全宗号规范化制度化管理探析——基于宁波市档案馆的工作实践

陈 霄/宁波市档案馆

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体，其基础是全宗号和全宗构成者（下文称全宗名称）。全宗号是管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制；全宗名称是形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人，也称作立档单位。本文基于宁波市档案馆的工作实践，探讨加强全宗号规范化管理的若干举措。

1 编制全宗号一览表和全宗名录

一直以来，宁波市档案馆将全宗号规范化、制度化管理作为档案管理的重要环节，所有馆藏档案都经过系统整理，按规范编制档号，并以全宗形式进行管理。全宗号按照《档号编制规则》（DA/T13-1994）的要求，由4位代码标识组成。第一位为属性代码，截至2018年底，市档案馆馆藏档案共有480个全宗、5类全宗属性，全宗属性分别为民国以前档案（属性代码为J）、革命历史档案（属性代码为G）、新中国成立后宁波地专机构档案（属性代码为D）、新中国成立后宁波市级机构档案（属性代码为0）、转制企业（属性代码为Z）。第二位至第四位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号，如J161宁波警察局，J表示民国档案，161为民国档案类的顺序号。

为进一步加强全宗号规范化管理，市档案馆编制了《宁波市档案馆全宗号一览表》《宁波市档案馆进馆单位全宗名录》（以下分别称《一览表》《全宗名录》）。其中《全宗名录》汇集了馆藏的480个全宗；《一览表》包括了馆藏480个全宗、已赋予立档单位（实体档案还未进馆）的全宗号和未分配的全宗号。目前，《一览表》《全宗名录》是使用频率较高的材料。

在档案实体管理中，全宗号应用于实体管理的全部过程。在档案进馆阶段，对无全宗号的档案参照《一览表》给定新全宗号。在档案保管阶段，综合全宗卷管理、全宗卷管理、档案目录管理、档案鉴定、档案开放等均涉及全宗号的应用，如馆藏全宗卷以全宗号顺序进行排列。在档案利用阶段，档案查阅、档案公布、档案编研、档案宣传等也都涉及全宗号的应用，如档案查阅中，档案检索的第一层级为全宗号。

在档案信息化建设中，全宗号在宁波市档案局数字档案馆系统中扮演着重要角色，如，应用于档案编目、数字化成果管理、电子档案管理；在档案条目、数字化成果、电子档案管理中全宗号是基础，且与《全宗名录》中的全宗号一一对应；在数字档案馆系统虚拟档案室管理中有尚未开展档案移交进馆工作的单位，其全宗号已由市档案馆依据《一览表》给定，并确保唯一性。

2 制定《宁波市档案馆全宗号编制办法》（暂定稿）

规范合理地编制全宗号对于提高档案管理质量、实现档案利用便捷化，具有重要的现实意义。市档案馆在大量调研各地档案馆全宗号管理工作和市本级立档机构情况、结合全市档案工作实际情况的基础上，依据《档案工作基本术语》《档号编制规则》等，制定了《宁波市档案馆全宗号编制办法》（暂定稿）（下简称《办法》），对未分配全宗号的编制规则、全宗号编制程序等进行规范。

2.1 规范未分配全宗号的编制规则和新增属性代码

在已分配0类（新中国成立后宁波市级机构档案全宗号）属性全宗号中，遵循先市直机关、再事业单位、最后企业单位这三大类的顺序进行排列。对0类未分配的全宗号，沿用全宗号编制三大类的顺序，按类进行分配。

新增属性代码H表示专项活动类档案，用于管理各类专项工作、主题教育、重大活动、重点工程等中形成的档案；新增属性代码Y表示专业档案，用于管理国家档案专业目录中各类专业为主的专业档案。

如，为建设与新时代宁波经济社会发展相适应的现代化档案资源体系，市档案馆提出将全市“三个地”档案资源、“三重一特”档案资源等重要档案资源作为近期档案资源建设的重点。全宗号的管理和赋予也提前纳入进来，按照《办法》赋予属性代号为H的全宗号。再如，为刚刚在宁波召开的中国—中东欧国家博览会中形成的档案设立全宗并赋予H200的全宗号。

2.2 规范全宗号赋予工作

将全宗号赋予工作分为两种类型。一类为主动赋予全宗号，即市档案馆主动赋予一批机构相应的全宗号。另一类为单位申请赋予全宗号，即要求进馆范围的有关单位按实际需求提交书面申请，市档案馆根据《办法》中的全宗号编制程序形成《宁波市档案馆全宗管理审批表》，制发文件书面通知申请单位。如在宁波市轨道交通集团有限公司全宗号赋予工作中，先由该公司向市档案馆发出申请，市档案馆形成《宁波市档案馆全宗管理审批表》；因该公司档案属于0类全宗号，在该类全宗号中按市直机关、事业单位、企业单位的顺序，在企业单位号段中给定0426号。

在部门单位的变更中，市档案馆按照部门单位的变更情况对全宗号作出相应调整。如部门单位不再保留、撤销建制的，原全宗号不变，全宗终止；两个及以上部门单位合并组建新机构的，新机构按计划赋予新全宗号；一个部门单位的职能分解到两个以上部门单位的，或部分职能划入其他机构的，其履行该职能形成的档案仍属原档案全宗，沿用原全宗号；更名、调整领导管理体制、职能调整优化的部门单位，沿用原全宗号；新组建机构自成立之日起，新设全宗进行管理，按计划赋予新全宗号。

如，在本轮机构改革档案工作中，全宗号管理是一项极为重要的工作，宁波市《关于做好全市机构改革中档案工作的实施意见》明确提出“新组建机构自成立之日起形成的档案，新设全宗进行管理”。市档案馆在研究机构改革档案管理与处置工作方案时，提前赋予所有新组建的22个机构相应全宗号，将未分配的0471—0493号作为新组建市级机构档案全宗号。

随着《办法》的实施和执行，市档案馆全宗号管理水平得到进一步提升。目前，市档案馆管理利用处是全宗号的唯一解释责任处室，任何与全宗号给定、调整的相关工作均由管理利用处处理。

3 几点注意事项

在目前的全宗号管理工作中，有的单位因新组建或暂未列入市档案馆接收计划，或因机构改革原先不在接收计划现在被纳入接收范围，所以没有被赋予全宗号；现存全宗号编制还不够合理，不同类型机构的全宗号存在混编的情况；存在因组织发生变化等原因，立档单位的名称改变，全宗名称未相应地进行更新、全宗名称使用不规范等情况。在今后的工作中，市档案馆将对现有的全宗号进行一定的调整，并将加强与各立档单位的沟通，第一时间为符合条件的各单位赋予全宗号，及时更新立档单位全宗名称。