现代人力资源管理理念下的人事档案管理研究★

2019-12-16贾朝莉

山西档案 2019年3期

贾朝莉

（四川天一学院四川成都 610000）

人力资源是当前社会环境中，企业的重要资源条件。对于人力资源管理工作而言，需要重视其中人事档案的作用与优势。而在具体的实践工作中，为了实现这一技术管理目标，应从基本的人事档案管理重要性入手，突出其核心价值与研究意义，为实践内容与方法的展开性探究提供基础条件。

一、人事档案管理的重要性

现代人力资源管理中的人事档案管理工作与传统的人力资源管理理念同宗同源，但在管理内容上，更加明确地强调管理工作中的精细化内容，需要在投入大量工作总量的同时，保证管理的有效性与针对性，从而更好地适应整体管理工作的客观需要。从档案管理内容角度出发，在形成人事档案系统时，就会将以往的人事资料信息汇总成整体性的数据库系统。然后，依据这种累积性的数据资料，对工作人员的各项人事资料信息进行分析，并从中提炼出与岗位工作相互匹配的应用型资料内容。由此，在强化档案管理工作的过程中，应于人事档案中确定当前的人力资源条件，对企业的人资情况进行适当调整，实现综合性的企业人力资源管理。

二、现代化人资管理理念下的人事档案管理策略

（一）加强对于人事档案的认识

人事档案资料是人力资源管理工作中的重要内容，在进行人资管理的过程中，务必要在整体工作体系的思想认识上进行强化，并从基础的人资管理、档案管理部门着手，将这种思想认识上的重视程度，逐渐扩大到企业环境中，以此为具体档案工作建立坚实的思想基础，维护后续工作的推进与落实。

方法上，需要从管理者层面展开思想认识强化，将人事档案管理的覆盖范围拓展到更多的应用空间，并在制度内容与管理规范的约束下，影响各个部门，使其可以在协同配合中，完成人事档案工作。

例如，在实际工作中，企业管理者可以通过颁布内部工作文件，或是建立新的管理制度，通过与部门主管领导的交流沟通，将人事档案的具体管理工作，对接到各个部门的不同流程内容上。然后，将档案的采集、整理、存储、使用等一系列步骤，形成系统化工作序列，并在具体工作环节中，定位每个部门，甚至每个岗位人员的责任地位，在企业管理中，形成自上而下的管理认知梯度，通过全面覆盖档案管理工作，实现整体档案资料的能力升级[1]。

（二）塑造岗位工作人员的能力

岗位工作人员的业务能力，是保证人事档案管理工作执行结果的重要条件。作为上级主管部门，为了优化人事档案工作的执行状态，需要定期组织岗位工作人员参与培训活动，并保证其思想意识与操作能力的成长状态。从专业化领域出发，档案管理工作带有明显的科学性与系统性特征，需要在档案管理工作执行的过程中，不断强调其方法的严谨性，并在树立岗位人员责任心的同时，对接现代人力资源管理需要，保证人事档案对于企业服务作用的充分展示。

例如，某单位以年度为周期，定期对档案管理工作人员进行业务培训。在这一培训活动中，还穿插着进行新员工入职培训，在新鲜血液注入企业团队的同时，将其先进的理论知识与饱满的工作热情，与部门团队进行融合，并在综合性培训的过程中，使其快速融入团队环境，吸收团队的经验与方法，使新员工对团队的激励效果得到放大。而这种培训，也可以有效地补充并升级原有工作方案，保证档案管理工作的技术成长性。另外，管理部门为了激励员工进行自学，还专门设置了岗位自学激励，鼓励工作人员主动学习创新业务与工作方法，保证人事档案工作中，人员能力素质的持续性提高。

（三）规范人事档案的管理制度

现代人资管理工作中的人事档案管理需要从制度内容上优化调整，并在形成系统管理体系的基础上，对工作人员行为、流程化内容、系统性操作等方面形成规范管理。由此形成完整的健康工作环境，并以制度为基础，逐渐培养出制度环境下的文化氛围，保证人事档案工作适应性与服务现代人力资源管理。

（四）提高档案管理信息化状态

为了使人事档案管理适应现代人力资源管理需要，应在档案资料的管理工作中引入现代化的技术手段，实现人事档案管理工作的建设升级。首先，在硬件系统上，需要通过打印机、复印近、扫描仪、刻录机等设备，补充办公方式，提高档案资料数据化转化的自由度。其次，在环境硬件上，应通过空调系统、吸尘器、去湿气、温度计等设备，保证档案管理环境的健康状态，使纸质资料的储存更加安全。再次，在智能化程序中，应建立起电子信息系统，通过计算机软件、数据库系统、智能化程序、云存储等先进信息化技术条件的应用，保证整体技术内容的建设效果[2]。最后，在信息化操作的过程中，工作人员要对软件技术条件下的分类、立卷、归档、使用等内容，与数据库建设结合起来，以此保证智能化技术条件对于人事档案信息的升级建设。同时，在这种计算机数字化存储的软件程序中，也可以凭借技术手段的科技性与严谨性，实现档案资料的规范化调整，延长并提高档案资料的使用时间与服务效果。

（五）凸显人事档案资料服务性

从人力资源的角度出发，需要对工作人员的职业履历进行系统性分析，而人事档案的管理工作可以为此提供基础材料，并为执行综合化的人资管理工作提供保障。例如，在进行干部任命与考核的过程中，需要对其工作经历进行分析，并在数据化档案信息的支撑下，量化判断其人资条件下的个人价值。由此，对个人不同时期能力状态作出分析，并在横向对比中，定位某位岗位人员的业务能力，由此实现对于职务任命的科学化管理，体现人事档案资料在现代人力资源管理中的重要地位条件。另外，这种服务性内容，还可以形成人资系统的交流材料，在网络经验交流的同时，扩大人事信息的实用性状态。