信息化背景下科技档案管理存在的问题与对策

文/杨亦丰

科技档案是科技生产活动中直接形成的，已归档保存的科技文件，具有专业性、成套性、现实性等特点。自1959年在大连会议上明确提出“科学技术档案”的概念以来，科学技术档案作为我国档案资源的重要组成部分，对我国科学技术工作和档案事业的发展起到重要的作用。然而，进入信息化时代以来，受信息技术和行业管理方式的变革，我国的档案管理内外部环境也开始发生相应的变化。科技档案作为档案管理工作的主要对象，亦受到信息化时代潮流的影响，为科技档案管理的发展带来一定的机遇和挑战。一方面，层出不穷的信息技术和工具为科技档案管理方式提供了新的发展方向；另一方面，互联网+和社交媒体的广泛发展也对传统手工管理模式下的科技档案管理提出挑战。

一、信息化背景下科技档案管理存在的问题

1.科技档案管理模式和思维仍处于手工管理的传统阶段。科技档案由于其特有的现实性、成套性等特征，本就具有区别于文书档案、人事档案等资源的特点，在传统的科技档案管理环境下的收集、整理、鉴定和保管等管理流程上，仍然具有自身管理的特色，如项目周期时间较长，档案工作者系统、完整地收集科技档案的时间也会拉长等。在传统的以纸质保管的科技档案管理时期，科技档案的手工管理模式尚能满足其基本管理需求，但是随着科技档案在网络化和数字化的形成和发展过程中，如何有效地管理数字科技档案资源是摆在档案实践工作者面前的一道重要难题。纸质和数字档案并行的信息化时代，传统的单一化纸质档案的收集、整理、鉴定和保管等流程被打破，网络环境下形成的科技文件直接面临是否归档以及需要直接确定保管期限的问题，无需整理；科技文件的形成由手工变为数字，由实体变为虚拟，传统的上架、编号等人工行为，均可通过科技档案管理系统来完成，那么传统的排架等科技档案整理方式不再适用于网络环境下的科技档案管理系统的设计和开发；此外，在服务型社会转型的背景下，档案资源服务社会化和网络化的呼声日渐高涨，而科技档案管理思维还停留在原来的重保管轻利用的理念上，科技档案资源开发不及时、不到位，对外公开利用也就无从谈起。

目前，我国科技档案管理主要面临的问题有：科技档案管理模式和思维仍处于手工管理的传统阶段；科技档案管理相关的法律法规滞后；科技档案信息安全存在潜在威胁；科技档案工作人员的基本能力与信息化时代所要求的档案管理能力不相吻合。针对这些问题，文中提出了具体的解决对策

2.科技档案管理相关的法律法规滞后。自科技档案的概念产生以来，我国十分重视对科技档案的管理，国务院在1980年颁布实施了《科技档案工作条例》，对建立、健全科学技术档案工作，完整地保存和科学地管理科技档案起到重要作用，此后，形成科技档案的主管机关和部门也相继颁布不同规章制度来规范本行业或部门的科技档案管理，具有一定的成效。但是进入信息化时代以来，科技档案的种类和载体逐渐增多，数字化形态的科技档案的保存格式和软件逐渐多样，而信息化时代与科技档案有关的法律法规并未得到及时更新，也未出现新的专门针对信息化时代下规范和调整科技档案管理工作的规章制度，这就出现了与科技档案管理相关的法律法规滞后于科技档案实践发展的问题。科技档案是我国信息资源的重要组成部分，科技档案的内容揭示的是科技活动的重要记录，具有一定的应用价值，因此，还具有相对的保密性。我国现有的与科技档案保密方面有关的法律法规体系也不健全、不完整，立法重点不明确，也未解决实践中科技档案的保密性和社会需求的公开性之间的矛盾。

3.科技档案信息安全存在潜在威胁。科技档案信息安全是档案工作者在实践岗位中首先面临的重要问题，传统手工环境下的档案库房、库房基础设施设备的齐全等对科技档案的安全管理起到重要的作用，但是随着国家信息化建设的不断深入，数字科技档案数量的不断增多，科技档案管理软件的普遍使用，数字科技档案资源的安全性也相应地受到威胁。首先，直接形成的数字科技档案由于计算机设备等因素，面临数据丢失或者格式无法识别等困境；其次，网络环境下的科技档案管理软件可能面临数据保密性不强、软件更新不及时，造成档案信息资源泄密等问题；最后，数字化的科技档案的长期安全保存和可持续利用也是对档案管理工作的严重考验。

