面向复杂工作流的农业科研协同办公平台设计

李昀　吴华瑞　顾静秋　杨宝祝　朱华吉

摘 要：

随着计算机的普及和信息化技术的高速发展，协同办公系统在商务领域得到了广泛应用，但在农业领域尤其是农业科研领域的应用较少。与商务领域不同的是，农业科研领域具有截然不同的工作流程和协同办公模式。若套用现成的商业OA系统会出现很多功能的缺陷和流程设计的不匹配，文章提出的农业科研协同办公平台，满足农业科研对平台各个子系统的信息共享和数据独立，同时对办公痕迹进行持久化保存，满足科研工作快速、精准、高效的办公流程。

关键词：

科研办公;协同办公;工作流;流程管理;农业现代化

中图分类号：S-1

文献标识码：A

DOI：10.19754/j.nyyjs.20191130002

基金项目：2019年度农业农村部农业信息软硬件产品质量检测重点实验室建设项目（项目编号：PT2019-28）

为本文通讯作者

引言

随着数据爆炸时代的来临，信息技术在科学研究、科技开发、科研管理等工作中扮演着越来越重要的角色，“创新与服务”是农业科研的根本，而许多农业科研单位仍在采用传统的办公方式进行运作和管理，传统的办公方式下，各部门资源得不到最优化的利用，团队之间协作效率不高，一定程度上影响研发、实验能力和科研管理水平;多个各团队之间信息共享不充分，在管理业务内容多、科研项目多、研究方向杂的情况下，无法避免的开展重复性工作，研发效率上受到较严重影响;信息汇总集成度不足，无法直观、准确、实时地反映科研、人事、财务、推广、产业化的发展情况，不能及时监控和管理科研部门的工作、科研项目的执行，难以协调材料供给、经费发放、科研攻关、信息共享等各环节的控制管理[1]。

近年来国家一号文件持续关注农业科技创新，2015年8月，国务院文件《关于加快转变农业发展方式的意见》正式出台，把转变农业发展方式作为当前和今后一个时期加快推进农业现代化的根本途径。顺应时代的要求和国家的号召，愈来愈多的农业科研单位陆续开始起用信息化协同办公平台[3，4]，而国家级、省级农业科研院所普遍职能处室、研究所（中心）数量众多，各个处室、所（中心）的管理方式、流程差异很大，且办事流程会随着业务的需要进行添加、改进、失效[5-7]，为了适应这种变化，本文设计了可调度的工作流管理方案，对业务流程进行封装，以满足日常业务灵活多变的需求，实现对协同科研办公过程中对复杂工作流的处理，对大数量用户、团队、部门进行综合性服务;对跨单位、跨部门项目申报、执行、成果推广等工作进行高效、科学管理。用信息化的手段改变农业科研管理模式，提高管理与服务能力，助力农业科技创新发展。

1 设计与实现

1.1 平台架构

平台采用B/S 3层结构，运行环境分客户端/移动终端、应用服务器端和数据库服务器端3部分。平台整合国家现代农业科技城网络平台、农业数字图书馆、农村远程教育平台、国家现代农业产业技术体系管理平台、全国基层农技推广体系[8]信息管理系统、农业专家系统平台、农产品市场搜索引擎[9];研发农业科研行政办公系统、科研管理系统、档案管理系统、人事管理系统等信息化系统。建立统一资源服务门户;覆盖职能处室日常办公功能;构建人事人才管理业务流程标准;规范档案管理业务流程;构建一体化的财务管理系统;构建院、所两级科管规范化业务流程;实现 “三农”科技服务[10]需求对接;实现对产业化工作的管理与服务;实现对已有系统的无缝整合;实现平台与涉农信息资源共享平台的数据注册、接入与共享。结合工作流调度管理模块，实现农业数据开放共享，科研办公的有序开展和高效管理。

平台子系统及功能设计如图1所示。

1.2 工作流调度管理

在平台框架的基础上附加工作流调度管理模块，实现流程的自动化处理。模块以工作流引擎[11]和规则引擎[12]为核心，设计了上层和底层的各类适配器，并对平台各子系统提供丰富的调用接口。

将工作流调度管理模块架构分为为数据层、数据

连接层、引擎及适配器层、接口层和展现层5层。数据层处于架构最低端，用于存储流程、实例、日志等数据;数据连接层承上启下，连接底层数据库与各类引擎、适配器，对数据的调用进行统一管理;引擎及适配器层是工作流调度管理的核心，聚合流程引擎、规则引擎、业务功能适配器等子模块;接口层对平台中需要进行工作流管理的各功能模块提供接口;在图形界面层，平台业务模块对工作流模块的接口进行调用，实现工作流的定制与使用。

以流程引擎为核心，实现单一签核、多人处理、多人顺序、多人单一签核4种办理类型，支持表单审理流程，并且对角色权限信息进行管理，在业务处理、数据持久化等各个方面与平台各业务子系统进行灵活集成。以工作流管理方法為支撑，提供系统、流程、组织机构以及应用管理功能，实现农业科研业务流程模式化集中管控，减轻平台管理负担。基于浏览器，采用图形拖拽、属性设置等可视化的方式进行顺序、分支、并发、合并等基本工作流流转模式，和异步并发、子流程嵌套、自由转办、退回、跳转、取回、跳过、复杂合并等复杂工作流流转模式的设置;对主办、协办、读者、已办者、创建者、管理者等角色和权限进行设计，以简化模型设计方式实现业务流程模型的快速建立与展现，提升流程变更的灵活度和敏捷度。

2 办公管理示例

工作流调度管理模块为农业科研协同办公平台提供工作流技术实现，农业科研协同办公管理主要涵盖科研院所的所有流程审批业务[13]，包括请示事项、收文、发文、用章管等;支持院所两级分级审批[14]。

