信息化时代档案人员职业权力正当性研究★

张建梅

（浙江经济职业技术学院 浙江杭州 310018）

新一代信息技术在档案管理中的渗透和应用,很大程度上提高了档案管理工作效率，方便交流与沟通，做到了更大范围的资源共享。但是在信息技术带给我们福利与便捷的同时，有些问题也逐渐显现出来，较为典型是信息失真、信息外泄、知识产权侵害、信息垄断等。[1]在工作实践中档案工作者如何实现信息技术与档案工作的有机融合，合理行使职业权力，做到既实现档案的价值，维护好国家权利、公民权益，又能以正当性为基础，推动档案信息开放共享，体现档案工作者的家国担当、文化自觉和职业自信，是我们当下和今后需要思考的课题。

一、信息化时代的档案工作特点

（一）信息技术扩展了档案工作范畴

一是档案内容种类增多，由单一型向多元型扩展。现代社会丰富多彩的实践活动，促使社会中形成种类繁多的材料；二是档案载体形式由传统的纸质、实物档案向数据压缩技术、高速扫描技术等现代信息处理为主要载体的数字档案拓展；三是档案服务领域由封闭管理向社会开放服务扩展。传统的档案使用强调档案信息的保密和控制，作为一种权力和意识形态工具，为维护官方统治服务。在信息化环境下，应当倡导信息的公开与透明，使档案信息服务于社会公众，满足人民日益增长的档案文化需求。

（二）信息技术丰富了档案管理手段

一是丰富了档案信息收集处理方法。比如办公自动化和联网办公可以有效地提高电子文件收集的效率，并及时在档案部门的服务器上归档；二是提高了档案服务效率。在传统的档案管理中，都是通过手工检索各类信息。如今运用信息技术能够极大地提高档案检索和查阅的速度；三是改变了档案的利用方式。传统的档案利用方式是人们到档案管理部门现场查阅档案信息相关资料，而利用信息技术则可以通过网络传送档案信息。

（三）信息技术对档案信息安全提出了新的要求

利用信息技术开展档案管理，对档案信息安全提出了更高的技术要求。一是由于载体的脆弱性、数据与载体可分离性及只有依赖于特定的数字系统环境才能运行的特性，档案数据在各种载体和格式之间迁移、转化的过程中，容易出现档案信息遗漏失真的情况。这就要求管理部门对数据库备份系统和灾难

性数据摧毁具有高效修复能力；二是网络黑客制造病毒并侵入计算机系统或网络中，给档案工作造成较大威胁，要求利用先进的技术有效防范病毒和黑客对系统的入侵，保证档案信息的安全；三是根据数字档案的安全使用标准，针对性地制定相关法律法规，提高保护数字档案的科学性。

二、档案工作者的职业权力

（一）职业权力的内涵

职业权力是指职业主体在职责范围内的正当支配权和影响权，它是由具有专业知识背景的人们在特定的职业领域中形成的，涉及职业共同体及成员的利益追求和价值实现。职业权力既是个体性与团体性的统一，又是法律性与道德性的统一。职业自身独特的运行规律和运行逻辑决定了职业权力的自治性，是职业区分的基础。在档案管理中，档案工作者为了更好地提高管理的有效性，就必须要以职业权力为基础，对档案信息进行精确的划分和认知，利用合理的措施为民众提供高效公平的服务，实现档案的真正价值。档案工作者在为社会公众服务时，要深刻地认识到职业权力的支配权和影响权是公共权力的一部分，是以正当性为基础的。[2]

（二）档案工作者职业权力功能

1.档案信息安全

作为重要的信息资源，档案是国家机构、单位和个人发展历史的重要记录。在信息化背景下，随着档案信息化进程的加快，档案信息在传播和利用过程中，各类计算机病毒、数字化利用、网络化传递本身的缺陷，以及互联网的漏洞恶意攻击或非法获取档案信息,对原始档案信息肆意篡改、伪造，使档案信息中混入有害性、欺骗性、误导性的信息元素。档案信息因此失真或泄露，严重地侵犯了个人的隐私权以及相关的信息产权。档案信息的安全受到威胁，不仅降低了档案信息的可信度，影响了档案的价值和声誉，也给社会造成了恶劣影响，影响档案的服务功能。

2.档案服务公平

“公平”，简单地讲就是处理事情要合情合理，不能偏袒其中任何一方。档案工作者道德准则规定，提供档案利用要公正服务；德国档案学者M·德勒也曾强调档案利用首要义务是:“遵循原则,不受自己个人观点的影响,平等地对待不同的利用者。”[3]在档案开放利用中，公平利用档案信息是公众应享有的权利。不管利用者的身份是什么，档案信息获取权和使用权都应该平等。这样才能真正实现档案利用的广泛性，做到为大众服务。在提供档案利用的整个过程中档案工作者应恪守公平，树立正确的价值观念，坚持以人民为中心的档案管理理念。然而在实际的档案利用过程中差别对待利用者的现象依然存在，在客观上造成了档案信息获取权利的不平等，损害了公众利用档案的公平性。

