档案工作与方志编修的关系探讨

耿崇桑/上海市住房保障和房屋管理局档案管理中心

一直以来，档案工作与地方志编修联系紧密，利用档案编史修志是地方志编纂的优良传统。笔者在行业档案部门工作多年，并全程参与了上海市第二轮新编地方志编纂工作，现结合工作实践，对档案工作与方志编修的关系进行进一步探讨。笔者认为，档案是编修地方志的第一手资料，在方志编修中具有重要的地位和价值；而编修志书能够促使档案馆（室）发现工作中的不足，推动档案工作不断发展。

1 档案和档案工作在方志编修中的重要作用

1.1 档案是方志编修的第一手资料

地方志是资料性著述，资料性是其基本属性。地方志的编写必须依靠丰富的资料，而在各类资料中，档案是地方志编修的第一手资料，这是因为档案作为人类在社会实践活动中形成的原始记录，反映了社会各阶层、各领域的活动，具有重要的凭证与参考价值。改革开放以来，上海市房地产业发生了巨大变化，土地制度改革、住房制度改革不断深化，房地产市场日趋活跃，住房解困、住房保障工作迅速推进，可以说大事多、要事多、变化大、成就大。要全面、准确地记述和反映这一时期上海房地产业的改革和发展成果，必须依托丰富而真实的资料。房地产档案是房地产行政管理部门在日常管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是房地产管理工作的真实反映，蕴藏着极为丰富的信息资源，是志书编纂中不可或缺的原始资料。《上海市志·城乡建设分志·房地产业卷》（简称《房地产业卷》）是上海市第二轮新编地方志书《上海市志（1978—2010）》系列中的一个分卷，该卷利用详实的房地产档案资料，记录了1978年至2010年上海房地产业发展的历史和现今状况。

1.2 档案工作的规范化、现代化为修志提供了便利条件

我国公共档案馆和各行业档案馆（室）保存了数量庞大的档案资料，成为地方志编修最主要的取材之地。规范化、现代化的档案管理工作为修志提供了便利条件。二轮修志与首轮相比，最为突出的外部优势在于信息技术的飞速发展。近年来，随着档案信息化建设的快速推进，各级数字档案馆（室）、依托于网络技术的档案管理信息平台纷纷建立起来，档案管理工作实现了规范化与现代化。在编史修志时，可以利用信息技术直接从库存档案信息中查找、收集和摘录有关资料，既方便又快捷。编修《房地产业卷》时涉及众多类目，包括房屋、土地、住宅建设和旧区改造、房地产市场等大类，每一大类又包括若干章节内容，如房屋状况、土地状况、住房制度改革、土地制度改革、房屋拆迁、物业管理、住房保障、房地产调控等，具有涉及条线多、时间跨度大的特征，因此资料收集有一定难度。而规范化的档案管理和便捷的档案信息查询系统给资料收集提供了便利条件，如笔者利用上海市房地产档案管理部门的档案信息查询系统，输入“2008年”“上海”“旧区改造”等关键词，系统就能显示出相关条目。

2 方志编修对于档案工作的积极影响

2.1 有利于规范档案管理工作，丰富档案资源

编修方志时会大量利用档案资料，这一过程能检验档案部门特别是行业档案馆（室）的工作成效。修志人员在查阅和利用档案过程中，会发现档案收集和管理等工作中存在的问题，从而促使行业档案馆（室）工作人员进行反思，不断改进和完善档案管理工作。笔者在修志过程中大量查阅和调取档案，发现单位档案工作存在档案收集不全、音像档案管理较为薄弱等问题。一是档案收集不全。对于单位或行业系统的档案馆（室）来说，它所保存的档案不仅是本单位、本系统的档案，也是国家档案的重要组成部分，因此不能随意毁弃，要及时收集起来并进行统一保管。如果不能做到应收尽收，有些关键性的、具有重大意义的文件或记录将会缺失，编修方志时无法查找，必将影响志稿内容的全面性和修志进度。遗憾的是，囿于档案管理制度的不够科学与完善，特别是没有制定合理的归档范围，一些记录单位重大变革性事件的资料没有归档，编修志书时无法查找。二是音像档案管理较为薄弱。音像档案特别是照片档案是历史情境的真实记录，是在特定的环境下和特定的时间里对当时情景和场面的定格，具有文字表达所无法比拟的优越性。在方志编修中，修志人员会尽可能多地加入珍贵的历史照片，这些照片既准确、真实地反映了历史，又丰富了志书的内容，实现了图文并茂，从而使志书更加完善与丰满[1]。然而，由于音像档案管理较为薄弱，照片资料的搜集和查找十分困难。