4.科技档案工作人员的基本能力与信息化时代所要求的档案管理能力不相吻合。某种程度上讲，档案工作者能力的大小是决定科技档案管理质量和水平的重要影响因素。传统手工环境下的档案管理模式对科技档案工作人员的要求相对单一，只需有责任心、有档案基础常识、有良好的素养即可，档案管理人员的构成大都是具有档案学、历史学、语言学或管理学等专业背景的人员。但是，进入信息化时代以来，科学技术发展日新月异、信息技术不断更新，对科技档案工作人员的基本素质和素养均提出严峻的挑战，原有的仅限于文史背景的档案工作人员的工作能力无法适应信息化时代背景下科技档案管理工作的需要，也必然影响科技档案管理的质量和水平。

二、信息化背景下解决科技档案管理问题的对策

科技档案管理的信息化和网络化发展是大势所趋，针对以上提出的问题，实际上可以通过转变科技档案管理模式、健全和完善科技档案法律法规、运用科技档案管理安全的技术、提高科技档案工作人员的能力和素养等措施来解决，维持科技档案管理工作的健康有序发展。

1.转变科技档案管理模式。信息化时代，单套制逐渐在档案管理领域盛行，加上档案管理信息系统的开发、信息技术的应用，原有的传统手工环境下的科技档案管理模式面临挑战。事实上，转变信息化背景下的科技档案管理模式主要是指对直接形成的电子档案的管理和数字化后的科技档案管理，要顺应不同形态科技档案的管理模式，并顺应潮流，逐渐向单轨制靠拢。

2.健全和完善科技档案法律法规。面对科技档案管理相关的法律法规滞后的难题，这就离不开社会各方面的协同共进。首先，尽快修订《科学技术档案工作条例》。《科学技术档案工作条例》是国务院在1980年批准的行政法规，至今已有近四十年的时间，与现有的信息化背景下的科技档案管理方式方法存在极大的不适应性，这就需要各方努力予以修订，增删改与现有发展环境不相适应的部分。其次，健全与科技档案相关的其它法规制度，主要是与国家的科技档案管理行政法规相配套、相协调。最后，还要注重科技档案部门规章制度的制定，增加电子科技档案的管理、科技档案管理的保密性等事项，从管理细节加以强化，形成一套完善的、系统的法规系统，保障科技档案管理的长期可持续发展。

3.运用科技档案管理安全的技术。信息技术在档案管理领域的运用层出不穷，科技档案管理也会受此潮流的影响，逐渐踏入数字化、信息化的日程，数字科技档案的形成和发展就是明证。面对这一潮流，科技档案管理可以运用安全、成熟的技术来维持日常的档案管理，如档案馆室运用较多的档案管理系统，能够解决数字化科技档案的管理、突破原有的档案管理模式，将科技档案管理工作的重心由收集、整理、鉴定、分类等环节扩展到科技档案资源的整合和开发利用，顺应档案机构由保管单位向服务型单位转型的趋势。运用安全的技术管理科技档案对科技档案管理的科学化、有序化带来更多的机会和机遇。

4.提高科技档案工作人员的能力和素养。档案工作人员的更新迭代影响科技档案管里水平的高低和质量的大小，传统的只单纯的具有文史社科背景的档案工作人员的能力和素养无法跟进信息化时代的需求。科技档案不同于一般的档案类型，其内容富含不同科技活动中的重要信息、知识或情报，具有资产价值，加之数字化时代，数字科技档案的形成和发展趋势对科技档案工作人员的管理能力和基本素养提出更高的要求，科技档案工作人员不仅要具有与科技活动相关的知识积累，还要具有基本的信息技术操作和处理应用能力，以及开阔的信息化视野。完善的知识结构、充分的档案管理工作技能、敏锐的科技档案管理眼光是提高科技档案工作人员的能力和素养的重要方面。同时，对现有的科技档案工作人员进行定期培训和考核是提高科技档案工作人员的能力和素养的重要举措。