2.1 请示事项

请示事项包括请示和报告，请示由所/中心向院长办公室发起，需要院办主任及相关处室、院领导审批后，返回结果;报告由所/中心向院处室或院领导提交的情况说明资料，可没有返回结果。

适用用户：

所/中心公文管理员、职能处室、院领导。

角色说明：

请示发起人：所/中心行文管理员、职能处室。

审批人：院领导、职能处室领导及业务人员。

承办人：职能处室、所中心。

所/中心发起请示申请，交由院办进行审批，院办主任审批后，转相关职能处室或主管副院长审批，经院长审定后，请示办结;所有流程流转必须由院办转发。

如图3所示，所/中心科研员工在线填写请示申请，保存并打印后，线下找所/中心负责人签字，将签字后扫描件作为请示附件提交，同时交给办公室，办公室确认后在线提交请示申请并将请示文件交院办，院办收到后，协助完成在线/线下审批。

场景1：任何一步的审核者如果审批不通过，请示结束并退至申请者。

场景2：院长办公室主任审核后，若不需要院领导审批，可直接办结。

场景3：院办如果需要其他处室或领导协助审核，则可将请示转到其他处室或相关领导;若领导需要其他领导或处室协办，则流程流转回支点处室，由支点处室转交。

场景4：若院领导审批结果为拒绝，则支点处室可以直接退回发起单位。

场景5：若院办（支点处室）拒绝，则直接退回发起单位。

场景6：若领导不通过在线审批，则由院办打印内收公文批办单（其中内容系统自动补充），请领导审批，审批后将领导意见补充到审批流程内。

场景7：当流程处于某个审批人处，但审批人无法审核需要重新委派审批人时，可以由院办重新指派，原委办记录取消。

2.2 收文

收文主要为外收公文，一般流程为：首先将外收文件进行登记，填写外收文件登记单，包含收文编号、日期、来文字号、来文机关、文件标题、密级、承办单位、签收人及处理结果。

角色说明：

请示发起人：所/中心行文管理员、职能处室。

审批人：院领导、职能处室领导及业务人员。

承办人：职能处室、所中心。

外部单位发送公文到院长办公室，院长办公室登记、扫描后，转交院领导审批，领导指定执行处室后，由院办转交相关处室，办结。转办的职能处室/所中心可以同时多个。

2.3 发文

发文包括院外发文和院内发文，所有院外发文都必须经过院办，经过领导审核确认后发出;院内发文一般由职能处室直接发起，并经领导审核确认后，面向院内发出。

2.3.1 院外公文

角色说明：

职能处室：发起发文申请;协助确认。

院办：协助审核及发出。

院领导：审批确认。

流程说明：

职能处室/所（中心）发起公文外发申请，并交由院办，由院办主任审批后转相关处室或领导审批，领导确认后，由院办校准（包括校对格式、用语等）外发公文，办结。

场景1：若领导需要其他处室协助确认，可以由院办转到其他相关处室协助确认。

场景2：所（中心）可将公文发到职能处室审核再到院办，也可直接发给院办，由院办负责流程审核。

2.3.2 处室公文

业务流程：

角色说明：

职能处室：起草公文，分发公文;协助确认公文。

院领导：公文审核、确认。

所中心：接收公文。

流程说明：

院职能处室起草公文，并交由院领导审核，领导确认后，由职能处室分发给相关单位（处室、所中心）。如院领导需相关部门协助审核，则由发起处室，转交其他处室进行审核。

2.4 用章申请

用章申请包括处室盖章申请和院章申请;处室章由处室及相关领导审批;院章需由相关处室及领导审核确认后，院办方可盖章。

2.4.1 院章

业务流程：

角色说明：

所/中心：发起用章申请。

院办：转相关职能处室、领导协助审批;院办盖章，办结。

院领导：审批、确认。

流程说明：

所中心发起院章用章申请，并上传经所级单位审核通过凭证，发送给职能处室审批，主管院长审批，审批通过后，院办盖章，办结。

场景1：职能处室需要找主管院长确认，则由直接转交给主管院长。

场景2：职能处室和院办可退回申请。

场景3：主管院长审批后，直接流转到院办，院办根据审批意见决定盖章或退回。

2.4.2 处室章

业务流程：

角色说明：

所/中心：发起用章申请。

院办：转相关职能处室、领导协助审批;院办盖章，办结。

院领导：审批、确认。

流程说明：

所/中心发起处室章用章申请，处室审核通过后，盖章，办结。

分支：处室需要领导或其他处室协助审核，则由处室转交领导或其他处室协助审核，审核通过后，盖章。

2.5 流程可视化

流程审批过程中，提供可视化了解流程当前状态及历史审批过程[15]，支持反馈意见、反馈文件的在线实时查看;同时提供手机App接口以及微信服务号接口，实现可视化移动办公。

3 结论

本文针对农业科研工作办公各类业务场景研究设计了农业科研协同办公平台，无纸化了特定的农业科研工作流程，改善农业科研院所协同管理信息化支撑条件，构建项目、成果、人才、基地、设备与科学数据文献等共性数据资源并开发部署数据共享服务系统，实现数据高密度汇聚与权限内一站式共享检索;建立面向全体科研、管理人员、社会公众的统一资源服务门户、高度集成协同的院所两级管理与服务信息化全覆盖的大平台，提升科研、人事、档案信息化管理效率和能力，满足科研單位日常事务数字化、流程化、规范化管理，资源统一调配和领导辅助决策服务的要求。

参考文献

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[15]业务流程可视化建模方法的研究与设计[D]. 济南：山东大学， 2012.

作者简介：

李昀（1969-），男，高级工程师。研究方向：信息化管理应用;顾静秋（1977-），男，副研究員。研究方向：农业智能系统研究。