档案分级鉴定策略分析

兰 平/中国气象局气象档案馆

档案分级鉴定指依据相关标准，对保管期限为永久的馆藏档案进行价值评估，其核心内涵是对永久保存档案的凭证价值、历史价值、科学价值、利用价值等进行综合甄别和客观评定，给出永久档案的等级，从而进一步优化馆藏档案结构。档案分级鉴定有别于一般的档案鉴定，前者的对象是所有馆藏永久档案，而后者指判定所有档案真伪和价值的过程。档案分级鉴定要从宏观和微观层面进行，宏观层面要注重考查档案形成机构的职能，而微观层面要注重评判具体案卷、卷内文件的价值[1]。笔者长期从事气象档案管理工作，2017年主持编制了《珍贵气象档案分级鉴定办法》，积累了一定的档案分级鉴定工作经验。下面笔者结合工作实际，谈谈档案分级鉴定的关键要素、工作思路和需要注意的几个问题。

1 档案分级鉴定的关键要素

一是基本原则。目前国内有关档案分级鉴定的原则，大多是参照国外档案界鉴定理论提出的，如价值原则、时间原则、等级原则、来源原则、稀有原则等。综合各项原则判定档案价值并没有错，但会给分级鉴定工作带来诸多头绪，并大大增加分级鉴定工作的成本。要结合行业特点和我国档案管理体制，并结合馆藏档案的主要类型和特点，采用最为科学、简洁、必要的原则作为科学界定标准。以气象档案分级鉴定为例，气象档案属于专业档案范畴，90%以上的档案是观测记录，因此来源原则和等级原则在分级鉴定中不是决定性要素。气象档案分级鉴定采用了内容原则、高龄原则和稀有原则，这样有利于进行档案价值判断和等级鉴定。

二是档案分级鉴定保障体系。档案分级鉴定保障体系应当包括：支持档案分级鉴定的政策环境，以及相关法律、法规、实施办法、行业标准和相关细则，和后续有关破损档案修复、档案开发利用、数字化建设等的规范与标准。国外关于档案分级鉴定的理论研究有着100多年的发展历史[2]，档案分级鉴定保障体系相对健全。相比之下，我国档案分级鉴定处于起步阶段，档案法实施办法虽明确规定各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，但与之配套的标准、规范尚未制定，档案分级鉴定保障体系建设仍是业界的短板。要完善档案分级鉴定保障体系，应当结合单位档案管理和利用的实际情况，并参考文物鉴定方面的经验[3]。近年来，气象档案部门根据国家、省两级对气象档案保管、利用等方面的要求，先后制定了《气象档案馆环境监测技术规范》《气象档案元数据》等规范与标准，并着手开展《全国珍贵气象档案拯救与保护技术指南》《珍贵气象档案分级鉴定方法》等的编制工作。此外，2007年开始组织开展国家、省级气象档案馆馆藏气象档案数字化工作，“全国历史气象档案在线查询系统”已在国家气象业务内网正式上线。上述工作都是完善气象档案分级鉴定保障体系的重要举措。

2 档案分级鉴定的工作思路

一是进行调研。档案分级鉴定是档案管理中难度较大的一项工作，要做好档案分级鉴定工作，必须充分了解行业内外的相关技术，学习和借鉴其他单位在珍贵档案管理与保护技术方面制定和采用的相关标准，了解和掌握档案学界与实践部门在档案分级鉴定、历史档案保护、档案开发利用等方面的经验。2018年，中国气象局组建了全国珍贵气象档案管理与保护工作组，为推进气象档案保护与分级鉴定工作，先后组织工作组人员前往中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆和云南一得测候所进行有针对性的调研，此外还邀请国家档案局、中国人民大学、测绘档案馆等单位的行业专家对国内外档案分级鉴定的理论探索和实践发展进行座谈。

