探讨数字化档案管理工作提升的策略

祁祖春

【摘要】随着时代的不断发展，机关事业单位要高度重视数字化档案管理的地位和必要性，提高档案管理人员的综合素质与业务水平，使其掌握先进的技术，能够适应数字化档案管理所带来的各项挑战。严格遵守各项制度，保障档案安全，使其能够更好地服务于机关事业单位各项工作。

【关键词】机关事业单位 数字化档案管理工作

当前，我国档案管理工作已经从传统模式逐渐转变为数字化模式。在机关事业单位各项工作中，档案管理是重要的组成部分。档案管理中资源众多，关系到单位的发展。要积极改进档案管理，为各项工作提供及时、有效的信息和资源，这样方可指导工作顺利进行。机关事业单位要高度重视数字化档案管理，提高档案管理效率。

一、数字化档案概述

将传统的档案资料以扫描、摄影、多媒体等技术转变为数字化档案，并得到高效存储，再通过网络实现信息共享与管理，就是数字化档案。数字化档案一般要采用专业的软件设备进行管理，方便工作人员随时查阅、调用。数字化档案通常会存储在井然有序的信息库之中，可以有效提高档案管理工作效率。

二、数字化档案管理的优势

（一）提高办公自动化水平，减少资源浪费。在机关事业单位档案管理工作中，传统的管理方式比较粗放，需要不断增设人员，定期更新管理软件和硬件设备，不仅会提高管理成本，还会影响档案管理效率的提升。在数字化档案管理模式下，档案可以摆脱传统纸质载体形式，以数字化方式储存在电脑中，便于随时调取和使用，可以节省许多空间，降低管理成本，还能够提高工作效率。

（二）保证档案得到充分利用，资源随时共享。数字化档案通过先进技术的处理后，可以及时得到归档与存储。机关事业单位对于档案资料的应用比较普遍，许多部门均需要通过调用、查询相应的档案资料指导工作。数字化档案管理可以为各部门随时提供及时有效的信息，为决策提供相应的参考依据。同时，数字化档案管理可以实现资源共享，便于人们在不同时间、不同地点随时使用和查阅信息。

（三）提高档案管理水平，提高人员综合素质。数字化档案管理可以有效提升机关事业单位的档案管理水平。由于档案管理工作需要借助先进的网络技术和计算机设备，因此，档案管理人员必须要有较高的素质与业务能力，熟练使用网络，正确操作计算机等设备，还要加强对设备的维护。随着数字化档案管理软件不断升级，档案管理人员要不断学习，与时俱进。

三、机关事业单位数字化档案管理工作提升措施

（一）转变传统管理意识，提高人员素质。机关事业单位档案管理人员要转变传统的思想观念，树立数字化档案管理意识，不断创新档案管理方法，积极学习新的知识和技能，保证自身知识结构与时俱进，尽快适应数字化档案管理节奏，提高自身业务能力。档案管理人员要具备创新能力和良好的综合素质，这就需要机关事业单位加强对档案管理人员的培训，加快档案管理数字化建设，在提高数字化管理水平的同时，建立一批强大的档案管理人才队伍。

（二）完善档案管理制度，完善数字化管理体制。机关事业单位若要加强数字化档案管理，就要不断完善管理制度，结合本单位的实际情况，积极应用信息技术，保证本单位的档案管理与时代同步。保证档案的收集、整理、归档、录入等环节操作规范，以严格的制度为依据，使档案管理工作得到层层把关，并实现统一管理。进行档案调阅时，要严格按照制度和要求，不得有泄密、遗失等问题。在健全制度的同时，要制定数字化档案管理体制，结合本单位的工作情况和档案管理特点，使该体制能够方便档案管理，提高管理效率。要明确各项制度，将制度有效结合，保障档案使用安全，并得到保密。加强对文件集成档案一体化建设，需以信息资源安全为前提，有效发挥出软件和硬件的功效，提高办公效率，避免信息数据出现丢失、篡改等问题。还要保证数字化档案管理信息系统安全，避免出现病毒感染、黑客入侵等问题，明确权限。

（三）确保文书与归档数字化，降低工作強度。在机关事业单位工作中，文书是一项基础工作，加强文书管理，保证文书顺利执行，才会提高档案管理水平。为满足机关事业单位的需求，在处理文件时，就要提高批量处理效率，利用网络的优势提高文档处理效果。工作人员在输入稿件时，为进一步节省文档保存与归档时间，要将文档的审核、修改与、改正、归档等一系列工作统一管理，以数字化方式降低工作人员的工作强度，提高工作效率。

（四）提高安全防护技术，及时更新软硬件。要进一步提高安全防护技术，保证数字档案的安全。数字档案主要利用网络和计算机设备进行存储，因此，其安全必须要得到保证，否则一旦遭到黑客、病毒的攻击与入侵，就会给机关事业单位的各项工作造成不利的影响。因此，必须要结合实际情况，安装杀毒软件，设置防火墙，或者限制访问权限;定期更新数据库与病毒库，做好文件、档案的备份工作，一旦发生意外，也不会导致数据资料丢失。加强软件与硬件的更新和建设，提高技术水平，实现对档案资源的有效利用与共享。机关事业单位在重视数字化档案管理建设的基础之上，要加强对软硬件的定期维护和检查，了解其是否存在问题，及时更新，提高档案的利用率与使用安全。除了数字化档案之外，还要加强对传统档案的管理，这样就可以起到双保险作用，使数字化档案管理更有保障。

综上所述，机关事业单位的档案管理工作十分重要，为了方便各项工作顺利开展，为各部门提供有效的档案信息，保证工作效率，就要加强档案管理数字化建设。随着时代的不断发展，机关事业单位要高度重视数字化档案管理的地位和必要性，提高档案管理人员的综合素质与业务水平，使其掌握先进的技术，能够适应数字化档案管理所带来的各项挑战。严格遵守各项制度，保障档案安全，使其能够更好地服务于机关事业单位各项工作。