从专项审核谈干部人事档案的管理工作

文·刘志华 傅雪梅

干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是党的重要执政资源。近年来发生在个别地方、少数干部身上的档案材料不齐全不规范、重要材料缺失、信息记载不准确不一致等问题在社会上造成不良影响。中央组织部于2014年10月起在全国分三批部署开展了干部人事档案专项审核工作，目的就是要坚决整治干部人事档案造假问题，做到去伪存真、正本清源，确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，切实增强干部的纪律意识和规矩意识，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力。

一、干部人事档案专项审核的内容和方法

（一）审核的范围和内容

此次干部人事档案专项审核工作，在审核范围上，突出干部队伍主体，重点审核公务员和参照管理公务员、国有企事业单位领导班子成员和中层以上干部的档案；在审核内容上，重点审核干部“三龄二历一身份”、奖惩情况、家庭成员及重要社会关系等重要信息，以及档案材料是否涂改造假，重要原始材料是否规范完整，是否以不实信息获取利益等现象。

（二）审核的方法步骤

此次干部人事档案专项审核分登记、研判、核实、认定四个步骤。首先，以专项审核《操作手册》为依据，采取两人“背靠背”独立审核方式进行初审，逐项逐页逐卷查找问题，如实填写《干部人事档案专项审核情况登记表》，集中进行复审，初审、复审人员要分别确认签字。其次，对审核登记的问题进行汇总分析，准确掌握各类问题的具体情况，档案材料记载不一致的，按照相关原则综合研判、予以认定；材料缺失的，要通知相关人员查找提供相关佐证材料。再次，对审核中发现的问题要逐个核实、逐项纠正，由专项审核调查组通过调取原始材料、物证认证鉴定等方式调查核实。最后，对审核中发现的问题，区分不同情况进行认定处理。档案不齐全、不规范的，采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范；记载不准确不一致的，根据政策审核确认更正；对档案造假的，严肃进行查处。

二、干部人事档案专项审核发现的主要问题

（一）对干部人事档案重要性的认识不足，档案意识薄弱

干部人事档案贯穿于干部个人成长和职业生涯的始终，具有权威的凭证作用。目前，干部人事档案大多由单位的人事部门独立管理，从管理体制上看，处于科室部门二级管理的状态。单位领导认为干部人事档案只是人事部门的一项工作内容，对干部人事档案工作的重视程度往往取决于人事部门负责人与单位领导汇报沟通的效果。有些干部自身档案意识淡薄，对于哪些个人材料入档、哪些材料不入档并不清楚，诸如培训、奖励方面的材料一定程度上由干部自己保存，没能及时将有关材料移交到组织人事部门。部分档案材料形成部门及干部本人没有充分认识到干部人事档案的严肃性，对档案材料信息的填写随意性大，对档案材料的真实性和准确性造成较大影响。

（二）干部人事档案队伍专业化程度不够，质量难以保证

在干部人事档案管理中按照规定，每管理1000人的档案需配备1名专职人员。这仅仅能满足干部人事档案的日常管理，遇到重大的档案工作安排（比如此次的专项审核工作）就需要从别的科室或部门抽调其他人员来帮助工作，工作质量参差不齐。管档不足1000卷的单位大多数是由人事部门工作人员兼职，许多工作人员属于“半路出家”，精力主要集中于档案材料的收集、整理、保存、利用等基础性工作，对档案材料的判断鉴别能力不足；由于缺乏系统的档案专业培训，在准确掌握政策标准方面还有欠缺。

（三）干部人事档案信息化水平不高，管理方式落后

档案数字化建设，不仅减轻了档案管理人员的工作强度，提高了工作效率和管理水平，而且可以最大限度地减少直接查阅纸质档案的次数，防止纸质档案在档案查阅过程中产生的磨损或人为涂改、抽取或丢失等造成档案内容的缺损，延长档案的寿命，维护档案的完整与安全[1]。目前，临沂市市直7家公立医院干部人事档案信息化管理仅仅处于起步阶段，有些单位还没有配备专门的人事档案管理软件，管理方式还是以传统的纸张管理手工操作为主，形式单一、效率不高。

