浅谈电子档案管理与传统档案管理的利弊

陈东

巴中市巴州区信访局，四川巴中 636000

1 电子档案管理与传统档案管理的共性

首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是共通的，电子档案是传统档案发展到一定阶段的产物。电子档案管理在传统档案管理的基础上，对其进行优化和整合，并充分运用信息化技术。与传统档案相比，电子档案管理无论在管理方式上，还是在管理质量以及技术水平上，都明显优于前者。但这一点并不否定两者基本原理上的共通性。其次，电子档案并不能孤立地存在，同传统档案之间有着密不可分的联系。传统档案所管理的信息，具有很大的真实性，属于社会实践数据。电子档案管理，由于受到网络安全、计算机信息安全等潜在隐患的影响，其信息的真实性和可靠性，需要传统的档案资料来加以保证。最后，电子档案的信息量，随着传统档案的出现而逐渐扩大。电子档案是基于信息技术而建立的，大容量正是其优势之一。各种各样的档案信息，都可以存储为电子档案，同时还使资源的共享成为可能。由于电子档案是依托计算机技术而存在的，因此在调用所需资料时，十分便利。此外，利用电子档案的记录，在需要查看实体的传统档案时，可以很方便地调出，直接获取所需的资料和信息。

2 两种档案管理的不同点

2.1 两种档案管理方式对档案资料归档的时限要求有区别

传统档案管理在对档案资料进行归档时，一般是先将档案资料全部整理完毕后，由档案管理人员按照档案归档规范进行统一的归档；电子档案管理在对档案资料进行归档时，又因为其具有的易复制性和易调阅性的特点，对档案资料的归类是可以随时进行的，只需要档案管理人员对要求归档的档案，进行接受登记和设定分类号及访问权限就可以了。

2.2 两种档案管理方式对档案的归档方式有所区别

传统档案管理方式在档案资料归档时更注重档案资料的完整性、系统性和有序性。档案管理人员是在收到关于资料齐全的归档手续后按照一定的编排顺序对档案资料进行归档存放的；电子档案管理方式对档案资料的归档采用的是电子编码技术，通过对档案资料进行不同的电子编码处理，就可以非常便捷地进行归档。

2.3 两种档案管理方式对档案资料的保护措施有区别

传统的档案资料大部分是以纸质的形式存在的，其对存储的环境要求比较高，在存储过程中要严防虫蛀、受潮等现象的发生；纸质档案资料在借阅过程中容易丢失和损坏。因此，保证档案资料的完整是重要的任务。另外，纸质档案资料不容易修改；电子档案的存储采用的是电子编码器，这样在电子的调阅中就不会发生丢失和损坏的现象，但其缺点是以电子编码器存在的电子档案资料容易被修改、涂抹和编辑，档案资料的原始性容易被改变，所以为了电子档案资料的安全性，需要对其设定分类号和访问权限。此外，电子档案在根据需要被修改时，其修改过程要比传统纸质档案方便得多。

2.4 两种档案管理对档案资料保存的方式与区别

传统档案管理是纸质档案，纸质档案的保存存在很多的风险，比如受潮、虫蛀、年头长会有残缺或者破损等，纸质档案的管理还需要很多的空间还有人力和财力，这样对于档案管理的工作造成了很多的不便，而电子档案就解决了上述的问题，电子档案主要是利用信息技术，属于虚拟的形式保管档案资料，电子档案保管的条件也有要求，环境的温湿度要稳定，要避免磁场的干扰，电子档案主要是将信息进行分类，采用数字编码和储存，这样一来，档案管理的工作人员在工作时能很轻松便捷，也不会有保管方面的风险，当然了，凡事都有两面性，电子档案虽然可以避免很多保管风险，但是随着信息技术的发展迅速，电子档案中的流媒体和储存量也在不断的发展，档案的存储载体会老化，这样一来，电子档案在可读性上会受到很大的影响，要解决这一问题，就要在录入电子档案的同时，打印一张纸质档案留存，这样可以最大化的降低电子档案资源损失。

2.5 查询的方式不同

在传统的档案查询时，通常是有卡片或者是书本作为检索工具，需要人工进行查找，费时费力，并且难度也非常大，对于原信件的查询会影响其他工作的进展，在录入电子档案之前要对档案信息编辑注册和登记，在电子档案进行查询时，只要在录入时生成一个编码或者是身份确认就可以查询，这样节约了档案查询时工作人员的时间，也提高了工作的效率，电子档案的查询不会造成原信息的载体损耗，而且电子档案的共享性很强，不会因为查询某个档案影响其他方面的工作进展。

3 电子档案应用风险规避措施

3.1 重视解决电子文件保存问题

电子文件在档案管理中还属于一种较新的事物，产生和应用的时间较短，需要长久保存的重要电子文件要定期复制或做好信息数据备份，防止信息丢失。在电子档案和纸质档案的目录中要“备注”清楚所对应的文件档号及存址，便于查找利用时参照互补。这样能够有效提升档案管理效率，优化馆藏档案结构，减少库存档案体积，缓解库房紧张。在电子文件、纸质文件转化为档案保存时可以采取“双轨制”，归档文件则采用“双套制”。

3.2 做好归档电子文件技术处理

条件允许时，应在电子文件制发时在计算机内输入隐性条码，做好电子文件的防伪或与复制件之间的区别标注。因此，档案管理部门应将输入隐性条码的电子文件与电子文件一并归档，这能够有效防止电子文件被伪造，维护电子文件的权威性，提升电子文件的凭证性、权威性、原始性。此外，可以利用技术将电子文件设置成“可读性”，这样电子文件便只能“读”而不可以被更改、不能“写”。

4 结语

随着社会经济的快速发展，档案管理的工作也有了很大的完善，也也为档案管理工作带来很多的便捷，而电子档案是时代的产物，其服务手段、服务质量和信息化深度都有着巨大的优势，但是尽管如此，电子档案也不能完全的取代传统的纸质档案管理，电子档案和传统档案的管理有着不同，各有各自的管理方法，但是电子档案和传统档案的有着共性，使得电子档案和传统档案管理必然要互相依托、相互互补、扬长避短、相互借鉴，使二者有机的结合在一起，在实际工作中要最大化的对档案工作管理进行探索，要创造条件，利用先进的技术，这样才能使档案工作进行进一步的提升和拓展，能够在人力、物力和财力方面进行节省支出，电子档案和传统档案管理工作共同发展是现阶段的档案管理任务。电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。传统档案管理具有其不可替代的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案管理，相关人员应该在进行传统档案管理时，良好的融入电子档案管理的优势，提高档案管理质量。