浅谈文书档案管理的办公自动化应用

2019-12-18杨瑞营

魅力中国 2019年18期

关键词：办公自动化文书文档

杨瑞营

（河北省地矿局第九地质大队，河北邢台 054000）

如今，计算机及信息数字技术推动了办公自动化的普及，办公自动化给档案管理带来了巨大便利，工作人员可随时进行资源的调用。因此，实现合理、有效的办公自动化管理，已成为当前档案工作的首要任务。

一、办公自动化下文件管理的优越性

（一）有利于工作效率的提升

随着信息时代的到来，网络信息技术已经融入到各领域中来，并为人们的生活和工作带来了较大便利。文件管理也不例外，信息技术的应用加强了文档管理的自动化效果，实现了人力、物力等资源的节约。

（二）有利于实现文档资源的共享和交流

文书档案是记录单位或者企业发展的主要资料，这些信息不仅验证了企业或单位的发展历史，也为后续工作的开展提供了帮助。随着生产水平的不断提升，人们对档案资料的需求也越来越大。传统文书档案管理中，档案资料的调取需要消耗较多的资源和时间，再加上一些资料保存时间较长，存在破损、丢失等情况，档案资料残缺不全，阻碍了后续工作的开展。

而通过自动化平台的应用，可以将原有纸质版的文书档案转变成电子版资料，再借助计算机技术实现资料数据的实时调取，提升了查询的便利性，管理的科学性。同时，通过信息技术的应用可以对文书档案进行合理划分和编辑，按照不同门类、不同工作需求以及时间顺序等对文档资源予以处理，从而增强文件查阅的全面性与准确性。另外，利用信息平台可随时进行资料数据的更新、整理和分析，工作人员只需通过申请，即可实现数据资料的应用，有效的节省了工作时间。

（三）有利于提升文件传输速度

传统的文件传输是按照距离来划分传输形式的，距离短的可直接利用工作人员完成传送，距离较远的则需要通过邮寄的方式完成传送。这种传输方式消耗了大量时间，且一些紧急文件根本无法在有效时间内送达，影响了工作的推进，造成很多矛盾的产生。不过通过信息技术的应用，可以利用网络完成文档资料的传输工作，相关部门或人员在几分钟内即可完成文件收录，更好的推动了后续工作的开展，提升了工作效率。

二、文书档案管理办公自动化的提升策略和措施

（一）实现办公自动化系统的内外网隔离

通过内网和外网的有效隔离，能够有效维护自动化管理系统的安全运行，提高文档资料管理的质量。利用物理隔离，实现内外网隔离，其主要是利用防火墙等措施将内外网的连接阻隔，以此来保证内部文档资料传输的安全性，避免文件丢失、泄漏等情况的出现。防火墙的设置可结合文档管理的相关要求准确设置，并对每次的拦截情况予以详细记录，以此保证文档管理的有效性，提高文档资料的使用效率。此外，在自动化管理中，还可通过路由器的合理设置来加强隔离效果，将一些存在危险性的IP地址予以过滤，减少危险的产生。

（二）提升文书档案管理人员的办公自动化水平

长期沿用以往传统模式的档案管理，造成了现在档案管理依旧技术水平低下，甚至存在技术文盲的现象，这就使得档案管理自动化难以推进，出现传统技术和自动化档案管理的不相适宜的现象，难以有效发挥档案自动化的优势，所以企业应为管理人员提供培训机会和空间，从最基本的办公自动化知识开始讲解，以提高管理人员的专业能力，完善其综合素养。档案管理人员也应不断学习，不断提高自身的业务能力，以此实现办公自动化管理目标，强化文书档案管理的整体效果。

（三）建立完善的办公自动化管理制度

建立健全的办公自动化管理制度能够为文书档案管理提供更加充足的制度依据，进而为推动文书档案管理工作的开展提供助力，确保各项工作的有效落实，彻底提高文书档案管理的办公自动化水平。同时管理制度的完善和优化，也能够促进管理流程的标准化、规范化，推动各项工作的有序开展，提升管理水平。

此外，在文书档案自动化管理过程中，企业还应针对管理中存在的问题制定合理解决方案，并加大监督和控制力度，让文书档案管理能够严格按照规定标准要求开展作业，优化管理水平。由于文书档案管理的内容相对较多，如材料使用、档案核对及调用等，在监督和管控中一旦发现问题，要及时予以上报和解决，以免阻碍后续作业的开展，促进办公自动化的顺利应用。

（四）实现文书档案办公自动化管理模式的完善

文书档案管理中，管理体制的建立和完善对于管理工作的开展有指导作用。而办公自动化管理模式的优化和创新，则是提高文书档案管理质量的重要措施。为此，工作人员应加大对文书档案管理模式的重视力度，结合实际情况进行不断调整和优化，从而彻底强化文书档案管理的整体效果。

首先，在文书档案管理工作中，应让工作人员意识到文书档案管理工作的重要性，并结合实际情况制定合理的文书档案管理自动化工作机制，规划管理流程，以促进管理工作的顺利开展。

其次，对原有文书档案管理模式实行优化，完善办公自动化的相关程序，从而提高管理工作的效率。

最后，针对传统文书档案管理中存在的问题，要采取合理的改进措施，以减少同类事件的再次发生，加强文书档案管理的有效性。

（五）完善办公自动化基础设施的建设

要想充分发挥办公自动化的优势和作用，在文书档案管理中，就需要结合时代发展需求，对档案管理体系予以优化升级，以提升整体自动化管理水平，保证文书档案质量。一方面需对现有陈旧设备予以更新和替换，以更好的适应档案管理办公自动化的需求。另一方面加大资金投放力度，加强档案管理办公自动化的构建，同时引进先进的管理技术和设备，转变传统管理理念和模式，促进文书档案管理的进一步发展，为日后工作奠定坚实基础。