县级档案部门档案年检实践要务

陈 凯/人保财险大江东营业部

俞晓青/杭州市萧山区档案馆

县级档案部门开展档案年检工作，是指县级档案行政部门针对县级机关、镇街的档案工作情况，进行专项检查考核。此举系推动县域内档案管理制度化、规范化的有效措施，能够确保未来接收进馆的档案质量。此外，在当前机构改革的大背景下，开展档案年检工作亦能确保机构改革中档案工作衔接有序，为县域内机构改革顺利进行保驾护航。以杭州市萧山区为例，在档案年检中我们发现受检单位普遍存在以下问题：一是档案收集不齐全，红头文件之外的重要档案如会议记录、各类年报等散存在相关科室，不能统一收集和及时归档；镇街反映服务“三改一拆”“五水共治”等中心工作的档案归档率不高。二是整理不规范，一些受检单位依靠中介公司进行档案整理，囿于中介公司工作人员业务水平参差不齐、缺乏统一的整理规范，档案的分类、排列、编目等存在错误。为此，区档案局采取若干项举措，以提高档案年检的针对性。

1 要求档案收集齐全

我们要求受检单位要将红头文件外的重要档案收集齐全。一要收集齐全报表。因为报表上的统计数据能更集中、更系统、更清楚地反映工作情况，且便于阅读和利用。我们要求受检的县级机关收集机构编制统计表、公务员统计表、中国共产党党内统计年报等；要求受检的镇街收集农村统计报告表、乡镇财政基本情况信息报表、乡镇社会经济基本情况报表等。对于档案员普遍反映收集有困难的报表，我们通过查看机关、镇街上传到数字档案室的条目、扫描图片的方式，浏览受检单位上报的报表，并将报表的名称、封面等非涉密信息拍摄下来，通过电话咨询的方式向受检单位了解报表的来源科室，最后将信息统一提供给有需要的档案员；此外我们还在档案工作年度考核细则的备注栏里一一列出应归档报表的名称。

二要收集齐全反映服务中心工作的档案。包括服务“五水共治”“三改一拆”的档案、土地经营权确权档案、农村文化礼堂档案等。为督促档案员做好收集工作，2018年，我们改革了年检方式，分为日常考核与年终考核，各50分，日常考核包括“双随机”执法检查（20分）、平安档案建设（15分）、日常档案监督指导（15分），其中日常档案监督指导就明确要求收集齐全反映服务中心工作的档案，如未按要求完成收集工作，扣2分；如不能按时完成工作并影响整体工作进度且被上级通报批评，扣10—15分。

2 规范中介服务行为

我们主动介入，及时告知中介公司档案整理规范的相关要求，如《归档文件整理规则》、《萧山区档案工作考核办法》、机关单位档案分类方案及档号编制参考办法的要求，便于中介公司对照执行。在工作中要求中介公司严格按照规定进行档案整理；对于已开展整理工作的中介公司，发现问题即责令其按照要求整改，并跟进进行业务指导；如遇个别中介公司不愿意花时间进行整改，而是企图靠“托关系”“蒙混过关”的，我们坚持原则进行扣分；此外要求受检单位在签订外包合同时明确中介服务项目通过年度检查后方可支付整理费，以提高中介公司的工作质量与服务水平。目前，中介公司在整理时如发现问题（比如发现10多件批复是复印件），也会与我们主动沟通、寻求指导。从2018年的年检情况看，只要是我们进行过业务指导的中介公司，档案整理方面的问题少了很多。

3 提高案卷检查标准

一查会计档案案卷目录。主要检查档号、案卷题名、总页数、年度、起止日期、保管期限等字段著录是否正确，如果案卷题名拟写不准确、保管期限错误、总页数未填写等，及时记录下来。二查文书档案，主要检查收集是否齐全、分类是否正确、编目是否规范，如发现题名和自拟标题未加方括号、发文字号中年份用的不是六角括号、保管期限是定期10年却归为永久等问题，及时记录下来。三查特种载体档案，检查照片档案、光盘、实物的档号、题名、文字说明等信息是否完整与准确。 四查全宗卷，主要检查全宗介绍、大事记、档案收集（档案交接文据）、档案整理（分类方案、归档整理说明）、档案鉴定、档案保管（档案安全检查记录）、档案统计、档案利用（编研材料一览表新增数量是否填写完整、利用效果实例是否为3例以上）、新技术应用（数字化扫描情况）等信息。