医院档案管理工作的创新机制

王莉莉

（嫩江县中医医院，黑龙江 嫩江 161400）

医院的档案管理中，涵盖了医院发展的全部内容，主要有医院建设情况，医疗服务内容和日常工作资料等，通过此类内容，相关的领导人员可以很好的了解医院发展进程，在此基础上进行医院建设和经营策略调整可以更好的发挥医院的社会职能，对于提升医院事业发展具有积极意义。在当前的医院工作中，所产生的信息量逐渐增多，原有的档案管理方法已经无法满足档案管理的需求，因此，迫切需要对档案管理机制进行创新，融入新的技术方法和管理手段提升档案管理效率，是保障档案服务质量的关键。

一、创新管理理念和管理制度

在以往的档案管理工作中，存在重视管理，忽视档案资料利用率的现象，这主要是由于相关的管理人员并未真正认识到档案管理的重要作用，严重限制了档案管理职能的有效发挥。在新的发展时期，赋予了档案管理工作更高的应用价值，为此，应积极转变原有的管理理念和管理模式，将档案的管理重点侧重于提升档案资源利用率方面，充分发挥档案资料的价值。

（一）以新理念建立档案管理机制

借助网络技术和信息技术实现对各个科室档案信息的全面收集，并且应用计算机的数据处理功能，对档案信息进行有效分类，确保信息收集和处理的高效性与可靠性。此外，在日常管理中，也应加大对档案管理知识的宣传力度，让职工正确认识档案管理的内容和目的，使全员参与到档案管理工作中，与各个科室建立有效的联系，保障档案收集与归档工作的高效开展，从根本上提升档案管理机制。

（二）加大硬件设施的投入力度

开设专门的档案信息化工作室，扩建档案资料存储室，在启动信息化档案管理的同时，大量的原始档案及图像、物品都应该由原来的分散管理改为集中管理，便于档案资料保管，查阅和管理。

（三）创新管理理念

1.培养创新意识，力争做到档案资料事前介入，在各个涉及到归档资料的部门，事前就由档案管理人员提出信息资料的归档要求，在源头上规范档案的格式与内容。同时参于事务过程中，主动了解涉及档案管理的工作进度，发现问题及时纠正。在工程建设过程，指导基建部门档案管理人员及工程技术人员分阶段做好基建文件材料的整理归挡，尽可能实行全程标准化、规范化管理；事后及时对基建档案进行归挡整理，并对所归档的内容进行系统分析和检查，发现有遗漏的资料及时通知基建部门整理归档。确保在收集过程中，不仅收集主要档案，还要收集次要档案，以实现档案的完整性。

2.在制度创新上，要进一步强化制度建设。随着科技的不断进步，档案工作经常会面临许多新情况、新问题。因此，在日常工作中，档案部门必须随时关注各方面变化，将新的档案管理理念、管理方式、管理手段融进新的档案工作制度，积极推进制度创新与完善。以适应医院发展的需要以及档案管理自身发展的需要。建立档案管理组织领导体系。加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作领导水平；建立档案管理人员责任制，加强对档案材料的控制、积累以及检查考核：要建立和健全教育管理制度。如登记、统计、考核、评估、奖励制度；建立教育约束和激励机制。促使档案管理人员产生紧迫感和危机感，主动参加继续教育。更新知识。提高业务能力水平。

二、创新档案服务方式

在信息技术快速发展的形势下，各类发展信息也呈现井喷式增长，如果还是沿用以往的档案管理模式，必定会为档案管理人员增加较大的管理压力。在这种发展背景下，要求档案管理工作应跟上时代的脚步，积极开展创新活动，将信息技术应用到实际管理工作中，通过不断提升档案管理的信息化水平来缓解管理人员的工作压力。同时，以新的管理理念作为基础，努力提升档案服务水平，这也是医院档案工作发展的必然要求。

（一）建立医院档案网络平台

有利于医院档案普通信息的浏览、专业信息的查阅以及重要的档案信息按照授权通过规范路径的调阅。档案部门的负责人应积极协调信息管理部门，利用单位的网站制作自己的网页，积极发动和组织上网数据和信息。使档案管理服务系统联上单位内部各部门网址，实现档案信息的网上检索，避免往返档案室查找相关资料的繁锁，为各部门提供便捷高效的服务。

（二）自动上传电子文件

目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题，在网页上建立电子文件自动上传功能，在第一时间将其收集并在档案室的服务器上归档。

（三）设置在线服务功能

传统的档案利用方式是到档案部门查找利用档案原件进行借阅、影印等方式。在信息化时代里这些必然要发生一些变化让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速的信息交流，回答服务对象对档案材科真实性与保存利用价值的咨询，同时提供查询和资信服务。

三、创新管理手段

随着计算机网络技术的发展，在管理技术上有所创新，实现档案检索的电子化和信息化，以提高档案管理的工作效率和现代化水平。

（一）构建计算机网络中心

实现医院网络化管理，能够有效促进医院的发展。医院档案部门要建立健全办公网络体系，为医院建立档案网络管理系统提供平台，在内部办公服务网络和公众服务网络上，开设相应的网络档案馆和档案管理专栏，充分利用档案文件的应用价值。

（二）发挥医院网站的作用

根据网站反映的各种信息，制定相应的策略，保障档案资源的可靠性和真实性，保障档案信息的传递和共享，提高网络档案的应用价值。

四、创新档案管理的安全技术

医院档案信息化管理的同时，不可忽视的一点就是档案信息的安全性。根据当前信息化管理的技术要求，对于重要的信息数据要建立严格的管理机制和技术手段。例如要建立内网与外网之间的防火墙隔离，建立小型专用的数据库，建立双倍分，获有条件应建立异地备份等措施。对重要档案信息要进行分级分类管理，属于保密级的信息和资料要严格遵守相应的保密纪律和制度，对于信息档案的调阅要严格制定规定和授权，对从事信息化的专业人员和岗位要进行岗位教育和监督。