3．档案服务秩序

“秩，常也；秩序，常度也，指人或事物所在的位置，含有整齐守规则之意。”[4]本文所说的秩序特指社会秩序是一种稳定的、可预期的规则体系，是人们在社会生活中形成的固定的关系结构，是理性的组织架构，在保证个体最大限度地追求自我需求的同时，又维系着社会的和谐与稳定；是规则、传统习惯、道德规范和管理文化。档案信息服务秩序则是职能分工、规章制度、规范标准、服务流程等总和的代名词。档案工作者在开展服务时应根据档案管理工作的规则要求，对利用者的行为进行规范和引导，做好档案保护和管理，从而更好地实现公众的档案使用权，以秩序推动社会公平公正的实现。

4．档案公共服务效能

新公共服务理论强调政府的职能是服务，重视公民权和公共服务，以公民对话协商和公共利益为基础，主张公共行政管理者关注公民权利与公共利益；不仅追求效率，更加注重公平。档案公共服务效能是档案信息在利用过程中，信息主体向公众提供服务的能力和服务效率，包括服务质量、服务水平、公众的影响力和满意度等。不仅要提高服务质量，满足公民的档案利用需求，还要在服务过程中实现公众利用档案所产生的效能，促使社会高效运转和发展，使民众在物质和精神上都得到相应的满足，以真正达到“档案服务”的目的，从而促进档案工作更好适应社会的发展。所以，我们不仅要注重档案信息的数量与质量，更应以增进人民福祉、改善公民生活和促进社会文明与进步为目的，不断提升公众的幸福感和满意度。

三、职业权力的正当性

“正当”也就是“合理合法”。《辞海》对正当性的解释是“在伦理学上指符合道德原则和规范的行为。”有专家认为正当性是指“观念、行为、制度等事物处于或具有合理或合法的状态、性质,即处于具有合规律性、合道德性和合法律性或者三者至少居其一的状态或性质”。[5]从以上的论述可以看出，“正当性”包括了“合理性”和“合法性”两层含义，合理性是指事物符合某种规律、道德原则或价值标准，能得到社会的承认和接受；合法性则是指事物遵循法治原则的要求,符合既有的实在法律和规章制度。在档案的开放利用过程中，档案工作者职业权力存在的正当性基础源于以公共道德原则及社会价值标准为基础的合理性、以现代法治原则为基础的合法性的总和。具体来讲,包括道德基础、制度基础以及法律基础。

（一）存在的道德基础

任何权利都不是绝对的，权利的行使必须建立在一定的道德基础之上。权利主体在享有权利的同时,不应有意侵犯他人权利；当权利主体侵犯他人权利，干预权利的主体则获得了干预的道德正当性支持；当权利主体违背了权利的相对性原则时,其道德正当性基础的归属也相应地转移到了干预权利的主体一方。法律赋予了公民利用档案的权利和自由，但由于不同的权利主体对同一档案客体因利益目标不同，可能会引起不同信息权利的冲突；所以公民或组织对某一档案客体对象所产生的档案利用权利始终是有限度的。档案开放利用过程中，公民在利用档案信息的内容和利用方式提出了不合理不正当的要求时，档案工作者职业权力的道德正当性为干预不正当的权利和不合理的需求提供了一个正当理由,只有当职业权力的实施有利于维护和推进共同体的利益、实现共同体的美好时，职业权力的实施依据才变得充分起来。

（二）存在的制度基础

档案制度，就是在一定历史条件下形成的与档案事务相关的体系安排及特定成员在档案相关事务中所共同遵守的行为规则。[6]一个国家的档案制度，体现着国家的档案管理理念，指导和监控着档案管理的全过程，规范档案管理的范围和方式。应在此基础上，依法依规协调档案管理者和利用者之间的行为。档案制度实施包括遵守和执行两个方面。地方档案部门为了顺利行使职权，维护党和国家利益，保障公共权益，以《档案法》为根本准绳，以《实施办法》《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》《各级国家档案馆开放档案办法》等相关规定出台了符合本地区实际的档案管理制度，在出台的制度中，由于档案开放利用是不可或缺的一部分，所以对档案开放范围、时间、利用方式等也做出了规定。这是因为某一档案客体对象所产生的档案利用权利始终都是有限度的,会受到档案开放或公布权、档案秘密权、档案作品著作权等相关权利的制约。[7]档案制度直接或间接地保护了公众权利，不过档案在利用档案过程中，如果利用者利用的内容和方式出现了不正当的要求，档案工作人员有权拒绝；倘若档案工作者在管理过程中，出于个人牟私利的目的，拒绝或限制公众利用档案，则工作人员就违背了正当性的原则。

