基层事业单位档案管理浅探

文/李静云

基层事业单位文书档案因其阅件范围广而实用性更强。本文从制度管理着手，针对重视不足、规划不够、信息化差等普遍存在的问题，结合单位实际情况和个人从业工作经验提出了可行的措施

档案资料的收集整理是一项细致而又繁琐的工作，直接关系和影响着档案资料的质量与完整性，是衡量一个单位档案管理水平的重要标准。做好档案收集整理工作是提高案卷质量、提升考察利用效率的重要途径，也是实现档案科学化、规范化管理的基础工作。

一、档案收集整理工作的薄弱环节

1.重视不足，意识不强

由于很多事业单位的档案管理被单位领导认为是无足轻重的，因此不愿在档案经费、人员配备、设施投入等方面给予支持，另外档案队伍不稳定，人员变动频繁，存在兼职捎带干现象严重。领导不重视，部分管理人员档案意识淡薄，不注重业务学习，致使档案工作难有起色。

2.档案管理制度不完善，缺乏长远规划

以我单位为例，单位有《档案管理工作守则》《档案室保密规定》《档案借阅规定》《收发文管理办法》等制度，当上级发来的宣传件在业务部门间传阅时，由于时间紧急或档案人员疏忽，登记备案制度往往得不到落实，造成文件材料应交未交，应归未归，各部门分散保管甚至丢失现象普遍存在，严重影响档案的齐全、完整和实体安全。

3.投入不足，档案工作环境亟待改善

档案室用房面积狭小，没有硬件投入，不具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防虫等“十防”要求，人为造成资料损坏。文件材料堆放现象严重，档案收集整理工作环境差，影响了档案资源的安全性，不利于工作开展。

4.档案信息化水平低

以我单位为例，目前档案管理还是停留在手工收集、检索阶段。即使使用计算机辅助管理，也只是停留在档案目录的输入、输出和检索上。全文扫描工作偶有使用，但因语句标点错误频出无法全面展开，利用网络资源实现信息检索查询更是尚未开展。

二、应对举措

1.发挥主人翁意识唤起各方重视

在年轻化、专业化的档案管理人员无法配备到位的情况下，当前的档案管理人员就要扑下身子认真对待这项工作，以兢兢业业的态度唤起领导对此项工作的重视。具体做法有：（1）严格收发文管理办法，不漏收发，不滥收发，分类得当，注重时效；（2）针对同一事实要科学整理，起因、过程、结果合理归类，经得起时间检验，肩负起守史明史职责；（3）平时做好大事记录，让档案资料在关键时刻发挥效力，为领导决策起到参谋助手作用，为单位办事起到支持辅助作用。

2.制度为现实工作服务

以我单位为例，媒体宣传任务繁重需高速运转，接到上级宣传指示后，有时需要在一小时内下达到十几个业务部门，因为涉密关系不得复印不得拍照发送，我单位在传阅借阅制度基础上，出台了一个切合实际的《急密件告知办法》，运行起来高效简捷，过去常常掣肘行政部门和宣传部门的此类事务迎刃而解。

3.加大投入，改善工作环境

我单位在旧址办公时，由于办公用房紧张，单位便将一个无人能坐的小库房用作档案室，房间无窗潮湿，无恒温设备，且有虫类出没，每次查找资料都给管理人员造成极大精神负担。搬到新址办公后，首先有了一间窗明几净的档案保管室，在档案工作人员的合理化建议下，又逐步配备了空调、灭火灭虫设备。在技术部门的协助下，档案室配备的电脑与管理人员办公室之间建立了局域网络链接，用电子档案查阅资料高效快捷，档案管理环境得到极大改善。

4.完善数字化，迈向信息化

信息时代的发展突飞猛进，档案信息化也是大势所趋。我单位档案管理部门再次与网络部门、技术部门联手重新制定了档案管理方案。由技术部门根据文档的建立、修改、查询等功能需求设计文档管理程序，并提供软硬件支撑，建立单位统一的档案管理平台，平台的管理系统是由各种相关联的程序、数据库和文件打印等部分组成。通过文档管理程序，可以将不同的权限授予不同的登陆者，以此实现不同管理人员对文档的不同操作。系统的数据库可以用来存储系统所有文档的相关信息，数据库是文档信息化管理系统的核心，它的一切操作都是以数据库为基础来进行的。需要纸质版的文档时，打印系统就可以开始工作。但在方案讨论中发现一个弊端是保密性差，如何阻挡外网的侵袭？经反复探讨，我们首先对访问权限进行了设置，同时在内网和外网之间设置了隔离装置，隔离防护装置由路由器、防火墙组成，通过层层筛选，对IP地址进行甄别检测，并对来自外网的不安全因素发出告警。

综上所述，我单位档案管理工作正在逐步正规化、科学化，既为日后档案工作质量提升打好了基础，也为我台各项事业快速发展起到了较好的保障作用。