关于做好公证档案工作的几点思考

文·李慧敏

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体到公证档案，正如《公证档案管理办法》第二条指出：公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的查考利用价值。基于此，公证档案工作从狭义上讲，有公证档案的接收和整理、借调与查阅、保管期限的确定、鉴定和销毁、统计和移交、保管和防护等环节。本文结合自身工作实际，重点谈一下新时代如何做好公证档案的接收、查阅、保管和利用工作。

一、档案接收要及时全面

“收集、整理、保管和统计本处的档案，做好档案的接收、移交和登记，并开展档案利用工作”，是《公证档案管理办法》规定的档案管理人员的首要任务。公证制度是一种预防性司法证明制度，也是保障民法、经济法实施的程序性法律制度，是我国司法制度的重要组成部分。公证档案在预防纠纷，保障自然人、法人或者其他组织的合法权益中具有重要作用，体现的是国家法律的公信力。步入新时代，人民群众美好生活需要日益广泛，不仅对物质文化生活提出了更高要求，而且在民主法治、公平、正义、安全、环境等方面的要求日益增长，公证越来越多地走进人民群众的工作生产生活之中，与广大干部群众的切身利益联系更加密切、更加广泛。因此，公证档案管理人员首先要把好公证档案工作的第一关口——接收档案。应按照有关法律法规规章要求，做好三个环节的工作，走好公证档案工作第一步。一是“催好”。指导、督促和检查公证人员及时对公证文书材料立卷归档，将全部档案资料进行立卷，防止因时间拖延导致档案材料丢失、缺损，影响公证法律效力的完整性。二是“建好”。依据《公证文书立卷归档办法》的相关要求，检查案卷质量，对符合要求的予以接收，并办理档案移交手续，对不符合要求的提出完善改进措施，帮助公证员按照规定要求，补齐补全相关材料，形成高质量的案卷。三是“接好”。对接收的公证档案，按国内民事、涉外民事、国内经济，涉外经济的类别和年度、保管期限等编写归档顺序号，填写检索卡片、档案目录登记簿、档案收进登记薄。

二、档案查阅要依法规范

公证档案涉及自然人、法人或者其他组织的隐私和秘密，需要公证机关和档案管理人员树立保密意识，严格执行保密制度。这是公证档案管理的一大特色。为此，借阅公证档案必须履行一定的批准和登记手续，并限定借阅期限，在期限内因特殊情况不能按期归还的应办理延期手续。基于此，需要特别注意以下几点：一是克服“熟人现象”。主要针对本公证处的公证人员、同级或上级司法行政机关的公证管理部门而言。以上两种情况因工作需要借阅档案，必须履行借阅登记手续后，借阅公证档案。绝不可因工作中的同事和隶属关系而不履行借阅登记手续，或者放宽条件、扩大范围、降低标准、减少环节，而造成失泄密和丢档损档等责任事故。二是严格管理权限。主要针对人民法院、人民检察院和有关国家机关、律师而言。上述机关和人员因工作需要，要求查阅有关档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的，应经同级司法行政机关批准。律师因诉讼代理的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明，及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明，经公证处主任或副主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证所记录的与当事人谈话笔录。借出时要交点清楚，办理正式借据，并限期归还。三是坚决落实“五不得”。鉴于公证档案的特殊性，《公证档案管理办法》明确规定了“五不得”，即：借出的档案不得转借其他单位或人员使用；除人民法院、人民检察院和有关国家机关外，其他单位和个人一般不得借调和查阅公证档案；凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅；不得超越制度向任何人提供档案或扩大利用范围；不得向他人泄露档案的内容。因特殊情况必须查阅的，须由公证处报经同级司法行政机关批准。“五不得”是公证档案查阅的铁律，需要严格遵守。

三、档案保管要安全严格

公证档案事关当事人的政治经济利益，档案的安全尤为重要，如果档案一旦受损，造成的危害往往是无法用钱财进行弥补的。因此，在保管中应注重做到：一是认真确定档案保管期限。严格执行《公证档案管理办法》明确的保管期限分类标准，将收养证明等17类公证档案列为永久保管，将受过或未受刑事处分证明等18类公证档案列为长期保管，将生存证明、健康证明等15类公证档案列为短期保管。二是不断改善保管保护条件。首先做到“十防”，即防火、防盗、防水、防光、防尘、防虫、防鼠、防霉、防高温高湿、防有害气体。其次，应注重采用先进技术，提高档案的管理水平，当前应重点抓好运用现代信息技术，研发运行公证档案信息管理系统，开展公证档案机读目录数据著录工作，建立专门的公证档案数据库，形成与纸质档案配套的电子档案资料库。三是及时开展防治工作。针对随卷归档的录音带、录像带等声像档案，为防止磁化，应根据保管期限定期进行复制。对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案及时进行修补和复制。档案人员调动工作的，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续，对接好相关涉密事项和有关要求，保持工作的连续性、稳定性。

四、档案利用要主动充分

公证档案的利用，是公证档案工作的一项重要内容和任务。特别是在新时代，做好工作档案的利用工作，对于保障公证机构履行法定职能，充分发挥公证档案资源服务社会经济发展的重要作用，依法维护和实现人民群众合法权益，具有重要的意义。就目前的情况看，公证档案的利用主要体现在统计分析、移交进馆和研究开发等方面。首先，应做好档案统计分析。建立健全公证档案统计制度，按规定向有关上级机关和档案行政管理部门报送档案工作基本情况，有利于上级机关通过公证档案，准确了解民生领域的新需求新变化，推进经济社会民生的健康发展，进一步提高档案的利用价值。其次，应注重档案移交进馆。按照司法部、国家档案局制定的《公证档案管理办法》，公证处将公证档案在规定的保存期满后，连同案卷目录和有关检索工具、参考资料，一并向同级地方档案馆移交。自2016年起，山东省济南市齐鲁公证处开始向山东省档案馆移交公证档案2批次共78633卷，收到明显的社会效果。做好公证档案移交进馆，需要公证机构严格按照相关法律法规的要求，积极配合档案馆，加强制度化、规范化、标准化、统一化建设，形成标准一致、对接畅通、优质高效的工作运行机制，做好进馆规划、库房清理、档案整理、清点移交、开发利用、安全保密等，推动公证档案移交进馆顺利推进。第三，加强对公证档案的挖掘。依法组织力量开展对移交进馆公证档案的分析研究，让“死档案”复活起来，为社会经济、政治、社会、民生建设发挥重要的史料价值，探索公证服务经济社会和人民群众的规律，进一步提高公证工作的效能，为实现“两个走在前列、一个开创新局面”、建设新时代现代化强省的奋斗目标，作出应有的努力和贡献。