针对以上问题，笔者认为，行业档案馆（室）一方面需要规范档案收集工作、进一步细化归档范围，确保档案应归尽归；另一方面对于一些过程性文件、会议材料等目前不在归档范围内的资料，由于其对编史修志具有重要的参考价值，档案馆（室）可将其作为特殊资料进行短期保管，便于研究和利用。此外，建议加强音像档案管理，特别要做好照片档案的收集和信息化管理。

2.2 有利于加快档案信息化进程，提高档案利用效率

地方志书包括综合志、专业志等，不同种类的志书对于档案检索的要求不尽相同。如，编写一个地区综合性方志与编写该地区某个行业专业志，二者的查档需求是不同的，前者需要的内容比较宏观，查询的关键词涵盖内容也比较宽泛，后者需要的内容比较微观，查阅的关键词也比较具体。这就要求档案检索工具要向适用性广、实用性强的方向发展，能满足编史修志人员进行快速专题检索的需求，并且确保编制完备、检索手段先进[2]。目前，大多数行业档案馆（室）档案正处在档案数字化建设的探索与发展阶段，档案检索仍停留在目录检索的层次，无法实现全文检索。如笔者需要查阅2008年上海房屋拆迁方面的资料，输入关键词后看到的是档案目录，只能根据目录进行初步判断再调阅全文进行查阅，如果能实现全文检索将大大节省资料查阅时间。此外在档案查阅过程中，笔者还发现由于多种原因，部分目录数据的准确性有待提高、照片档案的检索和查阅利用困难。行业档案馆（室）可仔细梳理修志过程中发现的档案检索方面的问题，进一步做好档案信息化建设，不断提高档案利用率。

2.3 有利于深化档案编研工作，凸显档案价值

行业档案工作人员参与方志编修、查找和利用档案，实际上也是对馆（室）藏档案情况进行摸底和全面熟悉的过程，也是对档案管理各方面工作进行全面自查的过程。在参与编史修志前，一些行业档案馆（室）主要负责常规性的档案编研工作，如进行档案文献汇编和编写档案参考资料等。通过参与地方志编修，档案工作人员对馆（室）藏档案资源进行了梳理，对馆（室）藏档案资源有了宏观了解，并且开拓了视野、更新了工作理念，有利于发现原先编研中存在的编研的面不广、编研的深度不够等问题，进而在分析与考证鉴别档案史料、扩大编研范围、改进选材等方面下功夫，推动编研工作不断深化。

事实上，编史修志可以看作是深层次的档案编研。档案馆（室）通过编史修志既可达到“出编研成果，为社会服务”的目的，又可使所编史料传承后人，发挥其史鉴作用。档案馆（室）完全可以把档案编研与志书编修相结合，以此为契机深度开发档案信息资源，为社会提供全面、系统、详实的档案资料[3]，努力拓展档案工作服务领域。如，在上海市第一轮新编地方志编纂过程中，原上海市房屋土地资源管理局承担了《上海房地产志》编纂工作，在资料收集过程中，修志人员在原上海市房屋土地资源管理局档案馆中发现了大量珍贵的道契档案，这批道契档案保存得较为完整、系统性较强，具有较高的学术研究价值。原上海市房屋土地资源管理局决定由局档案馆工作人员会同有关专家学者共同整理开发这批道契档案。这项工作耗时近14年，最终形成历史档案资料集《上海道契》，该书于2005年出版，当时在国内外引起广泛反响。

值得注意的是，为确保第二轮上海市级志书的编纂质量，上海市地方志办公室要求二轮修志中各分志、分卷都要编写与志书内容相对应的资料长编。编写资料长编是修志时积累素材的重要形式，它对原始资料依类按时进行编排加工，不仅汇聚了志书编纂所需的材料，还积累了修志用不上的资料，而这些资料可作为行业研究的材料，因此用编写资料长编的形式把史料保存起来是一举多得的好事[4]。资料长编为档案编研提供了诸多便利，因此行业档案馆（室）工作人员要用好资料长编，做好档案编研工作。