新时期加强学校档案编研工作的原则和途径探析

文·李艳霞

编研工作是档案工作的重要组成部分。学校档案编研工作因其特殊性具有更加重要的地位，它是整合学校档案资源、方便档案查阅利用的有效措施，同时对学校的校园文化建设、教育教学乃至领导决策都可以起到促进作用。受重视保管、轻视利用的传统工作方式影响，当前学校档案编研工作整体上还处于比较低的水平，并未起到应有的作用。新时期学校档案工作面临着来自各方面的压力和挑战，编研工作应该积极主动作为，跟上时代发展的步伐。

一、加强学校档案编研工作的原则

（一）以服务学校发展和广大师生为中心

学校档案工作不同于机关企事业单位，其工作目标首先是服务于学校和广大师生，其次才是服务社会。在现实中，多数学校的档案也都不向当地综合档案馆移交。学校档案工作只有获得学校领导和广大师生的认可，才能证明自身工作的效用。档案编研的成败直接关乎学校领导和师生的认可程度。在具体的工作中，学校档案编研工作必须始终以服务学校发展和广大师生为中心，加强编研工作的主动性与前瞻性非常重要，档案部门必须对学校的阶段性发展目标和工作非常熟悉，对师生的需求非常了解，做好前期的需求调查分析。

（二）编以致用 主动创新

每个学校每一个时期的工作都是不同的，因此服务广大师生的档案部门在从事编研工作时不能一成不变，不同时期的编研成果应该与当前学校的整体工作相匹配，与广大师生的期待保持一致，做到有的放矢，编以致用。此外，在这个大变革的时代，档案部门还需要主动创新，积极学习新的编研理论和做法，在编研主题、内容、形式等方面都积极寻求创新，跟上学校发展的需要，满足广大师生的期许。

（三）突破部门局限 寻求合力

传统档案编研工作都是档案工作人员在相对封闭的工作链条中独自完成的，很少与外界联系。学校档案室比综合档案馆更加封闭，其编研工作的独立性也就更强。新时期，各行各业之间的联系都更加紧密，尤其是信息技术的普及使得部门合作更加密切。学校档案编研工作也需要积极突破自身的局限，寻求与外界的合作，一方面是加强与学校广大师生的沟通和交流，另一方面要积极探索与当地综合档案馆、文化部门等校外机构合作的可能性，取他人之长补己之短，促进学校档案编研工作迈上新台阶。

二、加强学校档案编研工作的途径

（一）巩固提升传统编研

传统编研形式和成果是长期发展而来的，也都经历了实践的检验，在现今时代仍然有其价值。这种编研成果大多以纸质形式呈现，比如各个学校档案部门编写的《学校大事记》，就很有代表性。学校大事记是记录学校发展的重要材料，对于了解一个学校的创建、变迁等具有重要的参考价值。在实践中，有的学校档案部门还利用档案资料编写了《学校办学荣誉统计表》《教职工经历变动表》《教职工分级聘用明细表》等编研成果，也起到了非常积极的作用。传统档案编研有其自身优势和特点，但也有内容空洞、形式单一的缺点，在新时期，学校档案部门应在继承优点的基础上，提升这些传统的编研形式，提高编研的水平，努力推出更多的精品成果。

（二）利用信息技术、大数据创新编研选题和渠道

学校档案编研工作的过程是相对封闭的，由档案部门自己确定选题，自己完成，缺乏与学校师生的互动。广大师生喜欢什么样的编研成果，教育教学工作需要什么样的编研成果，档案部门并不了解。有学者曾做过调查，结果显示，27.6% 的学生认为档案编研与校园文化建设“关系密切，应大力做大做强”，48.9% 的人认为“重要，但主要是起调剂的作用”，还有 18.9% 的被访者表示“一般，可有可无”，4.3%的人选择了“不重要”和“其他”选项。可见，多数学生认为档案编研工作是重要的，如果学校档案部门在编研工作过程中增加与广大师生尤其是学生的互动，会起到很好的效果。信息技术的发展，尤其是大数据的广泛应用，为学校档案部门创新编研选题和渠道提供了契机。学校档案部门可以通过学校网站、微信公众号、微博等渠道向广大师生征求选题，在编研过程中，也可以通过网络形式让师生参与进来。由此推出的编研成果，必将更加符合广大师生的真实需求，也将获得更为积极的反响，对于提升学校档案工作整体水平也具有十分积极的意义。

（三）拓宽编研成果的传播

传统的学校档案编研，其成果的传播是比较单一的，纸质成果一般只送交校领导阅览，广大师生则很难看到，有少数的学校开办了档案展览，供师生参观，但这主要集中在一些高校，中小学则极少有展览。在这种情况下，学校档案编研成果的传播受众是极为有限的，即使档案部门真的创作出了内容和质量都很好的编研成果，没有人阅读和使用，它们也难以发挥真正的效果。在现实中，很多学校师生有数千人，甚至是上万人，这是一个非常庞大的潜在的受众群体。档案部门在学校中一般都不受重视，也很难获得足够的资金，但这不应该成为不作为的理由，而且现代信息技术也为档案编研成果的传播提供了更多的选择。档案部门应该积极探索广大师生喜闻乐见的形式，可以举办固定和流动展览的形式来服务广大师生，也可以通过网站、微信、微博举办网上展览，扩大传播面，还可以通过印发小册子、制作短片、在校园刊物上开办专栏等形式拓宽编研成果传播渠道，做到传统与现代相结合。

总之，在学校档案工作中，档案编研既是终点也是起点，在新时期档案部门应该更加重视这项工作，努力推出更多内容和形式都符合学校发展和广大师生需要的成果，并通过多种渠道发挥其效用。