高校口述历史档案法律问题研究

姚红叶 邱莲珍/温州医科大学档案馆

高校口述历史档案是对高校师生群体在不同时期形成的具有保存价值的口述资料进行采集和规范整理，再与传统文献资料核实校正后形成的资料，包括纸质形式、声像形式等[1]。高校口述历史档案是高校发展史的生动再现，也是社会记忆的重要组成部分。高校口述历史档案工作的健康发展离不开法律制度的规范，同时必须认真防范工作各个环节的法律风险。

1 法律风险分析

1.1 采集过程：法律意识薄弱

当前我国高校口述历史档案在采集阶段面临的主要问题是档案工作人员重采集利用、轻法律保护。由于我国目前尚未出现严重的口述历史档案侵权案例，不少工作人员或不重视潜在的法律风险、或虽已意识到但抱有侥幸心理；加之口述受访者基本为本校的教职工、学生、校友，采访者与受访者在人际关系方面较为融洽，工作人员会错误地认为没有签署法律协议的必要。此外，受我国传统文化影响，在口述历史档案采集中存在注重良好的人际关系、不注重法律约束的倾向，工作人员往往片面地认为冰冷的法律条文会使访谈者存在戒备心理[2]，进而影响口述历史档案的质量，因此多选择不与受访者签订法律协议。由此我国高校口述历史档案采集过程中很少会形成书面的法律协议，至多为口头协议，甚至没有协议。再有，与口述历史档案管理相关的法律法规尚不健全，档案部门针对高校口述历史档案管理进行的法治宣教也比较少，导致工作人员法律意识淡薄。

1.2 整理转录过程：个人隐私与名誉损害问题突出

访谈结束后需要对口述历史档案进行整理，包括制作抄本和收集元数据。在整理转录的过程中，需要谨慎处理涉及个人隐私或会侵犯他人荣誉权的信息。隐私即不愿被公之于众的个人信息，名誉权是公民或法人依法享有的维护所获得的客观社会评价的权利，二者息息相关，因而某些个人隐私一旦被公之于众，不但会对当事人造成精神伤害，还会影响社会对其的评价，引发名誉损害。口述历史档案的整理转录是个人记忆输出的过程，难免带有主观色彩，而高校口述历史档案的访谈对象不乏见证校史的高龄老人，因时间久远有些记忆可能会失真，会对他人造成负面影响，进而侵犯他人的名誉权或隐私权。高校口述历史档案往往是对校史的空白处或不完整部分进行的补充，口述者作为见证人，比较了解采访主题中某个主人公的私人信息，这类信息如若公布就会侵犯他人隐私权。

1.3 保管利用过程：使用权限与封存年限有待明确

高校口述历史档案保管阶段主要有验收入库、编目整理、数字化及建立数据库等环节。高校为提高保管效率和便于检索，会建立一些索引或内容不全的试听数据库。有些口述历史档案在采集阶段，受访者即要求永久保密或在特定期限之前予以保密，但由于高校口述历史档案属于双方共同的劳动成果，其著作权理应由双方共享，所以在取得受访者授权的情况下，高校在不公开发表的前提下进行书目或者索引数据库的汇编是合法的。口述历史档案多以数字音（视）频的形式保存，其抄本也多以电子文件的形式保存，口述历史档案数据库属于全文数据库，在提供利用时需要取得授权，并遵守约定的限制条款。信息时代，口述历史档案信息极有可能受到网络攻击而被非法窃取，从而侵犯著作权，因此口述历史档案保管部门还要从技术层面加强对口述历史档案著作权的保护。另外，高校口述历史档案在利用阶段还涉及复制权的问题，即利用者是否具有将口述历史档案进行印刷、复制、录音、录像、翻拍的权利。

1.4 发布传播过程：出版发行与知识产权危机潜存

高校口述历史档案的发布即公开发表，主要包括出版和网络公开等形式。由于口述历史档案具有一定的私密性，对于口述历史档案的出版更需要保持谨慎的态度，对于口述历史档案的复制权和版权要严格控制，防止出版商、代理商等私自复制、出售，甚至把控出版形式和渠道。相对于高校口述历史档案作品的出版问题，网络传播更易失控。随着传媒技术迅速发展，互联网技术为口述历史档案的发布传播带来了便利，但这使得口述历史档案信息极易被非法复制和传播，甚至被篡改和删除，版权人的管理权利失去控制，导致用户得到错误的信息，甚至损害口述者和高校的名誉。目前我国高校在网站发布口述历史档案作品时，在隐私声明、免责声明发布等方面的措施还不够完善，网站也缺乏审查机制，浏览、复制、下载相关资源的访问限制技术亦有待加强。

