试论信息化背景下如何加强数字档案管理

文/刘 慧

数字档案管理已经成为档案管理工作的必然发展趋势，数字档案管理工作的有效开展可以使得档案信息以新型的信息技术被储存起来，并且能够借助信息技术对档案信息进行传输，这样不仅能够给档案管理工作者提供很大的便利，而且还可以使得人们查阅档案信息的效率得到有效的增加。但是目前我国的数字档案管理过程中依旧存在一系列问题，比如一些安全性问题等，这些问题的存在限制了数字档案管理工作的开展。因此，需要对这些问题进行探讨，有针对性的提出改进对策，帮助我国数字档案管理工作做得更加到位。

一、数字档案的特点

传统的档案管理工作中，相对于数字档案管理工作而言其过程是比较复杂的。在传统的纸质档案管理工作中，对档案室的环境要求是比较高的，一旦档案室出现潮湿等情况，会导致很多纸质档案发霉、腐烂，导致一些重要档案信息的丢失。但是使用现代化的数字档案就可以有效地避免这些问题，主要就是因为数字化档案可以使用体积很小的硬盘来储存档案信息，体积如同指甲大小的硬盘就可以储存几百G甚至几个T的数据容量，这远远超过了一个档案室能够储存的档案信息量，这在极大程度上降低了档案管理的成本，而且对档案信息进行检索查询时也比较方便。更为重要的就是可以对这些档案信息进行加密处理，使得档案信息的安全性变得更高，减少数据丢失的可能。由此可见，数字档案具有容量大、占据空间小、利用传输方便快捷等特点，这也是促进了数字档案管理快速发展的原因。

随着互联网信息技术的发展，档案管理工作仅仅依靠传统的档案管理模式，是很难满足现代化社会发展需求的。因此，本文主要对数字档案的特点以及其存在的问题进行了探讨，分析了信息化背景下信息技术如何帮助和改进档案管理模式，更好地促进数字档案管理工作的有效开展

二、数字档案管理存在的问题

虽然信息技术在数字档案中的应用是比较重要的，带动了数字档案管理工作效率的提高，但是数字档案在管理过程中也存在一系列问题，这些问题的存在导致数字档案管理工作存在偏差。首先，数字档案管理工作的安全性问题，因为档案信息存储的介质往往会受到外界磁场等介质的影响和干扰，如果外界因素干扰较为严重，就会导致很多档案信息丢失，就会对数字档案管理工作带来毁灭性打击。与此同时，数字档案本身就是与互联网结合在一起的，互联网本身也存在着不安全因素，因此接入互联网的档案管理信息就有可能会受到黑客的攻击，出现安全性问题。其次，数字档案在使用过程中也会存在一些人为危害问题，如果人为危害发生，就可能会导致档案信息大量损失。人为危害主要分为两类，第一类就是不法分子的网络攻击，不法分子往往会攻击一些重要数据信息，一旦档案信息被攻破，那么这些信息就会外泄，就给社会和档案管理带来不良影响；第二类就是档案管理工作人员自身操作问题，有些档案管理人员专业技能和水平不是很好，在其操作过程中会出现一些失误，导致档案信息安全存在问题。所以就要有针对性地对这些问题进行研究解决，从而使得数字档案管理工作能够做得更加到位。

三、改进数字档案管理的对策

1.加强硬件设施的管理

在数字档案管理工作中，最基本的就是要做好硬件设施管理工作，否则无法发挥出数字档案管理的高效性。在信息化背景下，为了更好地改进数字档案管理工作，首先政府和档案部门应该投入大量资金来采购高质量、高性能的硬件设施，对硬件设施进行定期的系统检验；其次数字档案管理人员要严格按照相关技术要求做好档案信息管理工作，定期对硬件设施进行维护管理，确保硬件设施时刻处于高效工作状态，避免硬件设施出现不稳定情况，造成重要档案信息丢失和损坏事情的发生，确保数字档案管理工作正常有效地开展和运行。

2.建立完善的管理制度

想要确保数字档案管理工作的顺利开展，需要在档案管理部门建立完善的管理制度。首先要严格按照管理制度要求规范每一个档案管理工作人员的工作内容和工作模式，要求数字档案管理人员熟悉工作流程，从而确保数字档案管理的网络安全。其次，为了进一步提高数字档案管理信息的安全性，档案管理部门应该采用先进杀毒软件和防护软件，对可能存在的计算机病毒进行高效处理，从而避免档案信息丢失情况的发生。再次，档案管理部门应加强对做好数字档案管理工作的督促检查，将责任落实到数字档案管理的各个环节，使得数字档案管理工作更加规范有序。

3.满足用户的多元化需求

数字档案管理人员应该秉承“为人民服务”的工作态度和理念，积极主动地做好数字档案管理工作。就目前而言，人们对数字档案管理工作的要求变得越来越高，档案管理部门应该承担起满足用户多元化需求的责任，全方位地服务政府、企业和社会大众。这就要求档案管理工作人员既要积极学习先进的计算机知识，根据用户的实际需求，有针对性地创新档案管理技术和档案管理模式，为用户提供更加专业化、人性化的服务。还要与用户之间建立良好的沟通渠道，及时了解用户需求，聆听用户意见，不断改进工作、努力提升数字档案管理工作水平。综上所述，做好数字档案管理工作对档案信息的安全存储和快捷利用意义重大。它不仅降低了管理成本，而且提高了工作效率，因此，档案管理部门应该与时俱进地做好数字档案管理工作，推进数字档案管理工作的可持续发展。