城建档案的数字化实践与管理探析——以菏泽市城建档案馆为例

文·高慧

城建档案是城乡规划、建设和管理活动中直接形成的真实历史记录，无论是在社会和城市管理上，还是在保障城市的生产和生活秩序上，都发挥着重要的作用。但随着经济的迅速发展，社会信息化水平的不断提高，传统的城建档案管理模式已不能完全满足社会的利用需求。城建档案数字化成为解决这一问题的根本途径。

一、菏泽市城建档案馆数字化管理的现状及存在问题

（一）城建档案数字化工作的初步尝试

为跟上时代步伐，菏泽市城建档案馆近几年加大了数字化的投入，加快数字化管理工作进程，初步作了一些尝试。一是增添硬件设备，强化对电子文档的管理。对原有馆库进行了扩建，为安置数字化硬件设备创造了条件。馆内新建现代化数字机房一个，并购进计算机、扫描仪、复印打印一体机、档案专用切割机和胶装机等大量设备，大大的丰富了数字化扫描工作的设备配置。二是加快系统平台建设。目前菏泽市城建档案馆已经建成了菏泽建设档案管理系统、地下管线管理系统、图文声像管理系统、城建档案网站管理系统和数字化管理中心，“四个系统、一个中心”的管理格局。档案预验收书、档案移交责任书和档案合格证“两书一证”的审批、管理和发放完全融入到城市建设档案管理系统。三是开展档案数字化管理培训，提高工作效率。档案馆安排专门人才进行档案数字化管理工作的培训，工作人员能熟练操作各种扫描仪器，熟练掌握档案扫描的各项要求。

菏泽市城建档案馆2013年起便开始了对馆藏工程档案的数字化扫描工作，该项工作共计扫描入档80万页，扫描数据库存储量近200G，并成为全省首个实现资源库异地备份的城建档案馆。此外馆藏4万余卷的工程档案也已经全部扫描完毕，自此开始，档案数字化加工已经转化为单位的日常工作。

（二）城建档案数字化工作中存在的问题

一是数字化设备的制约。城建档案数字化的最终目的是实现城建档案资料全面完整地呈现在计算机平台上，内容涵盖了文字、图纸、声像等全部建设工作资料，因此配备齐全、先进的计算机及相关软硬件设备是前提条件。现阶段，菏泽作为经济发展滞后的地市，资金支持不足，在计算机设备方面投入较少，设备数量不充足，服务器存储能力远远达不到库存档案量的要求。另外，数字化设备软件缺乏兼容性，导致城建档案数字化管理软件兼容性低，与很多管理软件发生冲突，影响档案资源在不同载体之间传递，不利于档案资源的互通。

二是城建档案纸张类型、大小不一，数字化扫描难度大。由于城建档案中图纸、证照、资料比较多，导致在形成过程中光纸张类型就有很多种。一是对于纸张大小来说，除了常见的A4纸张，竣工档案中有大量的图纸都是蓝图，大小差别非常大，图幅种类也非常多，从A4到A0纸张大小相差16倍，更不用说市政类档案中还有很多超长的图纸。二是对于纸张厚度来说，除了最常见的70克的A4纸，有些档案中还存在很厚的牛皮纸封面，以及早年用的薄信纸形成的手写稿。三是馆藏上个世纪五六十年代或者是更早的，在接收进馆时就已经破损的档案纸张，在进行数字化扫描过程中都不能简单地运用高速扫描仪进行作业，从而大大增加了数字化扫描的难度与进度。

三是城建档案管理工作人员的知识结构需进一步调整。城建档案数字化工作的推进，不但要具备专业的城建档案理论知识，更要具备计算机、网络应用等知识，一旦计算机系统或管理软件系统出现问题，如果不能及时、准确地查找原因，不能采取有效应对措施，势必会对城建档案数字化内容造成严重威胁。同时，如果缺乏对网络信息的甄别和筛选能力，对网络安全防范意识和防范能力不强，势必对城建档案信息带来安全隐患，容易诱发档案资料泄露事件的发生。

二、提高城建档案数字化工作水平的几点建议

（一）重视并加强数字化硬件建设。一是要适应城建档案资料查询利用等相关要求，在城建档案数字化建设中配置高端电脑作为系统终端，确保具备高分辨率以便档案资料能清晰完整地被查阅和下载，确保具备高性能的操作系统以便于管理人员快捷、高效地开展相关工作。二是配置高品质、高分辨率的扫描仪和打印机，力求真实、全面地输入和输出档案信息，畅通无阻地在纸质化和电子化之间进行转换。三是配置专业的综合档案资料信息管理系统，并且具有较高的兼容性，可以让档案资源在不同载体之间传递，实现管理智能化和资源共享。

（二）提升数字化扫描工作能力和水平。由于城建档案的特殊性，在数字化扫描工作中，工作人员必须加强学习，不断提高自身能力和水平，确保做到在数字化扫描加工过程中区别对待，根据档案的类型选择合适的扫描方式，以便在保证扫描质量的前提下提高工作效率。对于工程竣工档案中的监理文件和施工文件，以A4幅面纸质为主的可以用高速扫描仪进行扫描加工。对于基建文件中纸张幅面大小情况不一的附图，要用大型的图纸扫描仪进行扫描。另外，对于早期形成的规划类档案中存在的超薄纸张，需要进行垫衬白纸或者简单托裱后，再进行扫描。

（三）培养具有综合能力的城建档案管理人员队伍。新时代的城建档案工作人员队伍，不但要拥有档案专业人员和计算机领域专业人员，更要重视复合型人才的培养，工作人员要进行专业培训，提高工作能力的同时也要提升个人素质，包括专业技能、责任心、保密意识、创新意识和对行业未来发展的前景预判能力，加强馆际交流，借鉴先进经验，取长补短，不断拓宽工作思路，勇于探索和改进传统的城建档案管理模式。通过对档案管理人员专业能力和个人素养的培训强化，从而有效地节约人才成本，加快城建档案数字化管理工作的高质量发展。