2 应对策略探讨

2.1 明确法律权责，签订法律授权书

高校开展口述历史档案采集工作时，需要在开展访谈工作之前即对可能涉及的权利与责任进行分析与确认，并对受访者普及与口述历史档案相关的法律知识，明确双方的权利与义务。“法律授权书是著作权当事人之间设立、变更、终止著作权关系的一种正式声明，包括著作权许可使用合同、转让合同与赠与合同。”[3]签署法律授权书可以使受访者无需顾忌自身权益得不到保障或者作品观点被滥用，从而提高口述历史档案的真实性与完整性。由于我国目前还没有统一模式的法律授权书，工作中可以参考国外的授权或者权利让渡契约模式，在法律授权书中申明口述历史档案的著作权、所有权归属，以及后续使用条款和限制条件，并规定授权书的有效期限，以及访谈者自愿参与和利用的知情同意等方面内容。高校口述历史档案的采集者多为高校某机构或部门的工作人员，著作权等可与访谈者共同享有，并且口述历史档案整理完毕后受访者应享有优先使用权。

2.2 保护个人隐私，完善匿名与保密期限制度

整理转录阶段，访谈方要与受访者协商，对可能侵犯个人隐私权、名誉权的内容进行妥善处理，具体方式包括匿名化处理和延长公开期限等，以及在保证访谈作品完整性、客观性的前提下进行合理的剪辑和编排等。对于涉及隐私部分的内容采取匿名处理的方式，即尽可能地彻底隐去当事人姓名、身份特征等信息。而对于一些不愿公开也不愿匿名的部分内容，访谈方在整理阶段可进行合理的编排和剪辑，要注意不能断章取义或加入主观解释。口述历史档案对于第三者的评价往往带有很大的主观色彩，在公开利用阶段极有可能侵害第三者名誉权，因此在公开前必须征询第三者或其家属的意见，再决定可公开或不可公开。对于不愿公开的口述资料则长期封存以备查考，或是征得第三者或其家属同意，采用化名的方式公开。还可以参考香港大学档案馆的做法，即给口述历史档案设置不同的密级，如“公开”、“不公开”和“保密一定期限后公开”等[4]，依据相关标准延迟公开期限，将不愿公开的访谈内容封存一定期限后再公开。

2.3 完善保管规范，健全法律监督体系

虽然2018年开始实施的《口述史料采集与管理规范》给口述史料的采集、整理、编目等工作提供了执行标准，但是对于口述史料的保管与利用并未作详尽说明，尤其是口述史料的利用，只要求依据保密法等相关法律。在这样的背景下，高校应积极主动地制定切实可行的规章制度；在国家层面，应当加快建立并完善法律法规体系。只有这样，才能为高校口述历史档案工作提供法律保障。要注意如下几点：第一，法律制定的过程中要保持公平公正的态度，既要保护著作权人的利益，也要保证社会公众的信息获取，使口述历史档案发挥应有价值，促进社会发展。第二，由于网络环境下侵犯著作权具有极强的特殊性，还应建立专门的监督管理机构。在数字信息时代，为避免著作权人失去对口述历史档案作品各项权利的控制，一方面要向公众声明著作权人的权利人身份及其权利，另一方面也要向使用者提供依法使用作品所需的参考信息。

2.4 规避侵权风险，发布免责声明

在口述历史档案的发布阶段，为防范版权和著作权的侵权风险，口述历史档案作品的出版及网络传播需要征得受访者同意，应有明确的书面协议；档案部门也应及时研究制定适应网络媒体时代的工作标准。为了避免网络传播失控，高校口述历史档案保管部门也需要通过技术手段对相关资源作出一定的限制，如部分浏览、限制下载等，避免口述历史档案信息被滥用。将口述历史档案放在相关网站上，需要做出一定的免责声明和限制说明。免责声明应明确告知使用者口述历史档案及其衍生品均受著作权法等相关法律保护，一旦侵权将受到法律制裁，版权所有者有追究其法律责任的权力。限制说明中应详细说明哪些行为是不被允许的，例如复制、下载、转载等；如果引用相关内容，则必须注明出处[5]。