手段来解决和处理这些问题。通过树立信息化思维，让档案工作与信息化技术高度结合，通过信息化技术推动档案管理不断改进，从而实现档案工作质量和效率的提升。

大数据时代，要做好档案管理工作，还需要有“技术性思维”。档案管理者必须改变传统上关于档案管理工作技术含量低的观念，必须不断学习新的档案工作相关技术，培养处理各类大数据时代档案问题的技术能力。也需要有“商业化思维”的核心内容是充分衡量成本与效益的关系，尽力争取用最小的成本，达成最大的效益。档案工作也离不开成本和财务预算的投入，并且要讲究档案价值的产出效益。要做好组织的档案管理工作，一方面在涉及成本投入时，避免盲目采购低性价比的软硬件设施，另一方面要想方设法挖掘和提高档案工作的价值产出。

（二）掌握更多工作技能

大数据时代，档案资料绝大部分都形成了电子资料，档案工作的技能从以前处理纸质和实务媒介的能力，转变为处理电子数据信息资源的能力。处理电子档案信息数据时，进行档案的资料收集、内容整理、文件保管、价值鉴定、信息利用等工作环节，都需要使用很多计算机的相关技术。在处理电子档案时，要求档案管理者具备良好的电脑自动化办公能力，需要熟练掌握多种常用办公软件。在进行电子档案编辑和整理的时，还需要使用到各类专业性的软件。在电子档案归档的时，需要掌握有关电脑文件操作技巧和数据库技术。在电子档案保管时，需要掌握有关电脑文件保密技术。在提炼、汇总、分析档案中的数据资料时，需要掌握有关数据统计分析软件的应用技术。在电子文件传输和共享时，需要掌握局域网络的有关设置和优化技术。在收集网络信息数据和网络档案库资料时，需要掌握网络搜索引擎和数据库检索的关键字组合技术，绝大多数档案信息都以电子数据的形式保存在互联网上。任何地方的任何档案需求者，都可以很容易通过互联网和大型网络档案数据库，检索到自己需要的档案资料和信息内容。

总之，大数据时代不但要求档案管理者树立新的思维模式，掌握更多的工作技能，还必须得从工作心态上发生真正的改变。档案管理者必须改变过去以往的被动工作模式，用积极主动的工作态度和具体行动，才能应对大数据时代日新月异的技术变化。