（三）存在的法律基础

法律的基本作用之一就是规范和约束权力，限制权力的私自滥用。权力来源于法律，权力的范围也是由法律预先规定的,任何机关都不能够行使未被赋予的权力，只有通过法律设定的权力才是合法的，合法的权力才具有正当性。对于档案工作来说，“依法治档”是工作原则和发展方向。由于宪法和法律是国家各级档案行政管理机关及其工作人员行使职业权力的根本基础，因此，档案工作者要在宪法和法律规定的职权范围内，对档案实务进行管理，并对自己的职业行为负责。这就要求档案工作者的职业权力必须限定自身的行使范围和作用空间，必须严格遵守“越权即无效”的法律准则，既保证档案工作正

当高效开展，又保障公众在档案事务中的合法权利不受侵犯。如果无法定依据就行使权力,可能会侵犯权力行为相对人的权益。若已给当事人带来损害,则要承担相应的法律后果。

四、档案职业人员正当行使职业权力的对策

（一）加强档案信息化法律法规建设

随着档案出现门类众多、形式复杂、数量庞大等情况的出现，现行的档案法律法规内容已不能完全适合档案信息化管理需求。完善档案法规制度，做到有法可依，为行为主体提供了量化标准。[8]一是对现行档案的法律法规进行修订，将不适应信息时代发展需要的内容删减，并根据档案信息化发展的需要增加新内容，使档案法律法规体系随时代发展而不断发展；二是形成不同位阶的、相对完整的档案信息化法律体系，各地结合具体情况以《档案法》为统领，制定一系列具体的引导和规范档案信息化建设的法规规章，提高法律覆盖面；三是增强和其他行业法律及行业规范的协调性，使档案信息化立法和其他立法有机统一，形成规范严谨的档案信息化建设法律法规体系。

（二）加快档案信息标准化建设

档案标准是规范档案工作的依据，档案信息化建设为档案事业的发展注入新鲜的活力，使档案利用更加便捷和高效，实现了信息资源共享。一是完善管理标准。从立卷归档、存储到利用的要求、程序、时限等进行规范，避免出现档案损坏、丢失、泄密；二是健全数字档案应用标准。数字档案应用标准主要是数字档案著录、存储格式、数据交换格式、数据采集等。目前我国涉及数字档案的标准也有，但只涉及到标准框架中的部分环节，仍需补充制定框架中的大量标准。[9]三是档案信息安全标准。包括身份认证、访问控制管理、数字签名、安全级别管理等标准，为档案信息管理利用提供一个安全的运行环境。

（三）加强档案工作者信息素养培养

信息化时代，档案管理朝着电子化、数字化管理方向发展，档案工作者要适应当前信息化发展的要求，就必须具备更高的信息素养与信息技术水平。一是要转变传统的管理观念，树立创新发展、数字档案理念，主动接受新思想、新技术和新方法，充分认识到信息化时代现代档案管理的重要意义；二是重视信息技术的学习和应用，把信息环境下档案管理工作所必须具备的信息知识如档案数字管理软件操作、网络技能、识别和处理电子文件、大数据分析、网络空间安全等融入到岗位培训、学历培训和专业学历教育中。只有不断地更新与完善知识，才能适应信息化时代档案发展的需要；三是积极参加行业间的研讨会、论坛、经验交流会等，拓宽视野，及时了解和掌握新时期档案信息化管理领域的前沿知识和最新动态，以适应档案管理工作的创新和发展；四是完善考核评价。将信息技能、信息素养纳入到档案人员入职招录、职务评聘、业绩考核等环节，不断提高档案职业人员获取、传输、处理和应用信息的能力以及维护档案信息安全的能力。总之，要通过观念转变、技能培训、行业交流、评价激励等提升档案工作者的信息素质，适应信息化时代档案事业发展。

（四）完善档案信息监督机制

信息化时代，档案开放与利用服务工作更注重服务质量，这就需要完善的监督机制来保障其高效运行。一是行政监督。利用档案部门内部的管理监督和上级、同级档案行政部门对档案开放利用工作的进行监督；二是法律法规监督。利用档案法律赋予公众利用档案信息的权利和保护档案信息的义务，从制度上保护档案开放利用工作中各方的合法权益；三是用户监督。利用档案用户对档案开放利用过程中服务质量和效果的反馈进行监督；四是舆论监督。利用广播电视、报刊杂志、新闻网站等新闻媒体和微博、微信等新媒体舆论对档案开放利用工作进行监督，使档案工作者和利用者的行为在阳光下操作，正当行为受到鼓励，不当行为受到谴责。这四种监督构成了对档案开放利用工作的综合监督，促使档案信息化工作迈向更高水平。

总之，在信息化时代，档案工作者作为档案职业权力的拥有者，要以正当性为基础，明确自己承担的责任和义务，正确行使职业权力，最大限度提高档案服务能力，为实现人民的美好生活贡献档案应有的价值。