（四）干部人事档案材料存在的问题

1.信息记载不一致。主要反映在档案中关于干部的出生年月记载方面，特别是上个世纪五十、六十年代出生的干部档案中此类问题较集中。比如某干部人事档案材料中《入团志愿书》《选拔学生登记表》《转正定级呈报表》上填写的出生年月均不一致，有的只填写年份，没有月份的记载。经审核笔者发现干部人事档案中关于出生年月记载不致的情况主要存在于干部入团、升学、参加工作三个时间节点上，早期档案材料中出生年月填写较混乱，近期的档案材料中记载的出生年月与其居民身份证的登记年月相一致。

2.原始材料不齐全。这类问题主要集中在学历学位（在职教育）、工作经历、党团材料等方面。在学历学位方面，有的干部取得第二学历、第三学历后，不能及时将学历档案等有关材料上交人事部门，有的缺少毕业生登记表，有的缺少授予学士学位的决定。在工作经历方面主要是缺少组织同期鉴定、任免、工资等材料印证问题，有的干部没有填写《干部履历表》，有的干部职务职称发生变化无相应的《干部任免审批表》《工资核定表》。在党团材料部分，有的干部档案没有《入团志愿书》，有的党员干部档案中缺少整套的入党材料。

三、改进干部人事档案管理工作的建议

（一）制度落实是做好干部人事档案管理工作的基石

在干部人事档案的收集、整理、归档、保存、利用等各个工作环节建立健全相应的管理制度。注重“留痕”管理，在档案的转入、转出、接收材料、查借阅等方面均须认真登记。严格工作程序，严禁违反规定查阅、转递、借出干部人事档案。落实“九防”规定，消除安全隐患。建立干部人事档案审核纠错机制，将专项审核过程中已经认定的“三龄二历”信息及时反馈给干部本人签字确认。建立以干部任前公示制度为基础的公开监督机制，防止干部因档案问题“带病提拔”。

（二）全面审核是确保档案信息真实准确的重要途径

组织人事部门要将审核融入干部人事档案的各个环节，保持常态化。对新收集的档案材料，重点审核档案材料的真实性、是否符合材料形成的逻辑规律；在档案材料查借阅环节，重点审核有无涂改、抽取、撤换、添加档案材料等情况；坚持应“凡提必审、凡转必审、凡进必审”的干部任前审核制度和“谁管理、谁把关，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”的原则[2]，确保干部人事档案信息真实准确。对审核中发现存在问题的，立即查核；对涉嫌档案造假的，建立责任追究机制。

（三）信息化建设是防止干部人事档案造假的有效手段

建立完善干部人事档案管理系统，严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据备份、安全管理等基本环节，保证电子档案的真实、完整、安全，确保与纸质档案一致，实现电子档案与纸质档案的双重管理，有效避免纸质档案信息的随意涂改。加强系统权限的设定与使用管理，所有进入系统的操作过程电脑自动生成记录，全程跟踪监督，充分运用技术手段，为防范档案造假增设“监控器”和“防火墙”。

（四）人才队伍建设是提升干部人事档案管理专业化水平的关键

做好干部人事档案工作，关键在人才。首先，加强人才配备。为适应信息化建设的不断深入，不但要注重档案学、情报学等档案专业人才的配备，还要引进信息管理、计算机等相关专业毕业生。其次，加强业务培训，采用“请进来”“走出去”等方式，定期组织档案人员的专业知识培训，多为他们提供外出学习交流机会，努力提升从业人员的专业知识和业务技能。再次，强化纪律意识。干部人事档案要求从业人员必须是中共党员，组织上要强化他们的党性教育和规矩意识，从业人员自身要把好“政策关”、过好“人情关”，做到忠于职守、坚持原则。

2018年11月中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，对干部人事档案管理工作提出了更高的标准和要求。干部人事档案工作机构要切实提高政治站位，认真整改专项审核工作发现的问题，严格档案管理各项制度的落实，加大人、财、物的投入，着力提高管档用档水平，为组织人事工作提供更加全面、准确、有效的档案信息服务。