二是摸清家底。要做好档案分级鉴定工作，就必须摸清家底，搞清楚全国范围内的行业档案馆馆藏档案的种类、珍贵历史档案的详细情况和保管现状等要素。摸清家底的有效途径是对国家级和省级行业档案馆的馆藏档案进行摸底普查，全面掌握馆藏档案特别是珍贵档案的基本情况。普查内容包括：档案题名、形成时间、责任者、载体状态、保管情况，以及数字化、仿真复制、利用情况等。普查工作可在线进行，即开发“普查填报”模板，要求行业档案馆在线填报，提高普查统计效率。为确保工作成效，可将工作纳入年度考核之中，要求行业档案馆积极配合，确保普查结果具有准确性、真实性与有效性。

三是分步推进。档案分级鉴定工作应分步推进。根据全国档案普查结果，可将集中保管珍贵档案的档案馆作为试点单位，对其重点投入。工作中要注重总结经验，为此必须形成详细的书面记录，包括反映工作过程的材料、关于分级鉴定过程中遇到的问题记录、由主管机构组织专家进行解决形成的意见、最终形成的分级鉴定报告等。以气象档案分级鉴定工作为例，2018年，根据珍贵档案分布普查结果，选取上海、山东、福建等地作为试点，及时总结工作中形成的经验，进一步完善档案分级鉴定的标准与流程，再向全国推广。

3 应注意的几点问题

第一是档案保管期限如何运用。目前业界在开展档案分级鉴定工作时，大多以保管期限作为界定依据。但档案保管期限处于动态变化之中，早期制定的保管期限往往不能科学地反映行业档案管理特点，甚至与现行业务相矛盾。以气象档案为例，1997年制定的《气象档案保管期限表》，业务中产生的自记档案被划分为短期保存和按规定应予销毁，但国内省级气象档案馆管理着大量的各类自记档案，有些距离现在有百年历史，具有重要的查考价值和利用价值。针对这一情况，气象档案管理部门对《气象档案保管期限表》进行了修订，避免档案分级鉴定保管期限与现行业务发生矛盾。档案保管期限表应是档案分级鉴定的参考依据，而不是判定价值的唯一的依据，进行档案分级鉴定时还要依据当前馆藏档案的价值属性，并参考档案分级鉴定原则、相关标准规范等。

第二是永久保管的档案应分为几级。档案法实施办法明确规定，各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理。是否所有馆藏永久保存的档案一定要分为三级？笔者认为，要根据馆藏实际情况，具体问题具体分析，灵活掌握相关政策。因为档案分级鉴定不是最终目的，分级鉴定后还要加以保护和进行开发利用。各档案馆应根据自身条件，如资金充裕可将永久保存的档案分为三个等级，如条件不具备可分为二个等级，以缓解馆藏档案增加与资金投入不足之间的矛盾。以气象档案分级鉴定工作为例，气象档案管理部门根据珍贵气象档案的特点，将珍贵气象档案分为二个等级，并明确了工作形式，即国务院气象主管机构负责全国珍贵气象档案分级鉴定工作的组织和管理，和审定一级珍贵气象档案复核鉴定结果；各省（区、市）气象主管机构负责组织和管理本行政区域内珍贵气象档案初审鉴定工作。无论是采用三个等级还是二个等级，都不应降低分级鉴定的标准，确保馆藏珍贵档案在永久档案中占据合理的比率。

第三是对先保护、后分级的再思考。当前档案数字化建设、档案馆特藏室建设、珍贵档案修复工作快速推进，并已初见成效。相比之下档案分级鉴定工作相对滞后，并且很多单位在前期的档案数字化扫描和档案修复过程中已经拆装了档案，开展档案分级鉴定势必还要拆装，再后面进行仿真复制也要拆装，这就带来了珍贵档案二次破坏的问题。为避免珍贵档案被毁损，比较科学的工作流程应当是先进行档案分级鉴定、再进行档案保护、最后开展档案数字化，这样才能将档案毁损的隐患降到最低，最大限度地保护珍贵档案的完整与安全。如，《珍贵气象档案管理办法》明确规定了档案保护、分级鉴定、珍贵档案利用的基本要求和工作流程，特别要求优先开展档案分级鉴定工作，最大限度地避免珍贵档案被反复拆装与接触。